por Stan Holden

durante los primeros tres meses de 2009, el Servicio Postal de los Estados Unidos perdió $1.9 mil millones. Durante los 12 meses anteriores, perdió 2 2.8 mil millones. Así que, tal vez comprensiblemente, el USPS está aumentando una vez más las tasas de franqueo.

en enero, aumentó las tarifas para Priority Mail a 4 4.95 y Express Mail a 1 17.50 para sobres de tarifa plana. Pero para la mayoría de las empresas, el mayor cambio tuvo lugar el 11 de mayo, cuando las tarifas de primera clase aumentaron en un promedio del 5%.,

para enviar sobres «regulares» (no más grandes que 6 1/8 pulgadas por 11½ pulgadas por ¼ pulgada) ahora cuesta 44 centavos, de 42 centavos, por hasta 1 onza. La tasa por cada onza adicional, hasta un máximo de solo 3.5 onzas, sigue siendo de 17 centavos.

para evitar sobrecargar los sobres de tamaño comercial No. 10, considere usar el sobre no. 11, que es casi 1 pulgada más largo pero dentro de las limitaciones. O use sobres de 6 por 9.

si su pieza de correo pesa más de 3.5 onzas-o es más grande que 6 1/8 pulgadas por 11½ pulgadas – el costo comienza en el doble del tamaño más pequeño., La primera onza le costará 88 centavos, frente a 83 centavos. Luego, una vez más, son 17 centavos por cada onza adicional, hasta un máximo de 13 onzas por $2.92.

si su pieza es más de 13 onzas, es aún más caro. Esto se debe a que tendrá que enviarlo por correo prioritario a un costo mínimo de 4 4.95. Podría llegar allí un poco antes que el correo de primera clase, pero si es correo local, tal vez no.

todas las cosas consideradas-entrega razonablemente rápida y confiable incluso a la ciudad más pequeña en cualquier estado – el aumento de la tasa no es irrazonable., Pero si usted hace un montón de correo, esos centavos adicionales pueden sumar. Aquí hay 12 maneras sencillas de reducir, o al menos contener, los costos:

1 Conocer las últimas tarifas postales Y asegúrese de que todos en su empresa que envía o maneja su correo les conoce, también. Pregúntele a cada persona: «¿cuánto cuesta enviar una carta en un sobre de tamaño comercial que pesa 1 onza? Pesando 2 onzas?»Si no responden 44 centavos y 61 centavos, usted podría tener un problema costoso en sus manos.

como se señaló anteriormente, la nueva tasa para la primera onza es de 44 centavos., Pero la tasa para una carta de 2 onzas no es el doble, como se podría pensar. Son 61 centavos, solo 17 centavos más. Y una carta de 3 onzas costará 78 centavos por correo, no 1 1.32.

para evitar confusiones y controlar los costos, elimine cualquier gráfico de tarifas antiguo que pueda estar en sus balanzas postales o paredes de la sala de correo y publique un gráfico con las nuevas tarifas. Puede descargar e imprimir una tabla de tarifas de primera clase desde www.usps.com. para las nuevas tarifas para todas las clases y tipos de correo y para servicios especiales, descargue la última lista de precios del 11 de Mayo (Aviso 123) desde el mismo sitio Web.,

2 pesa su correo saliente como regla general, cuatro o como máximo cinco hojas de papel de 20 libras, 8½ por 11 en un sobre no.10 o 6 por 9, pesa poco menos de 1 onza y se puede enviar por correo por la nueva tarifa de 44 centavos.

dígale a sus empleados que si un sobre parece más pesado de lo habitual, no deben agregar un sello adicional «solo para asegurarse.»Primero tienen que pesarlo. Las balanzas postales menos costosas, disponibles en las tiendas de suministros de oficina, se activan por resorte, pero con el tiempo pueden volverse inexactas. Una mejor opción es una báscula electrónica., Los precios oscilan entre about 36 y 1 146, dependiendo de las características y la capacidad.

algunos medidores de franqueo-disponibles solo de cinco fabricantes autorizados por USPS-vienen con una balanza electrónica adjunta y calculan el franqueo correcto automáticamente si se han ingresado las tarifas actuales.

