Quando si raccoglie il pagamento di un debito nel mondo degli affari, esiste un processo passo-passo che si utilizza, che comporta la scrittura di una lettera di raccolta.
Indice
Che cos’è una lettera di raccolta?
Una lettera di raccolta viene utilizzata quando è dovuto un pagamento in sospeso per beni e/o servizi., Le aziende utilizzeranno un totale di 4 lettere di raccolta, ciascuna con un formato e un tono diversi prima di spostare il debito verso un’agenzia di raccolta.
Qual è lo scopo di una lettera di raccolta?
Una lettera di raccolta è un modo per ricordare a un cliente che il denaro è dovuto su una fattura. Le lettere iniziano educato, ma ferma, e sono un mezzo per far sapere ufficialmente a qualcuno il loro disegno di legge è in ritardo e deve essere pagato.,
Scrivere una lettera di raccolta
Come accennato in precedenza, ci sono quattro fasi nella scrittura di lettere di raccolta, che andremo oltre a breve. Per ora, ci accingiamo a guardare le informazioni che è necessario includere quando si scrive uno. È importante che tu rimanga fermo e professionale e non usi un linguaggio complicato. La tua lettera dovrebbe essere breve e arrivare al punto. Assicurati di digitare la lettera sulla carta intestata della tua azienda. Si dovrebbe anche includere una copia della fattura originale., La tua lettera dovrebbe contenere anche:
- Una data di pagamento
- Metodi di pagamento accettabili
- Dettagli di contatto della tua attività, che dovrebbero includere un indirizzo postale completo, un numero di telefono e un indirizzo email.
- Una busta prepagata per rendere più facile per il cliente effettuare il pagamento
La maggior parte delle aziende desidera non solo essere pagata, ma mantenere il rapporto commerciale con i propri clienti. Ci sono alcune cose che dovresti e non dovresti fare quando scrivi la tua lettera di raccolta.,
Do
- Mantenere il tono professionale
- Aspetta che il cliente effettuerà il pagamento
- Fare un tentativo di contatto con il cliente prima di inviare il prima collezione della lettera, sia via e-mail o telefono
non
- Molestare i vostri clienti o utilizzare dure lingua
- Contattare il cliente attraverso sms o attraverso i social media
È possibile scaricare uno dei nostri modelli gratuiti o campioni per ottenere una migliore comprensione di ciò che una Raccolta di Lettera dovrebbe guardare come attraverso le sue varie fasi.,
4 fasi di raccolta lettere
Come accennato in precedenza, ci sono 4 fasi nel processo di raccolta lettera che si dovrebbe seguire.
Prima lettera di raccolta
Quando hai cercato di raggiungere il tuo cliente attraverso altri mezzi (ad esempio, telefono o e-mail) ma non hai avuto fortuna nel prendere accordi di pagamento con il tuo cliente, invii loro la tua prima lettera di raccolta. Questa lettera deve essere inviata entro 14 giorni dalla data nella fattura originale.,
Tieni presente che questa lettera si basa sul presupposto che il tuo cliente ha dimenticato di effettuare il pagamento. E ‘ fatto in un tono amichevole e può fare un presupposto generale che il loro mancato pagamento è giù per problemi finanziari o di salute, con un’offerta per aiutare se chiamano., La lettera dovrebbe includere:
- quanti giorni scorsi a causa della fattura
- Quanto è dovuto
- quanti tentativi sono stati fatti per raggiungere il cliente e con quali mezzi
- Un conto sommario
- Istruzione per quanto riguarda ciò che si richiede al cliente di così avanti
- Una data di pagamento (Cercate di non essere vago con questo, come “entro 7 giorni lavorativi”)
- dettagli di contatto
Esempio di Prima Collezione della Lettera
Cara Signora Jones,
Ci sono l’invio di un promemoria che il tuo account è ora passato a causa., I nostri record mostrano che il saldo corrente è di $200,00, e la fattura è di 7 giorni dopo la data di scadenza. Ti abbiamo inviato un’e-mail con una copia dei tuoi estratti conto per il tuo account. Tuttavia, se non hai ricevuto questi dettagli, ti stiamo fornendo un riepilogo dell’account.
Numero di fattura: 02234
Data della fattura: 21/08/20
Importo: $200.00
Data di scadenza: 25/08/20
Giorni scaduti: 07
Saremmo grati se potessi metterti in contatto con noi e farci sapere lo stato del pagamento, o per effettuare un accordo di pagamento se hai problemi a pagare il conto per intero., Vi preghiamo di contattarci o inviare il pagamento di $200.00 all’indirizzo indicato di seguito entro l ‘ 8 settembre 2020. Si prega di ignorare questa lettera se avete recentemente effettuato il pagamento.
