Da quando Ray Tomlinson ha inventato la posta elettronica nel 1972, questo canale di comunicazione è cresciuto in modo esponenziale. Oggi, le e-mail non vengono utilizzate solo per la corrispondenza tra le persone, ma anche nella corrispondenza business to client (B2C) e business to business (B2B).

Inoltre, l’email marketing è ancora una cosa enorme e non c’è motivo di aspettarsi che le cose cambieranno presto. Ci sono molte cose con cui è possibile differenziare i messaggi di posta elettronica formali e informali., Una di queste cose è il disclaimer e-mail.

Nella maggior parte dei casi, troverai un disclaimer nelle e-mail che sono prodotti di una campagna di email marketing. Ma, che cosa è un disclaimer e-mail?

Ci sono molte definizioni online che descrivono cos’è un disclaimer e-mail. A nostro parere, quello che riassume meglio va così :” Un disclaimer e-mail è un disclaimer, avviso o avviso che viene aggiunto a un’e-mail in uscita e quindi forma una sezione distinta che è separata dal messaggio principale.,”

Secondo il documento di ricerca” Segmenting email message text into zones”, scritto da Cecile Paris e Andrew Lampert, il disclaimer appartiene alla parte inferiore della” Boilerplate Zone ” di un’e-mail.

Questa è la parte dell’e-mail che contiene contenuti che vengono riutilizzati nello stesso modulo su più messaggi e-mail. Così, una volta scritto, un disclaimer e-mail verrà automaticamente aggiunto a questa zona.

In pratica, un disclaimer e-mail è di solito allegato alla fine di un messaggio di posta elettronica., Se hai mai letto una parte di un’e-mail che ti avvisa o ti informa su qualcosa di importante in un tono cautelativo, hai letto un disclaimer e-mail.

Lo scopo dietro di esso è nella maggior parte dei casi legale. Vedremo fino a che punto è giuridicamente vincolante in una delle seguenti sottovoci. Se lo scopo non è di tipo legale, allora il disclaimer ha un messaggio di marketing dietro di esso.

Non tutti i disclaimer e-mail sono gli stessi. Di solito, riflettono profondamente la politica aziendale., Il consiglio generale è quello di mantenerlo il più breve possibile, ma abbiamo visto alcuni esempi di disclaimer via email in passato che erano lunghi quanto 2.500 parole.

Perché le aziende utilizzano le dichiarazioni di riservatezza e-mail?

Il motivo principale per cui le aziende utilizzano disclaimer e-mail è quello di proteggersi da cause legali indesiderate e costose.

Quindi, l’utilizzo di una dichiarazione di riservatezza in un’e-mail è, in un certo senso, una misura preventiva progettata per fornire protezione informando il destinatario dell’e-mail sul contenuto. E-mail disclaimer sono semplici dichiarazioni che hanno un carattere legale.,

Quando le aziende utilizzano disclaimer, la loro intenzione è quella di esonerarsi dalla responsabilità per quanto riguarda il contenuto dell’e-mail. Disclaimer sono utilizzati anche per evitare la diffamazione e messaggi di posta elettronica mal indirizzati e per renderli irresponsabili se si tratta di qualcosa di legalmente punibile.

L’uso di e-mail disclaimer è diventato così popolare che è possibile vederli nelle e-mail di aziende che lavorano in paesi in cui le disclaimer non sono legalmente vincolanti., Questa pratica è diventata una procedura standard in gravi strategie di gestione del rischio.

Questo potrebbe essere dovuto al fatto che il termine “prevenire è meglio della cura” può essere applicato anche a qualsiasi modello di business che implichi la condivisione di informazioni tramite corrispondenza via e-mail.

A volte, il motivo del disclaimer è la legge. Ci sono alcuni paesi in cui la legge richiede alle organizzazioni di includere specifici avvisi di riservatezza nelle e-mail in uscita.,

In queste contee, avere una dichiarazione di riservatezza e-mail può fare una grande differenza in tribunale, se la società ottenere citato in giudizio sopra il contenuto e-mail.

In questo caso, le esclusioni di responsabilità servono come prova che la parte citata in giudizio è stata informata del contenuto e delle conseguenze che potrebbe subire, qualora decidesse di agire su di esso.

L’altro motivo per utilizzare un disclaimer è quello di passare un messaggio di marketing a un destinatario di posta elettronica. Il disclaimer e-mail è di solito scritto in un tono cauto.