3 Compruebe su balanza regularmente como una comprobación rápida, coloque 12 monedas de diez centavos en su balanza postal; deben pesar casi exactamente 1 onza. Mejor aún, compare su báscula con una báscula electrónica de autoservicio en su oficina de correos local pesando una pieza de correo típica en ambas.,

si su balanza es baja y usted confía en ella, su correo saliente puede ser devuelto para gastos de envío adicionales, retrasando su entrega. O puede ser entregado con franqueo debido, que es molesto para los destinatarios. Si su balanza es alta, está pagando demasiado por los gastos de envío.

4 Proteja su Franqueo Mantenga los sellos seguros. Son demasiado fácilmente extraviados o «prestados».»Si utiliza un medidor de franqueo, solo los empleados especificados deben tener acceso a él., Cada mañana, haga que un empleado de confianza anote la cantidad de franqueo disponible y lleve un registro de la cantidad utilizada para cada cliente o para cualquier envío masivo que realice.

tenga cuidado con los empleados que usan su franqueo para enviar docenas o cientos de invitaciones de bodas o fiestas,entradas de sorteos, boletines personales, paquetes, etc. Debido a que el franqueo puede ser un gasto deducible de impuestos, debe saber cuánto se usa cada año para fines comerciales y tener los recibos para probarlo.,

5 tenga a mano un surtido de sellos si no tiene un medidor de franqueo, o en caso de que el saldo de su medidor sea ocasionalmente demasiado bajo para el franqueo del día, tenga a mano un surtido de sellos en varias denominaciones: 44 centavos, 17 centavos y quizás 1 centavo, 2 centavos, 3 centavos, 5 centavos, 10 centavos y $1. También mantenga un suministro de stamps 4.95 sellos para correo prioritario y stamps 17.50 sellos para correo urgente.

mantenga cada denominación en un sobre separado o carpeta de archivos. O use una pequeña caja de almacenamiento con una docena de compartimentos.,

6 Use ambos lados del papel si está enviando cartas o documentos que contienen cinco o más hojas, es posible que desee imprimir en ambos lados para reducir el peso de su correo. Para ayudar a asegurar que ambos lados de cada página sean leídos, incluya una nota en la parte inferior de cada una que diga, » por favor vea el otro lado.»

si el peso de las hojas es inferior a 3.5 onzas, doble los trozos de papel para que quepan en un sobre de 6 por 9 para evitar usar un sobre más grande que requiere 44 centavos más por la primera onza.,

7 utilice el correo electrónico en lugar del correo «caracol» las ventajas son obvias: transmisión instantánea, costo cero y sin retrasos en la sala de correo en ambos extremos. Pero con el exceso cada vez mayor de correos electrónicos, tanto legítimos como spam, el suyo puede perderse o ignorarse en cajas llenas de gente. Los destinatarios también pueden ser reacios a abrir sus archivos adjuntos por miedo a los virus o pueden tener problemas para abrirlos debido a incompatibilidades de software. Una carta de negocios, entregada a la antigua manera a través del USPS, puede recibir más atención porque es cada vez más rara.,

8 conozca los horarios de recogida Si el correo de su empresa va a una casilla en su edificio de oficinas, un buzón de la esquina de la calle o en una oficina de correos, anote y aprenda el horario de recogida y esté atento a cualquier cambio. Consiga a empleados en el hábito de enviar temprano en el día para evitar cualquier acometida del último minuto. Si se pierde la última recogida o envío, es posible que tenga que enviar una carta importante a través de un servicio de entrega durante la noche a un costo mucho mayor.

9 limpie su lista de correo regularmente ¿todavía está enviando correos a aquellos que no es probable que hagan negocios con usted?, Las personas se mudan, cambian y pierden sus empleos, toman vacaciones o licencia por maternidad, se jubilan y mueren. Las empresas se fusionan, se reubican, reducen su tamaño, cambian sus necesidades y salen del negocio. Si estás enviando correo a una lista obsoleta, estás malgastando dinero.

una o dos veces al año, limpie sus listas de correo. Elimina duplicados obvios. Se llama merge / purge. Pregunte en su oficina de correos local sobre varios servicios de limpieza de listas.,

10 considere usar tarifas de franqueo comercial (con descuento) si envía por correo 500 o más piezas del mismo tamaño y peso a la vez, puede calificar para una tarifa de primera clase con descuento, tan solo 33.5 centavos por la primera onza, siempre y cuando las piezas cumplan con los requisitos específicos de direccionamiento, clasificación previa y codificación de barras.

