en esta serie, la autora independiente y experta en cadena de suministro Elaine Porteous explora los temas principales en las compras.

La mayoría de los empresarios están familiarizados con las abreviaturas RFP y RFQ, pero ¿cuál es la diferencia y cómo se usan?

la elección del tipo de documento a utilizar depende del producto o servicio requerido y el resultado deseado – es una propuesta o una oferta de precio detallada que se necesita?,

una solicitud de propuesta (RFP) es un método formal de recibir propuestas detalladas y comparables de diferentes proveedores para un producto o servicio específico. Es un documento completo que debe proporcionar toda la información necesaria para tomar una decisión de compra informada para compras estratégicas. Un proceso de RFP puede tomar desde unas pocas semanas hasta seis meses.,

una solicitud de cotización (RFQ) es un documento de licitación competitiva utilizado cuando se invita a los proveedores o contratistas a presentar una oferta de precios de productos o servicios cuando los requisitos se normalizan o se producen en cantidades repetitivas. Una RFQ se utiliza a menudo para artículos de alto volumen / bajo valor y debe completarse más rápidamente que una RFP. El comprador debe proporcionar una especificación técnica, así como sus requisitos comerciales. El documento puede a veces denominarse licitación o licitación.,

Cómo escribir un documento de RFQ

una RFQ bien construida debe abrirse con una introducción a la empresa y su negocio y una declaración de la necesidad. A continuación, permite a los proveedores expresar sus ofertas con claridad para satisfacer esa necesidad y proporciona al comprador una manera justa de seleccionar la mejor solución. Una manera eficiente de hacerlo es proporcionar a los ofertantes una plantilla diseñada para obtener la información completa requerida en un formato que permita una fácil comparación. El tiempo dedicado a la preparación ahorrará tiempo y frustración más adelante.,

un proceso de RFQ de 6 pasos

mientras que las solicitudes de cotización vienen en todas las formas y tamaños, generalmente siguen seis pasos clave. Revisemos el proceso desde el punto de vista de un juego de serpientes y escaleras.

  1. preparación del documento

Comience su RFQ preparando la documentación pertinente.,seguro que has incluido todos los requisitos necesarios que son al menos estos:

  • Definición de los productos o servicios requeridos con especificaciones detalladas
  • requisitos de entrega
  • cantidades
  • Condiciones de pago
  • El método de evaluación propuesto
  • plazo de Decisión y proceso de revisión
  • términos y condiciones del contrato
  • requisitos de presentación

la plantilla, en un formato que como Excel, debe incluir cantidades, desglose de costos, si corresponde, precios, descuentos por volumen y precio total (antes de impuestos).,

ejemplo de una plantilla de precios RFQ

  1. definir la lista de proveedores

La RFQ podría estar abierta a todos los posibles postores. El mercado global es dinámico y hay nuevos participantes todo el tiempo. Para agilizar el proceso, puede ser necesario ejecutar un evento de preselección antes de enviar su RFQ a una lista cerrada de postores aprobados. Este es el punto en el que debe evaluar los riesgos financieros y operativos.

  1. enviar RFQ

La RFQ debe incluir instrucciones claras para su finalización y la fecha límite para las presentaciones., Es importante dar tiempo suficiente para que un postor formule su respuesta. El RFQ debe incluir, como anexo, los términos y condiciones del comprador. Durante el período de preparación de la oferta, debe haber un método por el cual cualquier proveedor potencial pueda hacer preguntas de aclaración y recibir respuestas. Todos los licitantes deben recibir la misma información.

Hay muchos proveedores de servicios con soluciones alojadas y software de e-sourcing que pueden automatizar algunas partes del proceso, incluido el Q& A y compartir las respuestas., Los licitadores pueden cargar sus ofertas con los documentos de respaldo requeridos y recibir notificaciones.

  1. recibir respuestas y analizar resultados

ya sea que se reciban de un sistema automatizado o manualmente, las ofertas deben estar sujetas a Confidencialidad para garantizar un resultado justo.

Mejor Práctica: cierre la puja en la fecha de vencimiento y abra todas las pujas inmediatamente después.

  1. seleccione el proveedor exitoso

El proceso de evaluación se hace más fácil y rápido si se utiliza una plantilla eficiente y bien pensada., El adjudicatario será el que ofrezca el precio más bajo por los bienes o servicios especificados, cumpliendo todos los criterios de selección. Puede ser necesario un proceso de aclaración y pequeñas negociaciones para alcanzar el resultado correcto. El Acuerdo solo se completa cuando se firma el contrato.

buenas prácticas: documentar todas las acciones que se tomaron durante el proceso de RFQ incluyendo el número de ofertas enviadas, el número de ofertas recibidas, los criterios de evaluación, los miembros del Comité de evaluación de ofertas y la decisión final.,

  1. Asesorar incorrecta proveedores

Notificará a los licitantes que el contrato ha sido adjudicado. Agradézcales su participación; es posible que los necesite de nuevo en una fecha futura.

los pasos 1-6 enumerados anteriormente son los que se siguen tradicionalmente en el sector comercial de la economía. El departamento gubernamental y otras autoridades públicas pueden tener reglas más estrictas para su proceso de RFQ.,

lo que hay que tener en cuenta con RFQ

el proceso de RFQ puede estar sujeto a irregularidades si la lista de postores se manipula o se restringe de forma no natural para limitar la competencia. El proceso también tiene el potencial de ser abusado ya que los requisitos se pueden dividir en paquetes más pequeños para evitar un proceso de RFP más largo y complejo. No dejes que eso te pase.crédito de la foto: Smabs Sputzer (1956-2017)