Garden Center di Queens
all’ATTENZIONE di: ufficio Contabilità
2425 Grove Street
nel Queens, a New York
Se non siete in grado di pagare questa fattura o credere che c’è stato un errore, vi preghiamo di darci una chiamata a 212-456-0789 ext 15, in modo che possiamo fare un piano di pagamento che funziona per voi o per correggere eventuali errori di fatturazione. Vi ringraziamo per la vostra risposta rapida a questa lettera e per la vostra attività continua.,
cordiali saluti,
Katherine Gadsby
Garden Center di Queens
212-456-0789 ext 15
Seconda Collezione, Lettera
indicato Anche come la “Richiesta” di raccolta, lettera, la seconda lettera che si invia è utilizzato per indagare il motivo per non effettuare il pagamento. Dovrebbe dare qualche offerta di aiuto se il cliente ha difficoltà a effettuare il pagamento, offrendo di accettare un piano di pagamento o un pagamento parziale. Stai ancora cercando di mantenere un buon rapporto con il cliente.,
Si dovrebbe tentare di chiamare o e-mail il cliente prima di inviare una seconda lettera per essere sicuri che hanno ricevuto la prima lettera di raccolta e vedere se desiderano effettuare un piano di pagamento per cancellare il conto. Se non avete ha alcun successo nel tentativo di contattare il cliente via telefono o e-mail, si sarebbe quindi inviare la lettera di raccolta richiesta.
Useresti un formato simile alla prima lettera di raccolta, con la differenza che fai notare che hai provato a raggiungerli con la tua prima lettera.,seconda raccolta di lettera dovrebbe includere:
- Menzione di eventuali precedenti tentativi di contattare e prendere la raccolta dell’importo dovuto
- Le fatture in originale data di scadenza
- Come per molti giorni il disegno di legge è passato grazie
- l’importo dovuto e Il numero di fattura
- Un’offerta di assistere il cliente anche se non sono in grado di soddisfare i termini di pagamento
- Istruzioni per quanto riguarda ciò di cui hanno bisogno per fare avanti
- dettagli di contatto
Si potrebbe anche voler aggiungere un promemoria per quanto riguarda il come fare i pagamenti tardivi possono avere un impatto negativo sulla loro credito e attività di rating., Fallo in modo non aggressivo.
Sample Second Collection Letter
Cara signora Jones,
Stiamo scrivendo di nuovo perché non abbiamo ricevuto il pagamento dovuto per la fattura #02234 né abbiamo avuto alcuna risposta alla nostra lettera che ti è stata inviata il 1 ° settembre. Il tuo account è attualmente scaduto da 14 giorni e il totale che devi è $200.00.,
Come uno dei nostri stimati clienti, vorremmo offrire qualsiasi aiuto possibile per effettuare il pagamento rapidamente al fine di evitare di intraprendere azioni che potrebbero avere un impatto negativo sul tuo punteggio di credito e su eventuali limiti di credito con la nostra azienda in futuro. Se si riscontrano difficoltà e non è possibile effettuare il pagamento completo, si prega di chiamare me su 212-456-0789 ext 15. Sarei più che felice di parlare con voi e trovare un accordo di pagamento che funziona per entrambi.
Se si desidera impostare un piano di pagamento, si prega di mettersi in contatto il più presto possibile. In caso contrario, il pagamento di $200.,00 dovrebbe essere fatto entro il 15 settembre 2020. Possiamo prendere il pagamento per telefono utilizzando una carta di credito, tramite bonifico bancario, o attraverso il nostro sito web di pagamento online. Ho anche allegato una busta affrancata auto-indirizzata per renderlo più conveniente se si sceglie di pagare con assegno.
Vi ringraziamo in anticipo per la vostra pronta risposta a questa lettera e per il vostro business continuato.
Sinceramente,
Katherine Gadsby
Garden Center of Queens
212-456-0789 ext 15
Puoi vedere il cambiamento di tono tra entrambe le lettere., La seconda lettera menziona come una mancanza di pagamento può avere un impatto loro posizione di credito nel business e con il loro punteggio di credito. È ancora educato, ma mette un po ‘ più di pressione sul cliente per effettuare un pagamento, così come afferma la tua volontà di aiutare il cliente.
Terza lettera di raccolta
Se non hai ancora sentito nulla dal cliente e qualsiasi altro tentativo di raggiungerlo per telefono o e-mail non è riuscito, passerai alla terza lettera di raccolta, nota anche come lettera “Appello”., Questa lettera utilizza un approccio e un tono che è un po ‘ più aggressivo pur essendo equo. Questa lettera farà menzione di portare un’agenzia di raccolta o un avvocato a bordo.
