In questa serie l’autrice freelance ed esperta di supply chain Elaine Porteous esplora argomenti fondamentali nell’approvvigionamento.

La maggior parte degli uomini d’affari ha familiarità con le abbreviazioni RFP e RFQ, ma qual è la differenza e come vengono utilizzate?

La scelta del tipo di documento da utilizzare dipende dal prodotto o dal servizio richiesto e dal risultato desiderato: è necessaria una proposta o un’offerta di prezzo dettagliata?,

Una richiesta di proposta (RFP) è un metodo formale per ricevere proposte dettagliate e comparabili da diversi fornitori per un prodotto o servizio specificato. È un documento completo che dovrebbe fornire tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione di acquisto informata per gli acquisti strategici. Un processo RFP può richiedere qualsiasi cosa, da poche settimane a sei mesi.,

Una richiesta di preventivo (RFQ) è un documento di offerta competitiva utilizzato quando si invitano fornitori o appaltatori a presentare un’offerta di prezzo prodotti o servizi in cui i requisiti sono standardizzati o prodotti in quantità ripetitive. Una RFQ viene spesso utilizzata per articoli di alto volume/basso valore e dovrebbe essere completata più rapidamente di una RFP. L’acquirente deve fornire una specifica tecnica e le sue esigenze commerciali. Il documento può talvolta essere indicato come un Invito a presentare offerte o un invito a presentare offerte.,

Come scrivere un documento RFQ

Una RFQ ben costruita dovrebbe aprirsi con un’introduzione all’azienda e alla sua attività e una dichiarazione della necessità. Consente quindi ai fornitori di esprimere chiaramente le loro offerte per soddisfare tale esigenza e fornisce all’acquirente un modo equo per selezionare la soluzione migliore. Un modo efficace per farlo è fornire agli offerenti un modello progettato per ottenere tutte le informazioni necessarie in un formato che consenta un facile confronto. Il tempo trascorso in preparazione farà risparmiare tempo e frustrazione in seguito.,

Un processo RFQ a 6 fasi

Mentre le richieste di preventivo sono disponibili in tutte le forme e dimensioni, generalmente seguono sei passaggi chiave. Esaminiamo il processo dal punto di vista di un gioco di serpenti e scale.

  1. Preparazione del documento

Inizia la tua richiesta di offerta preparando la documentazione pertinente.,assicurarsi di aver incluso tutti i requisiti necessari che sono almeno i seguenti:

  • Definizione di prodotti o servizi con specifiche dettagliate
  • requisiti di Consegna
  • Quantità
  • termini di Pagamento
  • Il metodo proposto per la valutazione
  • Decisione timeline e nel processo di revisione
  • termini e condizioni del Contratto
  • Presentazione

Il modello, in un formato che può essere facilmente paragonato ad esempio Excel, dovrebbe includere la quantità, la ripartizione delle spese, se del caso, i prezzi, gli sconti di volume e il prezzo totale (prima delle imposte).,

Esempio di modello di prezzo RFQ

  1. Definire l’elenco fornitori

La RFQ potrebbe essere aperta a tutti i possibili offerenti. Il mercato globale è dinamico e ci sono nuovi operatori per tutto il tempo. Per semplificare il processo potrebbe essere necessario eseguire un evento di preselezione prima di inviare la richiesta di offerta a un elenco chiuso di offerenti approvati. Questo è il punto in cui è necessario valutare sia i rischi finanziari che operativi.

  1. Invio della RFQ

La RFQ deve includere istruzioni chiare per il suo completamento e la data di scadenza per l’invio., È importante lasciare abbastanza tempo per un offerente per formulare la sua risposta. La RFQ dovrebbe includere, come allegato, i termini e le condizioni dell’acquirente. Durante il periodo di preparazione dell’offerta, deve esserci un metodo con cui qualsiasi potenziale fornitore può porre domande di chiarimento e ricevere risposte. Tutti gli offerenti devono ricevere le stesse informazioni.

Ci sono molti fornitori di servizi con soluzioni ospitate e software di e-sourcing che possono automatizzare alcune parti del processo tra cui il Q& A e condividere le risposte., Gli offerenti possono caricare le loro offerte con i documenti giustificativi richiesti e ricevere notifiche.

  1. Ricevere le risposte e analizzare i risultati

Se ricevute da un sistema automatizzato o manualmente, le offerte devono essere soggette a riservatezza per garantire un risultato equo.

Best practice: chiudere l’offerta alla data di scadenza e aprire tutte le offerte immediatamente dopo.

  1. Selezionare il fornitore di successo

Il processo di valutazione è reso più semplice e veloce se si utilizza un modello efficiente e ben congegnato., L’aggiudicatario sarà quello che offre il prezzo più basso per i beni o servizi specificati nel rispetto di tutti i criteri di selezione. Ci può essere un processo di chiarimento necessario e negoziati minori necessari per raggiungere il giusto risultato. L’accordo è completato solo quando il contratto è firmato.

Best practice: documentare tutte le azioni intraprese durante il processo di richiesta di offerta, incluso il numero di offerte inviate, il numero di offerte ricevute, i criteri di valutazione, i membri del comitato di valutazione delle offerte e la decisione finale.,

  1. Avvisare i fornitori non riusciti

Notificare agli altri offerenti che il contratto è stato aggiudicato. Li ringrazio per la loro partecipazione; potrebbe essere necessario di nuovo in una data futura.

I passi 1-6 sopra elencati sono quelli che sono tradizionalmente seguiti nel settore commerciale dell’economia. Dipartimento di governo e altre autorità pubbliche possono avere regole più severe per il loro processo RFQ.,

A cosa fare attenzione con le RFQ

Il processo di RFQ può essere soggetto a irregolarità se l’elenco degli offerenti viene manipolato o limitato in modo innaturale per limitare la concorrenza. Il processo ha anche il potenziale per essere abusato in quanto i requisiti possono essere suddivisi in pacchi più piccoli per evitare un processo RFP più lungo e complesso. Non lasciare che ti succeda.

Credito fotografico: Smabs Sputzer (1956-2017)