Di Stan Holden

Durante i primi tre mesi del 2009, il servizio postale degli Stati Uniti ha perso billion 1,9 miliardi. Durante i precedenti 12 mesi, ha perso billion 2,8 miliardi. Quindi, forse comprensibilmente, l’USPS sta ancora una volta aumentando i tassi di affrancatura.

A gennaio, ha aumentato le tariffe per la posta prioritaria a $4,95 e la posta espressa a $17,50 per le buste forfettarie. Ma per la maggior parte delle aziende, il più grande cambiamento ha avuto luogo l ‘ 11 maggio, quando i tassi di prima classe sono aumentati in media del 5%.,

Per spedire buste “normali” (non più grandi di 6 1/8 pollici per 11½ pollici per ¼ pollici) ora costa 44 centesimi—da 42 centesimi—per un massimo di 1 oncia. Il tasso per ogni oncia aggiuntiva, ad un massimo di soli 3,5 once, rimane 17 centesimi.

Per evitare di imbottire eccessivamente le buste di dimensioni aziendali n.10, considerare l’utilizzo della busta n. 11, che è quasi 1 pollice più lunga ma entro i limiti. Oppure usa buste 6 per 9.

Se il vostro pezzo mailing pesa più di 3,5 once—o è più grande di 6 1/8 pollici da 11½ pollici—il costo inizia al doppio delle dimensioni più piccole., La prima oncia vi costerà 88 centesimi, da 83 centesimi. Poi, ancora una volta, è 17 centesimi per ogni oncia aggiuntiva, fino ad un massimo di 13 once per $2.92.

Se il tuo pezzo è più di 13 once, è ancora più costoso. Questo perché è necessario inviarlo tramite posta prioritaria ad un costo minimo di $4,95. Potrebbe arrivare un po ‘ prima della posta di prima classe, ma se è posta locale, forse no.

Tutto sommato—consegna ragionevolmente veloce e affidabile anche alla città più piccola di qualsiasi stato—l’aumento dei tassi non è irragionevole., Ma se si fa un sacco di mailing, quei centesimi in più possono aggiungere fino. Ecco 12 semplici modi per ridurre, o almeno contenere, i costi:

1 Conoscere le ultime tariffe postali e assicurarsi che tutti nella vostra azienda che invia o gestisce la posta li conosce, troppo. Chiedi a ogni persona: “Quanto costa spedire una lettera in una busta di dimensioni aziendali del peso di 1 oncia? Del peso di 2 once?”Se non rispondono a 44 centesimi e 61 centesimi, potresti avere un problema costoso sulle tue mani.

Come notato in precedenza, il nuovo tasso per la prima oncia è di 44 centesimi., Ma il tasso per una lettera da 2 once non è il doppio, come si potrebbe pensare. Si tratta di 61 centesimi—solo 17 centesimi in più. E una lettera da 3 once costerà 78 centesimi per posta, non $1,32.

Per evitare confusione e per controllare i costi, rimuovere tutti i vecchi grafici delle tariffe che potrebbero essere sulle scale postali o sui muri della posta e pubblicare un grafico con le nuove tariffe. È possibile scaricare e stampare un grafico delle tariffe di prima classe da www.usps.com. Per le nuove tariffe per tutte le classi e tipi di posta e per i servizi speciali, scaricare l’ultimo Listino 11 maggio (Avviso 123) dallo stesso sito Web.,

2 Pesare la posta in uscita Come regola generale, quattro o al massimo cinque fogli di carta da 20 libbre, 8½ per 11 in una busta n.10 o 6 per 9, pesare poco meno di 1 oncia e può essere spedito per la nuova tariffa di 44 centesimi.

Dì ai tuoi dipendenti che se una busta sembra più pesante del solito, non dovrebbero aggiungere un timbro extra “solo per essere sicuri.”Hanno bisogno di pesare prima. Le bilance postali meno costose, disponibili nei negozi di forniture per ufficio, sono attivate a molla, ma nel tempo possono diventare imprecise. Una scelta migliore è una bilancia elettronica., I prezzi variano da circa $36 a $146, a seconda delle caratteristiche e della capacità.

Alcuni contatori di affrancatura—disponibili solo da cinque produttori autorizzati USPS–sono dotati di una bilancia elettronica allegata e calcolano automaticamente l’affrancatura corretta se sono state inserite le tariffe correnti.

3 Controllare la bilancia regolarmente Come un rapido controllo, posto 12 monetine sulla bilancia postale; essi dovrebbero pesare quasi esattamente 1 oncia. Meglio ancora, confronta la tua bilancia con una bilancia elettronica self-service presso il tuo ufficio postale locale pesando un tipico pezzo di posta su entrambi.,

Se la bilancia è bassa e ci si affida, la posta in uscita può essere restituita per ulteriori spese di spedizione, ritardandone la consegna. Oppure può essere consegnato con spese di spedizione dovute, il che è fastidioso per i destinatari. Se la tua scala è alta, stai pagando troppo per le spese di spedizione.

