Les MFP et les copieurs permettent aux petites entreprises de créer, dupliquer et transmettre des documents à partir d’un seul endroit. Auparavant, les bureaux comptaient sur plusieurs machines pour faire tout ce qu’une imprimante ou un copieur multifonction moderne peut faire. Au fil des ans, les progrès technologiques ont permis aux fabricants de développer des composants moins chers et plus petits qui pourraient fonctionner ensemble dans un seul système. En tant que tels, les imprimantes et copieurs multifonctions fournissent une plate-forme flexible sur laquelle les petites entreprises peuvent fonctionner plus efficacement.,

en tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous vous demandez peut-être à quel point il serait avantageux d’avoir une imprimante ou un copieur multifonction dans votre bureau, compte tenu du coût initial d’achat ou de location d’une machine et de la nécessité de conserver du papier et des cartouches d’encre ou de toner de remplacement en stock. Cette question devient encore plus répandue s’il y a des imprimeries à proximité, y compris les grandes chaînes comme Staples qui offrent des services d’impression., Bien que prendre vos besoins d’impression et de copie à un tiers peut être une option attrayante, une imprimante multifonction dédiée et copieur dans votre bureau vous permettra d’économiser de l’argent à long terme, puisque la plupart des machines peuvent imprimer chaque page pour quelques centimes lorsque vous prenez en compte le papier, l’encre et le cycle de service global. Garder ces tâches en interne facilite également l’organisation des documents et conserve les données sensibles dans un emplacement plus centralisé et sécurisé.,

en plus de leurs avantages au bureau, les MFP et les copieurs multifonctions ont souvent des fonctionnalités qui non seulement rendent les opérations quotidiennes plus efficaces, mais peuvent également faciliter certaines tâches. Voici quelques-unes des fonctionnalités à surveiller lorsque vous envisagez d’utiliser une machine pour votre bureau.

vitesse d’impression

lors de l’impression ou de la copie d’un document, personne ne veut rester debout autour d’une machine en attendant la fin du travail. La plupart des fabricants d’imprimantes et de copieurs multifonctions d’aujourd’hui s’efforcent de mettre des machines d’impression rapides sur le marché., À mesure que les petites entreprises se développent pour ajouter plus d’employés, une machine plus rapide profitera grandement à cette entreprise, car un appareil plus lent constituera un goulot d’étranglement de productivité.

mesurée en pages par minute (ppm), la vitesse d’impression d’une machine est généralement la même pour les documents monochromes que pour les documents couleur, les modèles d’imprimantes laser surpassant généralement les modèles d’imprimantes à jet d’encre. Dans notre recherche, nous avons trouvé des machines aussi lentes que 15 ppm et aussi rapides que 85 ppm. Naturellement, les machines les plus rapides ont des étiquettes de prix plus élevées., La décision de la vitesse à laquelle vous avez besoin de votre impression dépend en grande partie de la fréquence à laquelle vous avez besoin de cette imprimante pour fonctionner en premier lieu.

facilité d’utilisation

Une imprimante multifonction et un copieur doivent être faciles à utiliser, car presque tout le monde dans votre bureau devra l’utiliser à un moment donné. Grâce à la dépendance de la plupart des modèles modernes sur un écran tactile couleur et à l’intégration avec les appareils Android et iOS pour l’impression sans fil, les machines d’aujourd’hui sont très fonctionnelles indépendamment des connaissances techniques de l’utilisateur.

la Facilité d’utilisation s’applique également à l’installation initiale et la formation des utilisateurs., La plupart des dysfonctionnements peuvent être attribués à une erreur humaine, entraînant des blocages majeurs dans la production. Par exemple, si un mémo largement diffusé est difficile à lire parce que la machine n’a pas fonctionné correctement, cela entravera la capacité de votre entreprise à diffuser de l’information et entraînera une perte de fournitures si le travail doit être refait.

Cycle

Chaque appareil multifonction sur le marché a des limites. Pour les imprimantes multifonctions et les copieurs, la principale limitation est le cycle de service, ou le nombre maximum de pages que la machine peut parcourir en un mois., Pensez – y comme une règle empirique pour l’endurance opérationnelle de la machine. Dans notre recherche, nous avons trouvé des machines qui ne peuvent gérer que 10 000 pages par mois et certaines qui peuvent gérer 720 000. Vous devrez évaluer l’importance du cycle de service d’une machine par rapport au nombre de pages que vous prévoyez parcourir.

connectivité et accessibilité

Une imprimante et un copieur multifonctions modernes peuvent se connecter à internet pour effectuer certaines tâches., Il est important de considérer les fonctionnalités basées sur internet qui comptent pour votre entreprise, telles que l’organisation de fichiers basée sur le cloud pour télécharger et imprimer des documents ou les capacités de télécopie. En plus des fonctionnalités en ligne, certaines imprimantes peuvent s’interfacer avec d’autres appareils, tels que des lecteurs flash USB ou des téléphones mobiles pour une connectivité sans fil via Bluetooth ou Wi-Fi.

la technologie mains libres des imprimantes et copieurs multifonctions d’aujourd’hui rend ces machines plus accessibles à un plus large éventail d’employés., Les personnes handicapées ont souvent des problèmes avec les machines de bureau, de sorte que les fabricants ont pris des mesures pour faciliter les choses pour ces utilisateurs. Avec des fonctionnalités telles que des marques en relief sur les claviers, des capteurs de mouvement et des écrans tactiles couleur plus grands et plus faciles à lire, tout le monde peut utiliser efficacement l’une de ces machines. Ces ajouts augmentent non seulement les options de vos employés, mais aussi la facilité d’utilisation de la machine, permettant à tout le monde dans votre bureau d’utiliser la machine indépendamment des handicaps qu’ils peuvent avoir.,

sécurité

lorsque vous recherchez une imprimante et un copieur multifonctions compatibles avec le cloud, vous devez faire attention aux mesures de sécurité des données et du réseau à bord. Lorsque vous ajoutez une machine de copie à votre réseau local, c’est un autre périphérique de point de terminaison que les acteurs malveillants peuvent utiliser pour exploiter vos systèmes de fichiers. De nombreux copieurs ont des contrôles de mot de passe, des protocoles de stratégie d’impression centralisés qu’un administrateur système peut utiliser pour définir des règles sur la façon dont la machine agit, et des options d’accès au niveau utilisateur pour empêcher les personnes non autorisées d’utiliser la machine., Certains ont des disques durs cryptés pour stocker des données sensibles, tandis que d’autres s’appuient sur des protocoles de cryptage pour leurs connexions internet afin de protéger les données. Si votre entreprise traite des données des consommateurs protégées par HIPAA, la sécurité devrait être une priorité absolue pour vous dans le copieur que vous choisissez.

mobilité

bien que personne ne soit censé déplacer l’imprimante multifonction et le copieur du Bureau à tout moment, il est important de considérer l’espace occupé par la machine., Les petites entreprises ont tendance à ne pas avoir beaucoup de biens immobiliers au démarrage, donc une machine massive n’aurait probablement pas de sens pour la plupart des entreprises à moins que ce ne soit le nœud de l’entreprise. Dans de nombreux cas, ces machines vont rester sur un bureau ou un classeur, donc le poids est également une considération importante.

principaux plats à emporter: étant donné que la plupart des imprimantes et copieurs multifonctions fonctionnent généralement de la même manière, des fonctionnalités telles que la fonctionnalité internet, des vitesses d’impression élevées et des commandes intuitives peuvent vous aider à distinguer les meilleures machines des médiocres.