MFP e fotocopiatrici consentono alle piccole imprese di creare, duplicare e trasmettere documenti da un’unica posizione. In precedenza, gli uffici si affidavano a più macchine per fare tutto ciò che una moderna stampante multifunzione o fotocopiatrice può fare. Con il passare degli anni, i progressi tecnologici hanno permesso ai produttori di sviluppare componenti più economici e più piccoli che potevano lavorare insieme in un unico sistema. Come tali, stampanti multifunzione e fotocopiatrici forniscono una piattaforma flessibile su cui le piccole imprese possono operare in modo più efficiente.,

Come un piccolo imprenditore, si potrebbe chiedere come sarebbe vantaggioso avere una stampante multifunzione o fotocopiatrice nel vostro ufficio, dato il costo iniziale di acquisto o di leasing di una macchina e la necessità di mantenere la carta e inchiostro di ricambio o cartucce di toner in magazzino. Questa domanda diventa ancora più diffusa se ci sono negozi di stampa nelle vicinanze, tra cui grandi catene come graffette che offrono servizi di stampa., Mentre prendendo la stampa e la copia ha bisogno di una terza parte può essere un’opzione interessante, una stampante multifunzione dedicata e copiatrice nel vostro ufficio vi farà risparmiare denaro nel lungo periodo, dal momento che la maggior parte delle macchine possono stampare ogni pagina per pochi centesimi quando si fattore di carta, inchiostro e il ciclo di lavoro complessivo. Mantenere queste attività in-house rende anche l’organizzazione dei documenti più facile e mantiene i dati sensibili in una posizione più centrale e sicura.,

Insieme ai loro vantaggi in ufficio, le MFP e le fotocopiatrici multifunzione hanno spesso caratteristiche che non solo rendono le operazioni quotidiane più efficienti, ma possono anche semplificare determinate attività. Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche per essere alla ricerca di quando si sta prendendo in considerazione una macchina per il vostro ufficio.

Velocità di stampa

Durante la stampa o la copia di un documento, nessuno vuole stare intorno a una macchina in attesa del completamento del lavoro. La maggior parte dei produttori di stampanti e fotocopiatrici multifunzione di oggi si sforzano di mettere macchine da stampa veloci sul mercato., Come le piccole imprese crescono per aggiungere più dipendenti, una macchina più veloce sarà di grande beneficio che l’azienda, dal momento che un dispositivo più lento sarà un collo di bottiglia di produttività.

Misurata in pagine al minuto (ppm), la velocità di stampa di una macchina è solitamente la stessa per i documenti monocromatici come per i documenti a colori, con i modelli di stampanti laser generalmente superiori ai modelli di stampanti a getto d’inchiostro. Nella nostra ricerca, abbiamo trovato macchine lente come 15 ppm e veloce come 85 ppm. Naturalmente, le macchine più veloci hanno cartellini dei prezzi più alti., La decisione di quanto velocemente è necessario la stampa per andare dipende in gran parte da quanto spesso è necessario che la stampante per eseguire in primo luogo.

Facilità d’uso

Una stampante multifunzione e una fotocopiatrice dovrebbero essere facili da usare, poiché quasi tutti nel tuo ufficio dovranno usarlo ad un certo punto. Grazie alla dipendenza dei modelli più moderni da un touchscreen a colori e all’integrazione con dispositivi Android e iOS per la stampa wireless, le macchine di oggi sono altamente funzionali indipendentemente dall’esperienza tecnica dell’utente.

La facilità d’uso si applica anche alla configurazione iniziale del sistema e alla formazione degli utenti., La maggior parte dei malfunzionamenti può essere attribuita all’errore umano, portando a blocchi importanti nella produzione. Ad esempio, se un memo ampiamente distribuito è difficile da leggere perché la macchina non è stata gestita correttamente, ciò ostacolerà la capacità della tua azienda di diffondere informazioni e comporterà una perdita di forniture se il lavoro deve essere rifatto.

Ciclo di lavoro

Ogni dispositivo multifunzione sul mercato ha limitazioni. Per stampanti e fotocopiatrici multifunzione, la limitazione principale è il ciclo di lavoro o il numero massimo di pagine che la macchina può eseguire in un mese., Pensate a come una regola empirica per la resistenza operativa della macchina. Nella nostra ricerca, abbiamo trovato macchine in grado di gestire solo 10.000 pagine al mese e alcune in grado di gestire 720.000. Dovrai valutare quanto sia importante il ciclo di lavoro di una macchina rispetto a quante pagine ti aspetti di attraversarlo.

Connettività e accessibilità

Una moderna stampante multifunzione e fotocopiatrice possono connettersi a Internet per svolgere determinate attività., È importante considerare quali funzionalità basate su Internet sono importanti per la tua azienda, come l’organizzazione di file basata su cloud per scaricare e stampare documenti o funzionalità di fax. Oltre alle funzionalità online, alcune stampanti possono interfacciarsi con altri dispositivi, come unità flash USB o telefoni cellulari per la connettività wireless tramite Bluetooth o Wi-Fi.

La tecnologia hands-free nelle stampanti e fotocopiatrici multifunzione di oggi rende queste macchine più accessibili a una gamma più ampia di dipendenti., Le persone con disabilità hanno spesso problemi con macchine per ufficio, così i produttori hanno adottato misure per rendere le cose più facili per quegli utenti. Con caratteristiche come segni in rilievo sulle tastiere, sensori di movimento e touchscreen a colori più grandi e più facili da leggere, chiunque può utilizzare una di queste macchine in modo efficace. Queste aggiunte aumentano non solo le opzioni dei tuoi lavoratori, ma anche la facilità d’uso della macchina, consentendo a tutti nel tuo ufficio di utilizzare la macchina indipendentemente da eventuali disabilità che potrebbero avere.,

Sicurezza

Quando si cerca una stampante multifunzione compatibile con cloud e copiatrice, si dovrebbe prestare attenzione ai dati di bordo e le misure di sicurezza di rete. Quando si aggiunge una fotocopiatrice alla rete locale, si tratta di un altro dispositivo endpoint che gli attori malintenzionati possono utilizzare per sfruttare i file system. Molte fotocopiatrici dispongono di controlli delle password, protocolli di policy di stampa centralizzati che un amministratore di sistema può utilizzare per impostare regole su come agisce la macchina e opzioni di accesso a livello utente per impedire a persone non autorizzate di utilizzare la macchina., Alcuni hanno crittografato hard disk per memorizzare i dati sensibili, mentre altri si basano su protocolli di crittografia per le loro connessioni Internet per mantenere i dati al sicuro. Se la tua attività si occupa di dati dei consumatori protetti da HIPAA, la sicurezza dovrebbe essere una priorità assoluta per te nella fotocopiatrice che scegli.

Mobilità

Anche se nessuno dovrebbe spostare la stampante multifunzione e la fotocopiatrice dell’ufficio in un momento, è importante considerare quanto spazio occuperà la macchina., Le piccole imprese tendono a non avere un sacco di immobili quando si inizia, quindi una macchina massiccia probabilmente non avrebbe senso per la maggior parte delle aziende a meno che non sia il punto cruciale del business. In molti casi, queste macchine stanno andando a rimanere su una scrivania o schedario, quindi il peso è anche una considerazione importante.

Asporto chiave: Poiché la maggior parte delle stampanti multifunzione e fotocopiatrici per lo più operano allo stesso modo, caratteristiche come funzionalità internet, alta velocità di stampa e controlli intuitivi possono aiutare a distinguere le migliori macchine da quelle mediocri.