4 Custodisci le tue spese di spedizione Mantieni i francobolli al sicuro. Sono troppo facilmente fuori luogo o ” preso in prestito.”Se si utilizza un misuratore di affrancatura, solo i dipendenti specificati dovrebbero avere accesso ad esso., Ogni mattina, avere un dipendente di fiducia annotare la quantità di spese di spedizione disponibili e tenere traccia della quantità utilizzata per ogni cliente o per eventuali invii di massa che fate.

Fai attenzione ai dipendenti che utilizzano le tue spese postali per spedire dozzine o centinaia di inviti a matrimoni o feste, voci di lotterie, newsletter personali, pacchetti, ecc. Poiché l’affrancatura può essere una spesa deducibile dalle tasse, è necessario sapere quanto viene utilizzato ogni anno per scopi commerciali e avere le ricevute per dimostrarlo.,

5 Tenere un assortimento di francobolli a portata di mano Se non si dispone di un contatore di affrancatura, o nel caso in cui il saldo del contatore è occasionalmente troppo basso per l’affrancatura del giorno, tenere a portata di mano un assortimento di francobolli in varie denominazioni—44 centesimi, 17 centesimi e forse 1 centesimo, 2 centesimi, 3 centesimi, 5 centesimi, Anche mantenere una fornitura di stamps 4,95 francobolli per posta prioritaria e stamps 17,50 francobolli per posta espressa.

Conserva ogni denominazione in una busta o cartella separata. O utilizzare una piccola scatola di immagazzinaggio con una dozzina di scomparti.,

6 Utilizzare entrambi i lati della carta Se si sta inviando lettere o documenti contenenti cinque o più fogli, si consiglia di stampare su entrambi i lati per ridurre il peso del vostro mailing. Per garantire che entrambi i lati di ogni pagina siano letti, includi una nota in fondo a ciascuna che dice: “Vedi altro lato.”

Se il peso dei fogli è inferiore a 3,5 once, piegare i pezzi di carta per adattarsi in una busta 6–by–9 per evitare di utilizzare una busta più grande che richiede 44 centesimi in più per la prima oncia.,

7 Utilizzare e-mail invece di posta “lumaca” I vantaggi sono evidenti: trasmissione istantanea, costo zero e nessun ritardo mailroom ad entrambe le estremità. Ma con il sempre crescente eccesso di e—mail—sia legittimo e spam-il vostro può essere perso o ignorato in affollata in scatole. I destinatari potrebbero anche essere riluttanti ad aprire gli allegati per paura di virus o potrebbero avere problemi ad aprirli a causa di incompatibilità software. Una lettera commerciale, consegnata alla vecchia maniera tramite l’USPS, può ottenere più attenzione perché è sempre più rara.,

8 Conoscere gli orari di ritiro Se la posta della vostra azienda va in una scatola nel vostro edificio per uffici, una casella di posta angolo strada o in un ufficio postale, annotare e imparare il programma di ritiro e guardare per eventuali modifiche. Ottenere dipendenti l’abitudine di mailing all’inizio della giornata per evitare qualsiasi rush dell’ultimo minuto. Se si perde l’ultimo ritiro o la spedizione, potrebbe essere necessario inviare una lettera importante tramite un servizio di consegna durante la notte a costi molto più elevati.

9 Pulisci regolarmente la tua mailing list Stai ancora spedendo a coloro che non sono propensi a fare affari con te?, Le persone si muovono, cambiano e perdono il lavoro, prendono le vacanze o il congedo di maternità, vanno in pensione e muoiono. Le aziende si fondono, delocalizzano, ridimensionano, cambiano le loro esigenze e cessano l’attività. Se stai inviando la posta a un elenco obsoleto, stai sprecando soldi.

Una o due volte all’anno, pulisci le tue mailing list. Elimina i duplicati evidenti. Si chiama merge / purge. Chiedi al tuo ufficio postale locale su vari servizi di pulizia della lista.,

10 Considera l’utilizzo di tariffe postali commerciali (scontate) Se spedisci 500 o più pezzi della stessa identica dimensione e peso alla volta, puoi beneficiare di una tariffa scontata di prima classe—fino a 33,5 centesimi per la prima oncia—purché i pezzi soddisfino specifici requisiti di indirizzamento, presorting e codifica a barre.