Ancora una volta, essere sicuri di fare un tentativo di raggiungere il cliente via e-mail o telefono prima di inviare la terza lettera. È consigliabile inviare la terza lettera tramite posta certificata, che richiede una firma e ti dà la prova che la tua lettera è stata ricevuta. È importante avere questo dovrebbe essere costretto a intraprendere qualsiasi azione legale per riscuotere il pagamento per il debito in questione., Che cosa si dovrebbe includere in questa lettera è il seguente:
- Parlare di tutti il tentativo di raccogliere il debito, che dovrebbe includere tutte le e-mail, telefonate, le dichiarazioni e le lettere che hanno inviato
- L’importo dovuto e il numero di fattura
- La data della fattura originale
- quanti giorni scorsi a causa di il debito ora è
- le Istruzioni per quanto riguarda ciò che il cliente deve fare avanti
- Un avvertimento riguardo a cosa verranno prese misure se le istruzioni ignorato
- I vostri dettagli di contatto con una richiesta finale che ti contattano.,
Esempio di terza lettera di raccolta
Cara signora Jones,
Non abbiamo ancora avuto contatti da voi per quanto riguarda la fattura #02234, che era dovuta il 25 agosto 2020. Inoltre, non abbiamo avuto risposta alle lettere successive che ti sono state inviate il 1 ° settembre, l ‘ 8 settembre e il 15 settembre, né ai numerosi tentativi che abbiamo fatto per inviarti e-mail e chiamarti. Il tuo account è ora 21 giorni scaduti, e si deve un totale di $200,00.,
Mi dispiace informarvi che, a meno che non riceviamo il pagamento per intero entro settembre 28th, 2020 o sentiamo da voi per effettuare un piano di pagamento entro quel momento, saremo costretti a dover inviare la fattura al nostro avvocato o un’agenzia di riscossione per ottenere il debito dovuto.
Speriamo di sentire da voi prima di dover intraprendere questa azione, che danneggerà il tuo punteggio di credito e qualsiasi rapporto futuro con la nostra attività. Vi preghiamo di contattarci immediatamente al 212-456-0789 ext 15 in modo che possiamo risolvere la questione.,
Sinceramente,
Katherine Gadsby
Garden Center of Queens
212-456-0789 ext 15
Noterai che il tono di questa lettera perde l’aspetto amichevole che abbiamo visto nelle prime 2 lettere, ma rimane comunque professionale. La menzione di azioni legali c’è, ma non in modo aggressivo. Si sottolinea che, anche se si intende essere pagato il debito dovuto, si è ancora disposti a lavorare con il cliente prima di tali misure devono essere prese.,
Quarta e ultima lettera di raccolta
Se la terza lettera non ottiene la risposta desiderata, sai di aver fatto tutto ciò che sei in grado a questo punto e devi passare alla quarta e ultima lettera di raccolta, chiamata anche lettera “Ultimatum”. Il tono e il linguaggio di questa lettera dovrebbero rimanere professionali ma assertivi. Si dovrebbe anche inviare la quarta lettera via posta certificata come prova che è stato ricevuto. Se nessun tentativo di effettuare il pagamento con la terza lettera è stato fatto, più che probabile significa che il debitore sta cercando di evitare il pagamento., La quarta lettera dovrebbe includere gli stessi dettagli delle altre lettere.
Esempio Quarta lettera di raccolta
Signora Jones,
Questo è il nostro ULTIMO AVVISO. Abbiamo fatto molti tentativi di contattarti per quanto riguarda la fattura # 02234 per l’importo di $200.00, e ti è stato offerto tutto il tempo e l’assistenza per pagare questo conto. Il tuo account è ora in ritardo di 28 giorni e dobbiamo sentirti entro il 22 settembre, o passeremo il conto all’Agenzia di raccolta Arrow.,
Ci aspettiamo il pagamento per intero entro il 22 settembre 2020, o non avremo scelta di intraprendere azioni legali per ottenere questo dent pagato.
Sinceramente,
Katherine Gadsby
Garden Center of Queens
212-456-0789 ext 15
La lettera finale dovrebbe avere un senso di finalità e tende ad avere un tono più conciso. Non dovrebbe essere usato fino a quando tutti gli altri tentativi non sono stati esauriti.,
Quando è il Momento Giusto per Utilizzare un Agenzia di Raccolta?,
L’uso di un’agenzia di raccolta arriva quando hai fatto numerosi tentativi a un cliente di pagare il conto e non sei arrivato da nessuna parte. Tenete a mente che un’agenzia di raccolta tende a caricare ovunque tra il 25% al 45% dell’importo totale del debito, in modo da non essere sempre il pagamento completo. Se il debito è piccolo e non ha senso utilizzare un’agenzia di raccolta, si potrebbe desiderare di tagliare le perdite e scrivere il conto fuori come un debito inesigibile. Ciò ti consentirà di richiedere il debito come detrazione fiscale.
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