desde que Ray Tomlinson inventó el correo electrónico en 1972, este canal de comunicación ha estado creciendo exponencialmente. Hoy en día, los correos electrónicos no solo se utilizan para la correspondencia entre personas, sino también en la correspondencia entre empresas y clientes (B2C) y entre empresas (B2B).

Además, el email marketing sigue siendo una gran cosa y no hay razón para esperar que las cosas cambien pronto. Hay muchas cosas por las cuales puede diferenciar los mensajes de correo electrónico formales e informales., Una de estas cosas es el descargo de responsabilidad por correo electrónico.

en la mayoría de los casos, encontrará un descargo de responsabilidad en los correos electrónicos que son productos de una campaña de marketing por correo electrónico. Pero, ¿qué es un descargo de responsabilidad por correo electrónico?

Hay muchas definiciones en línea que describen lo que es un descargo de responsabilidad por correo electrónico. En nuestra opinión, la que lo resume mejor es la siguiente: «un descargo de responsabilidad por correo electrónico es un descargo de responsabilidad, aviso o advertencia que se agrega a un correo electrónico saliente y, por lo tanto, forma una sección distinta que está separada del mensaje principal.,»

según el artículo de investigación» Segmenting email message text into zones», escrito por Cecile Paris y Andrew Lampert, el descargo de responsabilidad pertenece a la parte inferior de la» zona repetitiva » de un correo electrónico.

Esta es la parte del correo electrónico que contiene contenido que se reutiliza en la misma forma en varios mensajes de correo electrónico. Por lo tanto, una vez escrito, se agregará automáticamente un descargo de responsabilidad por correo electrónico a esta zona.

en la práctica, un descargo de responsabilidad por correo electrónico generalmente se adjunta al final de un mensaje de correo electrónico., Si alguna vez ha leído una parte de un correo electrónico que le está alertando o informándole sobre algo importante en un tono de advertencia, ha leído un descargo de responsabilidad por correo electrónico.

el propósito detrás de ella es en la mayoría de los casos legal. Veremos hasta qué punto es jurídicamente vinculante en una de las siguientes subpartidas. Si el propósito no es de tipo legal, entonces el descargo de responsabilidad tiene un mensaje de marketing detrás de él.

no todos los descargos de responsabilidad por correo electrónico son iguales. Por lo general, reflejan profundamente la política de la empresa., El Consejo general es mantenerlo lo más corto posible, pero hemos visto algunos ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico en el pasado que eran tan largos como 2,500 palabras.

¿por qué las empresas utilizan declaraciones de confidencialidad de correo electrónico?

la razón principal por la que las empresas utilizan exenciones de responsabilidad por correo electrónico es para protegerse de demandas no deseadas y costosas.

por lo tanto, el uso de una declaración de Confidencialidad en un correo electrónico es, en cierto modo, una medida preventiva diseñada para proporcionar protección al informar al destinatario del correo electrónico sobre el contenido. Los descargos de responsabilidad por correo electrónico son declaraciones simples que tienen un carácter legal.,

cuando las empresas utilizan exenciones de Responsabilidad, su intención es eximirse de responsabilidad con respecto al contenido del correo electrónico. Los descargos de responsabilidad también se utilizan para evitar la difamación y los correos electrónicos mal dirigidos y para hacerlos irresponsables si se trata de algo legalmente punible.

el uso de los descargos de responsabilidad por correo electrónico se hizo tan popular que puede verlos en correos electrónicos de empresas que trabajan en países donde los descargos de responsabilidad no son legalmente vinculantes., Esta práctica se convirtió en un procedimiento estándar en las estrategias de gestión de riesgos graves.

esto podría deberse a que el término «prevenir es mejor que curar» también se puede aplicar a cualquier modelo de negocio que implique compartir información a través de correspondencia por correo electrónico.

A veces, la razón del Descargo de responsabilidad es la ley. Hay algunos países donde la ley requiere que las organizaciones incluyan avisos de confidencialidad específicos en los correos electrónicos salientes.,

en estos condados, tener una declaración de confidencialidad de correo electrónico puede hacer una gran diferencia en el tribunal, en caso de que la compañía sea demandada por el contenido del correo electrónico.

en este caso, los descargos de responsabilidad sirven como evidencia de que la parte demandada fue informada sobre el contenido y qué consecuencias puede experimentar, si decide actuar sobre él.

la otra razón para usar un descargo de responsabilidad es pasar un mensaje de marketing a un destinatario de correo electrónico. El descargo de responsabilidad por correo electrónico generalmente está escrito en un tono cauteloso.

otro propósito es construir confianza entre la empresa y el destinatario del correo electrónico., Esto proporciona un terreno fértil para pasar el enlace a la página de su producto o sitio web oficial.

al llegar a las personas de esta manera, las empresas pueden generar más clientes potenciales y aumentar las tasas de conversión. Además, al aumentar el tráfico a su sitio web, las empresas también obtienen mayores rankings por los motores de búsqueda, estableciendo así una presencia digital más fuerte.