aún mayores ahorros son posibles si envía 200 o más piezas a la tarifa estándar (anteriormente a granel o de Tercera Clase). Si su correo califica para la tarifa de automatización, con códigos postales de cinco dígitos, cada pieza puede costar tan poco como 19¢ para enviar., La cantidad de ahorros aumenta a medida que ajusta la clasificación. Además, en lugar de mantenerlo por debajo de 1 onza, puede rellenar hasta 3.3 onzas de material en cada Sobre al mismo precio.

sin embargo, y es un gran Sin embargo, puede tomar varios días o incluso una semana más para que su correo sea entregado, especialmente si va a una larga distancia, lo que puede ser riesgoso si está haciendo una oferta por tiempo limitado o un anuncio importante.

para hacer la presorting y el código de barras requeridos internamente, necesita un software especial y debe pagar $185 por año por el permiso de USPS apropiado., Puede ser más fácil que una casa de correo local lo haga por usted, pero la tarifa que cobra la casa de correo reducirá sus ahorros.
Una advertencia: si tiene varios cientos de sobres de primera clase para enviar y se están enviando a personas que solicitaron algo, no retenga su correo hasta que tenga los 500 necesarios para la tarifa más baja. Usted podría fácilmente antagonizar prospectos o clientes, poniendo en peligro las ventas.

una casa de correo puede combinar su correo con el de otro cliente para cumplir con el requisito mínimo y evitar un retraso., Pida en su oficina de correos una lista de casas de correo locales, llame a varias para obtener detalles y precios y verifique sus referencias.

11 considere usar postales para generar nuevas postales de diseño de negocios como lo haría con un pequeño anuncio. Si su mensaje puede caber en un espacio de 6 pulgadas por 4¼ pulgadas sin tener que escribir demasiado pequeño para ser leído fácilmente, considere usar tarjetas postales en lugar de cartas u otros tipos de materiales promocionales. Ahorrará en el costo de papel, Impresión, sobres, inserción, sellado y franqueo.

con la nueva tarifa de 28 centavos por tarjeta, o tan solo 20.,5 centavos cada uno si envía 500 o más y califica para la tarifa de automatización de código postal de cinco dígitos: las tarjetas postales pueden ser una ganga. ¿Necesitas más espacio? Utilice tarjetas de gran tamaño–5 por 7 o hasta 6 1/8 por 11½–enviadas al precio de las cartas.

12 no desperdicies el franqueo en correos ineficaces si envías piezas de correo directo para generar nuevos negocios (y probablemente deberías hacerlo de forma regular), ahorrarás franqueo asegurándote de que cada correo esté diseñado para obtener los máximos resultados. Los correos de Ho-hum son un desperdicio de franqueo, impresión y esfuerzo.,

El gurú del marketing directo Dan Kennedy, que cobra más de 5 50,000 más regalías para crear una campaña de correo directo, aconseja:

  • siempre incluya una oferta: un descuento especial,un bono, un regalo, una muestra, etc.
  • dé una buena razón para responder ahora mismo.
  • Dile a los prospectos exactamente qué quieres que hagan a continuación, cómo deben hacerlo, cuándo hacerlo y qué sucederá tan pronto como lo hagan, o qué podría suceder si no lo hacen.
  • rastrea cada correo. Utilice un número clave, número de extensión, número de informe gratuito, etc.,, por lo que sabrá qué correos están funcionando, cuáles no y cuál es su retorno de la inversión para cada uno.
  • captura el nombre, la dirección, El número de teléfono y la dirección de correo electrónico de cada persona que responde. Agrégalo a tu base de datos si aún no está allí y haz seguimientos hasta que el cliente potencial compre.
  • Use una copia fuerte de ventas. No seas tímido. Estudie los correos exitosos de otros. Si no puedes escribir una copia contundente tú mismo, contrata a un redactor independiente. Cuanto más efectivos sean sus correos, menos significativo será el último aumento postal.,al usar algunos o todos los consejos de este artículo, comenzará a ahorrar dinero en gastos de envío y estará mejor preparado para los aumentos de tarifas que seguramente vendrán el próximo año también. BT

durante los últimos 37 años, Stan Holden ha escrito piezas de correo directo para más de 200 anunciantes, incluyendo a& T, Hewlett-Packard, IBM, Transamerica, Sears, Ward’s, UAL y Sunbeam, así como muchos bancos, editores y compañías de seguros. Ha ganado los premios más altos de la Asociación de Marketing directo por correo directo y anuncios impresos de respuesta directa., Holden también escribe y publica guías prácticas. Para obtener más información, envíe un correo electrónico