Guide du processus de DP

l’Objectif du processus de DP est de définir un défi et de trouver le bon fournisseur pour répondre à ce besoin. Trouver le bon fournisseur signifie se concentrer sur plus que le prix. Les appels d’offres permettent aux acheteurs de créer une comparaison complexe de fournisseurs côte à côte de facteurs importants. Par exemple, la DP peut poser des questions sur la fiabilité, l’expérience, la qualité, les politiques et la sécurité.,

9 étapes du fonctionnement des DP

Il est compréhensible que la prise en compte de chacun de ces éléments puisse être accablante. Cependant, lorsqu’il est décomposé en ses composantes de base, le processus de DP comprend neuf étapes simples:

1. Réfléchissez à vos besoins

tout d’abord, l’équipe de la DP, dirigée par le responsable des achats, doit se réunir pour décider exactement de ce qu’elle recherche. En effet, les parties prenantes, les utilisateurs finaux, L’informatique, les finances et toutes les autres équipes qui seront touchées par la décision d’approvisionnement sont impliquées dans le processus initial de collecte des exigences.,

ensemble, ils devraient définir la DP, c’est-à-dire le défi qu’ils veulent surmonter ou l’objectif qu’ils veulent atteindre, ainsi que ce à quoi ressemblera le succès. En outre, ils doivent aider à créer des questions de DP, à établir la portée et à hiérarchiser les critères de sélection.

2. Créez une RFP significative

ensuite, il est temps d’écrire la RFP. Si possible, il est utile de commencer par un modèle D’appel d’offres et de le personnaliser. N’oubliez pas de suivre les meilleures pratiques et d’inclure des questions qui répondent à vos besoins et à votre situation spécifiques. Par exemple, ces questions peuvent être adaptées à presque tous les projets d’approvisionnement.,

  • Qui sont vos concurrents? Poser cette question peut aider les émetteurs à déterminer l’intégrité d’un fournisseur. Il permet aux émetteurs de savoir si les fournisseurs sont honnêtes sur qui sont leurs concurrents et pourquoi ils perdent contre eux. Il peut également aider les émetteurs à déterminer s’il existe d’autres options qu’ils devraient explorer.
  • à quoi ressemble votre processus de mise en œuvre? Lors de l’achat de logiciels, y compris les questions de réussite client est la clé. Les émetteurs de DP doivent déterminer combien de temps prendra le processus d’intégration. En outre, explorez les options de support et de libre-service disponibles.,
  • quel type de formation proposez-vous? Plus la solution est complexe, plus cette question est importante. Si vous ne comprenez pas comment utiliser toutes les fonctionnalités de la solution, vous risquez de manquer des avantages clés. Les émetteurs de DP devraient se renseigner sur la portée de la formation offerte par les fournisseurs, ainsi que sur les formats disponibles.
  • pouvez-vous fournir des références, des critiques ou des études de cas? Certes, il n’y a pas de meilleur moyen de déterminer l’efficacité d’une solution qu’en apprenant sur les expériences de ceux qui l’utilisent déjà.,

poser les bonnes questions donne un sens à votre demande de propositions et vous assure d’avoir les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision en toute confiance.

Pour plus de suggestions sur la façon d’écrire des questions d’appel d’offres perspicaces, consultez ce blog: les meilleures questions D’appel d’offres à poser à vos fournisseurs.

3. Invitez les fournisseurs à répondre

maintenant que vous avez rédigé votre RFP, il est temps de rassembler les propositions des fournisseurs. Dans la plupart des cas, vous développerez une liste de fournisseurs et leur demanderez des réponses directement, mais certaines organisations utilisent également des services d’enchères qui publient leurs demandes de propositions publiquement., Cette option peut augmenter vos réponses, mais elle va probablement plusieurs réponses non pertinentes. Par conséquent, vous allez investir plus de temps dans la notation.

4. Evaluez les propositions

Une fois que vous avez rassemblé les réponses des fournisseurs, vous voudrez noter leurs réponses. Nous vous recommandons d’adopter une approche de notation pondérée pour vous aider à hiérarchiser vos facteurs de décision. La notation pondérée établit des valeurs de points pour les sections et les questions individuelles de la DP en fonction de leur importance. Cela vous permet de déterminer objectivement quel fournisseur correspond le mieux à vos besoins.

5., Sélectionnez votre liste restreinte

en fonction de l’évaluation initiale de votre proposition, vous pouvez créer une liste restreinte de fournisseurs — une liste d’environ cinq fournisseurs que vous passerez aux étapes finales du processus de DP. Tous les fournisseurs de votre liste restreinte devraient être des prétendants sérieux avec lesquels vous pouvez imaginer votre organisation en partenariat. Demandez à ces finalistes des questions de clarification ou demandez une présentation de la DP pour vous aider à prendre votre décision finale..

6. Négocier

c’est L’étape où vous vous assurez que votre organisation obtient la meilleure offre possible., Y a-t-il un fournisseur sur votre liste restreinte qui serait bien en avance sur le reste du pack s’il venait à baisser le prix? Faites-leur savoir. La plupart des fournisseurs seront heureux de négocier un peu-surtout s’ils savent à quel point vous êtes proche d’une décision d’achat. Rappelez-vous, soyez aussi transparent que possible avec vos attentes et faites savoir au fournisseur ce que signifie potentiellement gagner la DP pour eux.

7. Faites votre sélection finale

maintenant à la partie amusante: faire votre sélection réelle. Assurez-vous d’informer le fournisseur que vous avez sélectionné, ainsi que les fournisseurs que vous n’avez pas., N’oubliez pas d’être respectueux et d’envisager d’offrir des commentaires. Ce n’est pas parce que vous n’avez pas sélectionné un fournisseur aujourd’hui qu’il ne sera pas une option viable pour votre organisation à l’avenir.

8. Signer le contrat

Il est temps de le rendre officiel. Assurez-vous de demander à un avocat d’examiner toute la langue du contrat avant de signer quoi que ce soit. Vous voulez vous assurer que tout est mis en place en fonction de vos attentes.

9. Examen continu

enfin, vous devrez établir votre processus d’évaluation continue des fournisseurs. Nous vous recommandons d’utiliser un tableau de bord des fournisseurs pour vous assurer que les fournisseurs répondent à vos besoins., Cette approche garantit aux fournisseurs le retour sur investissement (ROI) et les résultats que vous souhaitez obtenir. Assurez-vous d’informer le fournisseur de tous les domaines où vous pensez qu’ils ne sont pas à la hauteur afin qu’ils aient la possibilité de corriger et de répondre à vos attentes.

pour explorer plus en détail le processus de la DP, téléchargez le livre électronique: le guide du processus de la DP.