al final, es importante afirmar que las exenciones de responsabilidad por correo electrónico no son un método infalible de protección de responsabilidad. Esta es la razón por la que las empresas no confían únicamente en ellos para protegerse completamente de las demandas no deseadas.,

¿cómo puede protegerte un descargo de responsabilidad por correo electrónico?

dado que los descargos de responsabilidad por correo electrónico son legalmente vinculantes en algunos países del mundo, en realidad pueden proteger a una empresa de perder grandes cantidades de dinero cuando el caso llega al sistema judicial.

cuando son legalmente vinculantes, los descargos de responsabilidad por correo electrónico marcarán una gran diferencia en los tribunales. Aquí hay varios casos en los que las exenciones de responsabilidad por correo electrónico pueden ayudarlo:

  • Las grandes corporaciones pueden ser responsables del contenido enviado por sus empleados., Cuando hay muchos empleados, una organización no puede monitorear todos los correos electrónicos enviados por sus empleados. Esta es la razón por la que las grandes organizaciones utilizan soluciones de software para agregar un descargo de responsabilidad personalizado a cualquier correo electrónico enviado a través de su servidor.
  • La Violación de la confidencialidad es también otro tema que puede abordarse mediante un descargo de responsabilidad. A veces, el correo electrónico contiene información destinada a un destinatario específico. Por ejemplo, en las firmas de abogados, Si se filtra la información, estas firmas pueden meterse en muchos problemas. Colocar una declaración de confidencialidad de correo electrónico los protege de este riesgo., La transmisión de Virus puede volver como un gran boomerang de demanda si una empresa no agrega un descargo de responsabilidad diciéndole al destinatario que no se puede responsabilizar si el correo electrónico contiene un virus. Estos descargos de responsabilidad generalmente informan al destinatario que el correo electrónico podría contener un virus y que sería mejor escanearlo antes de abrirlo.
  • un descargo de responsabilidad también puede informar a una persona que él o ella no tiene la autoridad requerida para celebrar un contrato legalmente vinculante. Esto es muy importante, ya que, en algunos países, los correos electrónicos son vistos como una comunicación escrita que puede ser legalmente vinculante., En el descargo de Responsabilidad, su empresa puede informar al tercero que el empleado no tiene la autoridad para firmar un contrato sin un gerente que lo ratifique.
  • Una empresa puede protegerse de errores cuando el contenido y la información son mal utilizados. Un descargo de responsabilidad por correo electrónico bien escrito puede evitar consecuencias graves que una empresa podría enfrentar cuando se produce un error de este tipo.
  • Cuando un tercero confía en el asesoramiento de la compañía y el asesoramiento puede llevar a consecuencias graves, un descargo de responsabilidad por correo electrónico puede proteger a una compañía de ser demandada por error negligente.,
  • algunas regulaciones de la industria exigen a las empresas que incluyan exenciones de responsabilidad por correo electrónico en toda la correspondencia por correo electrónico. Al adjuntar un descargo de responsabilidad específico, las empresas se encargan del cumplimiento normativo y se protegen de ser penalizadas por el estado por no hacerlo.

es un descargo de responsabilidad de correo electrónico legalmente vinculante?

hay numerosas leyes, acuerdos y acuerdos que imponen el uso de renuncias de correo electrónico en algunos casos.,

Canada

la Ley Canadiense antispam (CASL) se aplica a todos los correos electrónicos comerciales enviados en este país. Cada correo electrónico debe incluir el nombre, la empresa, la dirección postal, el número de teléfono, la dirección web o de correo electrónico y un enlace para darse de baja.

Esta es la razón por la que las grandes organizaciones en Canadá utilizan software para agregar toda esta información a todos los correos electrónicos enviados por sus empleados. Violar esta ley puede costar a las organizaciones hasta 1 10 millones.,

Unión Europea

con la directiva de la UE 2003/58 / ce que obliga a todas las empresas a ser más transparentes, vemos que las empresas de la UE agregan exenciones de responsabilidad a sus correos electrónicos.

se aplican leyes similares a la Ley de empresas del Reino Unido, que obliga a las empresas de Irlanda, Alemania, Francia, Italia, Los Países Bajos y Dinamarca a incluir información adicional en un descargo de responsabilidad por correo electrónico.,

Reino Unido

de acuerdo con la Ley de sociedades del Reino Unido que fue enmendada en 2007, todos los correos electrónicos comerciales deben incluir un descargo de responsabilidad que contenga el número de registro de la empresa, el lugar de registro y la dirección de la oficina registrada.

