Le Courrier électronique est l’une des activités les plus chronophages que les gens font quotidiennement, quel que soit le type d’entreprise dans lequel ils se trouvent. La personne moyenne passe 28% de sa semaine de travail à lire, écrire et répondre à des e-mails (et à les chercher!).

lorsque les e-mails ne sont pas traités de manière très efficace, les gens se retrouvent avec tous les messages entrant dans une boîte de réception surchargée qui ne semble que grossir chaque semaine., Les Messages sont enterrés et les utilisateurs passent des heures à essayer de trier les informations pertinentes et importantes des moins importantes.

Outlook dans Microsoft 365 offre aux utilisateurs de nombreux outils pour améliorer la façon dont ils gèrent les e-mails pour augmenter la productivité, mais vous devez savoir comment les utiliser pour en tirer pleinement parti.

Si vous avez cherché des moyens de rendre le courrier électronique moins encombrant et plus efficace, nous avons plusieurs conseils ci-dessous pour vous aider.,

utilisez la boîte de réception ciblée pour trier automatiquement les Messages importants

essayer de trier le spam ou les e-mails moins urgents des messages importants ne prend pas seulement du temps, il peut également faire manquer aux utilisateurs des messages importants qui sont pris en sandwich entre les publicités et le spam.

L’utilisation de la boîte de réception focalisée dans Outlook vous permet de séparer votre boîte de réception en deux onglets distincts – focalisés et autres.

Vous pouvez l’activer en allant dans L’onglet Affichage dans Outlook et en cliquant sur « Afficher la boîte de réception ciblée”.,

vous déplacez ensuite vos messages importants vers Focused, afin que le système comprenne ceux qui sont les plus importants pour vous.

cela peut vous faire gagner des tonnes de temps à essayer d’identifier vos messages les plus importants, car Outlook les séparera pour vous.

Organisez votre courrier en utilisant des dossiers& catégories

lorsque tous les messages sont placés dans un seul dossier, il est beaucoup plus difficile d’en trouver un « arrivé la semaine dernière” dont vous avez besoin de toute urgence., Prendre le temps de configurer des dossiers ou des catégories peut vous permettre de mettre des automatisations de tri de courrier dans l’utilisation de règles et de faciliter la détection immédiate d’un certain type de message.

  • Dossiers: Peut être utilisé avec POP ou IMAP
  • Catégories: ne Peut être utilisé avec des POP

Dossiers: Vous pouvez droit-cliquez sur un dossier de votre mail », puis cliquez sur pour ajouter un nouveau dossier. Ces dossiers peuvent ensuite être utilisés pour stocker différents types de courrier (par service, client, collègue, etc.).

catégories: les catégories vous permettent de coder en couleur différents types de courrier (c’est-à-dire, par département, but, client, etc.). Cela vous permet de reconnaître instantanément un type particulier de message car il sera mis en surbrillance avec la couleur désignée.

déverrouiller le courrier automatisé avec des règles

Les règles de messagerie peuvent faire D’Outlook un assistant de messagerie automatisé pour vous. Vous pouvez avoir le courrier automatiquement déplacé vers un dossier spécifique quand il arrive, configurer des transferts automatiques ou des répondeurs automatiques, et bien plus encore.

Les règles peuvent vous éviter plusieurs tâches manuelles et vous éviter d’avoir à regarder votre boîte de réception toute la journée pour un message important., Voici quelques règles communes que vous pouvez configurer:

  • émettre un son lorsque des messages d’un certain expéditeur arrivent
  • déplacer automatiquement un e-mail Vers un dossier s’il a un certain mot dans la ligne d’objet
  • déplacer le courrier qui vous a dans la zone Cc vers un certain dossier
  • attribuer automatiquement une catégorie en fonction de l’adresse de l’expéditeur du courrier
  • marquer le courrier d’un certain domaine de messagerie pour le suivi

utiliser les quatre D de la gestion du courrier

Microsoft suggère de rendre la gestion du courrier plus efficace en utilisant les quatre D de la gestion du courrier chaque fois que vous lisez un message.,

cela vous empêche d’avoir une boîte de courrier qui ne cesse de grossir, et vous aide à devenir plus efficace et productif dans Outlook.

Lorsque vous lisez des messages, de prendre un de ces quatre actions:

  • Supprimer
  • Faire (c’est à dire,
  • déléguez-le (transférer à quelqu’un)
  • reportez-Le (utiliser des catégories ou des drapeaux pour ajouter à la liste des tâches pour plus tard)

utilisez des tâches ou OneNote pour nettoyer votre boîte de réception

Une chose que les utilisateurs ont tendance à faire qui conduit à la frustration plus tard, est de garder tous ces e-mails « doivent faire plus tard” assis dans leur boîte de réception. Ils ne veulent pas supprimer quelque chose qui contient des informations dont ils ont besoin plus tard pour un projet particulier.

Une façon d’effacer ces messages est de les déplacer hors de « email” dans un flux de travail « tâches”., Vous pouvez le faire en déplaçant l’e-mail vers des tâches dans Outlook ou OneNote.

tâches: pour faire un e-mail dans une tâche sur votre liste de tâches Outlook, tout ce que vous avez à faire est de le faire glisser vers le bas à L’icône de la tâche (presse-papiers avec coche) dans la fenêtre Outlook mail. Cela ouvrira automatiquement une nouvelle tâche avec le corps de l’e-mail inclus.

OneNote: OneNote vous donne un endroit pour rassembler tous les types de données liées aux projets ou aux tâches (texte, images, sites Web, etc.) Si vous avez un e-mail lié à une tâche ou un projet, vous pouvez l’Envoyer à votre adresse e-mail OneNote pour l’enregistrer dans le fichier de tâche approprié.,

avec votre e-mail stocké en tant que tâche, vous pouvez le supprimer en toute sécurité de votre boîte de réception, vous aidant à vous rapprocher de « boîte de réception zéro. »

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