Un risparmio ancora maggiore è possibile se si spediscono 200 o più pezzi alla tariffa standard (precedentemente Bulk o Third Class). Se il tuo mailing si qualifica per il tasso di automazione, con codici di avviamento postale a cinque cifre, ogni pezzo può costare fino a 19¢ per posta., La quantità di risparmio aumenta man mano che si perfeziona l’ordinamento. Cosa c’è di più, invece di tenerlo sotto 1 oncia, si può roba fino a 3,3 once di materiale in ogni busta allo stesso prezzo.

Tuttavia—ed è comunque un grande—potrebbero essere necessari diversi giorni o anche una settimana in più per la consegna della posta, specialmente se si tratta di una lunga distanza, il che può essere rischioso se si sta facendo un’offerta a tempo limitato o un annuncio importante.

Per eseguire la presorting e la codifica a barre richieste internamente, è necessario un software speciale e deve pagare $185 all’anno per il permesso USPS appropriato., Può essere più facile avere una casa mailing locale farlo per voi, ma la tassa le spese di casa di posta ridurrà i vostri risparmi.
Un avvertimento: se hai diverse centinaia di buste di prima classe da spedire e vengono inviate a persone che hanno richiesto qualcosa, non trattenere la spedizione fino a quando non hai i 500 necessari per la tariffa più bassa. Si potrebbe facilmente antagonizzare prospettive o clienti, mettendo a repentaglio le vendite.

Una mail house può essere in grado di combinare la tua mailing con quella di un altro cliente per soddisfare il requisito minimo ed evitare un ritardo., Chiedere al vostro ufficio postale per un elenco di case di posta locali, chiamare diversi per i dettagli e prezzi e controllare i loro riferimenti.

11 Considerare l’utilizzo di cartoline per generare nuove cartoline di business Design come si farebbe con un piccolo annuncio. Se il messaggio può andare bene in un 6 pollici da 4¼ pollici spazio senza ricorrere a digitare troppo piccolo per essere letto facilmente, considerare l’utilizzo di cartoline invece di lettere o altri tipi di materiale promozionale. Risparmierai sul costo di carta, stampa, buste, inserimento, sigillatura e spedizione.

Con il nuovo tasso di 28 centesimi per carta-o appena 20.,5 centesimi ciascuno se si posta 500 o più e si qualificano per il tasso di automazione codice postale a cinque cifre-cartoline può essere un affare. Hai bisogno di più spazio? Utilizzare carte oversize—5–by–7 o fino a 6 1/8–by–11½—inviato al tasso per le lettere.

12 Non sprecare l’affrancatura su invii inefficaci Se invii pezzi di posta diretta per generare nuovi affari (e probabilmente dovresti farlo regolarmente), risparmierai l’affrancatura assicurandoti che ogni spedizione sia progettata per ottenere i massimi risultati. Gli invii Ho-hum sono uno spreco di affrancatura, stampa e fatica.,

Il guru del direct marketing Dan Kennedy—che addebita più di roy 50.000 più royalties per creare una campagna di direct mail—consiglia:

  • Includere sempre un’offerta—uno sconto speciale, bonus, omaggio, campione, ecc.
  • Dare una buona ragione per rispondere in questo momento.
  • Dì ai prospect esattamente cosa vuoi che facciano dopo, come dovrebbero farlo, quando farlo e cosa succederà non appena lo faranno—o cosa potrebbe accadere se non lo fanno.
  • Traccia ogni mailing. Utilizzare un numero chiave, numero di estensione, numero di report gratuito, ecc.,, così Lei saprà quali mailing stanno lavorando, che non sono e quello che il Suo ritorno su investimento è per ciascuno.
  • Cattura il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo email di ogni persona che risponde. Aggiungilo al tuo database se non è già lì e fai follow-up fino a quando la prospettiva non acquista.
  • Usa una copia di vendita forte. Non essere timido. Studia gli invii di successo degli altri. Se non è possibile scrivere copia incisiva te stesso, assumere un copywriter freelance. Più efficaci sono i tuoi invii, meno significativo sarà l’ultimo aumento postale.,
    Utilizzando alcuni o tutti i suggerimenti in questo articolo, potrai iniziare a risparmiare sulle spese di spedizione—ed essere meglio preparati per gli aumenti dei tassi che sono sicuri di venire il prossimo anno, anche. BT

Nel corso degli ultimi 37 anni, Stan Holden ha scritto pezzi di direct mail per più di 200 inserzionisti, tra cui A& T, Hewlett–Packard, IBM, Transamerica, Sears, Ward’s, UAL e Sunbeam, così come molte banche, editori e compagnie di assicurazione. Ha guadagnato i più alti premi della Direct Marketing Association sia per direct mail che per direct response print ads., Holden scrive e pubblica anche how-to guide. Per ulteriori informazioni, e-mail