Estados Unidos de América

Los Estados Unidos tienen la Ley de descargo de responsabilidad más completa. La Ley Federal de gestión de la seguridad de la información (FISMA) define un marco para proteger la información y los activos.

uno de los estándares de cumplimiento regulatorio de FISMA incluye la implementación de un descargo de responsabilidad autorizado por los Estados Unidos en todos los correos electrónicos.,

Las demandas legales civiles dentro de los procedimientos del sistema de Tribunales Federales de los Estados Unidos se especifican en las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP).

una empresa tiene que proporcionar un descargo de responsabilidad donde se establece que el contenido del correo electrónico no será objeto de búsqueda con el fin de evitar la pérdida de una demanda cuando se le solicita que produzca los datos solicitados.

otra ley federal en los Estados Unidos, la Ley de libertad de información (FOIA), se establece para proteger la información de la divulgación en ciertos casos., Esta es la razón por la que es importante colocar un descargo de responsabilidad informando al destinatario del correo que el correo electrónico contiene información confidencial que va bajo la FOIA.

la Ley de portabilidad y responsabilidad del seguro médico (HIPAA) se aplica a todas las organizaciones que tienen acceso a los datos personales de atención médica de un paciente. Estas empresas en los EE.UU. pueden utilizar exenciones de responsabilidad para informar a sus pacientes sobre los riesgos relacionados con este tipo de correspondencia.

La Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) se aplica a las instituciones financieras., Las organizaciones financieras tienen que adjuntar renuncias a sus correos electrónicos con el fin de evitar cualquier ruptura de confidencialidad.

Hay tres casos en los que el uso de un descargo de responsabilidad por correo electrónico es una necesidad en los EE.UU.: empresas en la industria de la salud, instituciones financieras y todas las empresas que están bajo la regulación del servicio de Impuestos Internos (IRS).

¿dónde colocar un descargo de responsabilidad por correo electrónico?

la práctica común es poner un descargo de responsabilidad en la parte inferior de un correo electrónico., Sin embargo, cuando miramos algunos ejemplos, hay algo de absurdo, especialmente en casos como «este mensaje de correo electrónico está destinado a ser recibido solo por personas con derecho a recibir información confidencial».

Si hay información muy sensible en el correo electrónico, la mejor práctica es verificar dos veces el campo «Enviar a» antes de hacer clic en enviar.

adjuntar un aviso de confidencialidad al final del mensaje simplemente no es práctico. Sería mejor mantenerlo corto y colocarlo al principio del correo electrónico.,

Estos son los llamados «descargos de responsabilidad anticipados». Las instituciones financieras y las organizaciones legales a menudo optan por utilizar estos.

por otro lado, las exenciones de responsabilidad de append se colocan en la parte inferior del cuerpo del mensaje de correo electrónico.

algunas organizaciones prefieren colocar un enlace a la cláusula de exención de responsabilidad anexa justo al principio del correo electrónico, para evitar problemas no deseados.

ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico

violación de la confidencialidad

todo el contenido de este mensaje de correo electrónico es confidencial. Esto también se aplica a cualquier archivo adjunto., Este correo electrónico está destinado a una persona o entidad a la que se dirigen. En caso de que no sea el destinatario de este correo electrónico y lo haya recibido por error, póngase en contacto inmediatamente con el administrador del sistema. La información en este correo electrónico es muy sensible, y está destinada al destinatario específico. Este correo electrónico no debe ser difundido, distribuido o copiado. Si ha recibido este correo electrónico y no era para usted, asegúrese de notificar inmediatamente al remitente por correo electrónico y luego elimine este correo electrónico de su sistema., Divulgar, copiar, distribuir o tomar cualquier acción en dependencia del contenido del correo electrónico está estrictamente prohibido. Considérate notificado.

responsabilidad del empleador

los puntos de vista y opiniones presentados en el contenido de este correo electrónico son únicamente los del autor del correo electrónico. No representan necesariamente a los de la organización. Nuestros empleados están explícitamente obligados a no infringir o autorizar ninguna infracción de derechos de autor o cualquier otro derecho legal por comunicación por correo electrónico, así como a no hacer declaraciones difamatorias., Nuestra Política de empresa es clara, y puede acceder a ella aquí. Afirma que cualquier comunicación de este tipo es contraria a nuestra política y está fuera del alcance de la función organizativa de la persona interesada. Teniendo en cuenta todo esto, le informamos que la empresa no aceptará ninguna responsabilidad con respecto a dicha comunicación. Si hay algún daño u otra responsabilidad que surja, el empleado es el que será personalmente responsable.,

transmisión no intencional de virus informáticos

el correo electrónico puede contener virus informáticos que pueden infectar su computadora. El destinatario de este correo electrónico debe escanear este correo electrónico y todos sus archivos adjuntos, si los hay. La organización no aceptará ninguna responsabilidad por cualquier daño causado por cualquier virus transmitido a través de este correo electrónico. Los correos electrónicos pueden ser interceptados, perdidos, destruidos, dañados, contener virus o llegar tarde o incompletos. Esta es la razón por la que no se puede garantizar que la correspondencia por correo electrónico esté segura o libre de errores., Por esta razón, el remitente no se hace responsable de los errores u omisiones en el contenido de este mensaje, que surjan como resultado de la transmisión del correo electrónico.

celebración de contratos prevención

tenga en cuenta que ningún empleado o agente está autorizado a concluir ningún acuerdo legalmente vinculante en nombre de» nombre de la empresa » con la tercera parte por correo electrónico. Esto solo se puede hacer si el empleado o agente en cuestión tiene una confirmación escrita explícitamente por el» Director de la empresa » para esa ocasión específica.,

protección de inexactitudes negligentes

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