E ‘ un altro scopo è quello di costruire la fiducia tra la società e il destinatario e-mail., Questo fornisce motivi fertili per passare il link alla pagina del prodotto o al sito ufficiale.

Raggiungendo le persone in questo modo, le aziende possono generare più lead e aumentare i tassi di conversione. Inoltre, aumentando il traffico verso il loro sito web, le aziende ottengono anche classifiche più elevate dai motori di ricerca, stabilendo così una presenza digitale più forte.

Alla fine, è importante affermare che le dichiarazioni di non responsabilità via email non sono un metodo infallibile di protezione della responsabilità. Questo è il motivo per cui le aziende non si affidano esclusivamente a loro per proteggersi completamente da cause legali indesiderate.,

Come può un disclaimer email proteggerti?

Poiché le dichiarazioni di non responsabilità via email sono legalmente vincolanti in alcuni paesi del mondo, possono effettivamente proteggere un’azienda dalla perdita di gravi somme di denaro quando il caso raggiunge il sistema giudiziario.

Quando sono legalmente vincolanti, e-mail disclaimer farà una grande differenza in tribunale. Qui ci sono diversi casi in cui e-mail disclaimer possono venire in vostro aiuto:

  • Grandi aziende possono essere ritenuti responsabili per il contenuto inviato dai loro dipendenti., Quando ci sono molti dipendenti, un’organizzazione non può monitorare ogni e-mail inviata dai loro assunti. Questo è il motivo per cui le grandi organizzazioni utilizzano soluzioni software per aggiungere un disclaimer personalizzato a qualsiasi e-mail inviata attraverso il loro server.
  • Violazione della riservatezza è anche un altro problema che può essere affrontato da un disclaimer. A volte, l’e-mail contiene informazioni destinate a un destinatario specifico. Per esempio, negli studi legali, se le informazioni sono trapelate, queste aziende possono entrare in un sacco di guai. Inserendo una dichiarazione di riservatezza e-mail li protegge da questo rischio., La trasmissione del virus può tornare come un importante boomerang se una società non aggiunge un disclaimer che dice al destinatario che non può essere ritenuto responsabile se l’e-mail contiene un virus. Queste esclusioni di solito informano il destinatario che l’e-mail potrebbe contenere un virus e che sarebbe meglio scansionarlo prima di aprirlo.
  • Un disclaimer può anche informare una persona che non ha l’autorità necessaria per stipulare un contratto legalmente vincolante. Questo è molto importante, in quanto, in alcuni paesi, le e-mail sono considerate come comunicazioni scritte che possono essere legalmente vincolanti., Nel disclaimer, la tua azienda può informare la terza parte che il dipendente non ha l’autorità di stipulare un contratto senza un manager per ratificarlo.
  • Un’azienda può proteggersi da errori quando il contenuto e le informazioni vengono utilizzati in modo improprio. Un disclaimer e-mail ben scritto può prevenire gravi conseguenze che una società potrebbe affrontare quando si verifica un tale errore.
  • Quando una terza parte si affida alla consulenza aziendale e la consulenza potrebbe portare a gravi conseguenze, un disclaimer via email può proteggere un’azienda dall’essere citata in giudizio per negligenza.,
  • Alcune normative del settore richiedono alle aziende di includere i disclaimer via e-mail in tutta la corrispondenza via e-mail. Allegando un disclaimer specifico, le aziende si prendono cura della conformità normativa e si proteggono dall’essere penalizzate dallo stato per non averlo fatto.

Un disclaimer via email è legalmente vincolante?

Ci sono numerose leggi, accordi e accordi che impongono l’uso di e-mail disclaimer in alcuni casi.,

Canada

La legge canadese anti-spam (CASL) si applica a tutte le e-mail commerciali inviate in questo paese. Ogni e-mail deve includere il nome, l’attività commerciale, l’indirizzo postale, il numero di telefono, l’indirizzo web o e-mail e un link di cancellazione.

Questo è il motivo per cui le grandi organizzazioni in Canada utilizzano il software per aggiungere tutte queste informazioni a tutte le e-mail inviate dai loro dipendenti. Violare questa legge può costare alle organizzazioni fino a million 10 milioni.,

Unione Europea

Con la direttiva UE 2003/58 / CE che costringe tutte le aziende ad essere più trasparenti, vediamo che le aziende UE aggiungono disclaimer alle loro e-mail.

Ci sono leggi simili applicate al UK Companies Act, costringendo le imprese in Irlanda, Germania, Francia, Italia, Paesi Bassi e Danimarca per includere ulteriori informazioni in un disclaimer e-mail.,

Regno Unito

Secondo il UK Companies Act che è stato modificato nel 2007, ogni email aziendale deve includere un disclaimer che contiene il numero di registrazione della società, il luogo di registrazione e l’indirizzo della sede legale.

Stati Uniti d’America

Gli Stati Uniti hanno la legge di disclaimer più completa. La legge federale sulla gestione della sicurezza delle informazioni (FISMA) definisce un quadro al fine di proteggere le informazioni e le risorse.

Uno degli standard di conformità normativa FISMA include l’implementazione di un disclaimer autorizzato dagli Stati Uniti in tutte le e-mail.,

Cause legali civili all’interno del sistema giudiziario federale degli Stati Uniti le procedure sono specificate dalle regole federali di procedura civile (FRCP).

Una società deve fornire un disclaimer in cui afferma che il contenuto dell’e-mail non sarà soggetto a ricerca al fine di evitare la perdita di una causa quando viene richiesto loro di produrre i dati richiesti.

Un’altra legge federale negli Stati Uniti, il Freedom of Information Act (FOIA), è messo in atto per proteggere le informazioni dalla divulgazione in alcuni casi., Questo è il motivo per cui è importante inserire un disclaimer che informa il destinatario della posta che l’e-mail contiene informazioni sensibili che vanno sotto il FOIA.

L’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) si applica a tutte le organizzazioni che hanno accesso ai dati sanitari personali di un paziente. Queste aziende negli Stati Uniti possono utilizzare le esclusioni di responsabilità per informare i loro pazienti sui rischi legati a questo tipo di corrispondenza.

La legge Gramm-Leach-Bliley (GLBA) si applica alle istituzioni finanziarie., Le organizzazioni finanziarie devono allegare disclaimer alle loro e-mail al fine di evitare eventuali interruzioni di riservatezza.

Ci sono tre casi in cui l’utilizzo di un disclaimer e-mail è un must negli Stati Uniti: aziende del settore sanitario, istituzioni finanziarie, e ogni azienda che è sotto l’Internal Revenue Service (IRS) regolamento.

Dove inserire un disclaimer e-mail?

La pratica comune è quella di mettere un disclaimer in fondo a una e-mail., Ma, se guardiamo alcuni esempi, c’è una certa assurdità, specialmente in casi come “Questo messaggio e-mail è destinato ad essere ricevuto solo da persone aventi diritto a ricevere informazioni riservate”.

Se nell’e-mail sono presenti informazioni molto sensibili, è consigliabile controllare due volte il campo “Invia a” prima di fare clic su Invia.

Allegare un disclaimer di riservatezza alla fine del messaggio non è pratico. Sarebbe meglio tenerlo corto e posizionarlo all’inizio dell’e-mail.,

Questi sono i cosiddetti “disclaimer anteponi”. Le istituzioni finanziarie e le organizzazioni legali spesso scelgono di utilizzare questi.

D’altra parte, append disclaimer sono posizionati nella parte inferiore del corpo del messaggio e-mail.

Alcune organizzazioni preferiscono inserire un link al disclaimer append proprio all’inizio dell’e-mail, per evitare problemi indesiderati.

Esempi di disclaimer email

Violazione della riservatezza

L’intero contenuto di questo messaggio email è riservato. Questo vale anche per tutti i file ad esso allegati., Questa e-mail è destinata a un individuo o entità a cui sono indirizzati. Nel caso in cui non sei il destinatario di questa e-mail e l’hai ricevuta per errore, contatta immediatamente il gestore del sistema. Le informazioni contenute in questa e-mail sono molto sensibili e sono destinate al destinatario specifico. Questa e-mail non deve essere divulgata, distribuita o copiata. Se hai ricevuto questa e-mail e non è stato per voi, assicuratevi di avvisare immediatamente il mittente via e-mail e poi eliminare questa e-mail dal sistema., Divulgare, copiare, distribuire o intraprendere qualsiasi azione in base al contenuto dell’e-mail è severamente vietato. Consideratevi avvisati.

Responsabilità del datore di lavoro

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Stipulare contratti prevenzione

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