Modelli gratuiti di schede attività in formato Excel, PDF, Word (settimanale, mensile, bisettimanale)

Se c’è una cosa con cui sia i dipendenti che i datori di lavoro sono d’accordo, è che il monitoraggio del tempo è un processo estremamente noioso.

Per semplificare il processo, scarica i tre modelli gratuiti di schede attività dei dipendenti nei formati MS excel, Google Sheets, MS Word o PDF forniti in questo articolo.

È inoltre possibile utilizzare uno strumento di monitoraggio automatico del tempo invece di compilare manualmente fogli di calcolo o PDF.,

Utilizzando uno strumento di monitoraggio automatico del tempo come Time Doctor vi darà rapporti molto più precisi con zero sforzo manuale-risparmio di tempo e denaro.

Per informazioni su come Time Doctor traccia automaticamente il tempo per te, vai a questa sezione di questo articolo.,”>

che Cosa Ci occuperemo in Questo Articolo:

I 3 Tipi di Schede di attività per il Download:

È possibile fare clic di seguito per ogni modello (in MS excel, Google Docs, MS Word e PDF)

• Settimanale Modello di Foglio
• Bi-Settimanale, Modello di Foglio
• Mensile Modello di Foglio

Automatizzato di Monitoraggio in Tempo

• Contro Di Excel Fogli di lavoro
• Utilizzo Automatizzato di Monitoraggio in Tempo Strumenti invece di manuale di modelli

scheda attività Fondamentali:

• che Cosa È un Foglio?,
• Applicazioni di fogli di tempo?
• Come semplificare il processo di monitoraggio del tempo
• Suggerimenti chiave per l’utilizzo di fogli di tempo

Weekly Timesheet Template Free

Weekly Timesheet modelli vengono utilizzati quando si calcola ore di lavoro e periodi di paga su base settimanale.

Note sul nostro modello di scheda attività settimanale semplice:

Il campo “Inizio settimana” inserisce automaticamente la data di oggi e riempie le colonne “data” e “giorno” di conseguenza. È possibile modificare questo manualmente.,

Il totale delle ore lavorate dai dipendenti viene calcolato automaticamente. Hai solo bisogno di inserire i dati di Time In e Time Out.

La retribuzione totale viene calcolata automaticamente in base alla tariffa oraria impostata.

I calcoli automatici si applicano solo a queste versioni: Fogli Google e Microsoft Excel. Abbiamo fornito solo modelli di scheda attività vuoti gratuiti per Microsoft Word e PDF.,

Download scheda attività Link:

• Gratuito di Google Sheet (Quando sei sul foglio, fare clic su File > crea una Copia se si desidera creare la vostra copia)
• Free Excel Modello di foglio
• La Parola Modello di foglio
• Free PDF Modello di foglio

Bi-Settimanale Timesheet Modello Free

Se si calcolano le ore di lavoro e periodi di pagamento ogni due settimane, un bisettimanale timesheet modello che si adattano meglio.,

Note sul nostro modello di scheda attività semplice bisettimanale:

Il campo “Inizio settimana” immette automaticamente la data odierna e riempie di conseguenza le colonne “data” e “giorno”. È possibile modificare questo manualmente.

Il totale delle ore lavorate dai dipendenti viene calcolato automaticamente. Hai solo bisogno di inserire i dati di Time In e Time Out.

La retribuzione totale viene calcolata automaticamente in base alla tariffa oraria impostata.

I calcoli automatici si applicano solo a queste versioni: Fogli Google e Microsoft Excel., Abbiamo fornito solo un modello di scheda attività vuoto per Word e PDF.,

Download scheda attività Link:

• Gratuito di Google Sheet (Quando sei sul foglio, fare clic su File > crea una Copia se si desidera creare la vostra copia)
• Free Bisettimanale Excel Timesheet Modello
• La Parola Bisettimanale Timesheet Modello
• Free PDF Bisettimanale Timesheet Modello

Timesheet Mensile Template Gratis

Questo timecard modello è più dettagliate in quanto fornisce una panoramica mensile delle ore di lavoro e salario settimanale di disaggregazione dei dati., Si può anche dividere questo in una scheda attività semi mensile.

Note sul nostro modello di scheda attività mensile semplice:

In questa scheda attività mensile gratuita, il campo “Mese” inserisce automaticamente il mese corrente. È possibile modificarlo manualmente inserendo qualsiasi data del mese per cui si desidera creare una scheda attività.

Le date e i giorni si riempiono automaticamente in base al campo “Mese” nella scheda attività mensile di excel. Questo include la colonna “Inizio settimana”.,

Le ore totali dei dipendenti lavorate sono calcolate automaticamente su base mensile in questa scheda attività mensile gratuita. Hai solo bisogno di inserire i dati di Time In e Time Out nella sezione Ripartizione settimanale.

La retribuzione totale viene calcolata automaticamente in base alla tariffa oraria impostata e al periodo di pagamento.

I calcoli automatici si applicano solo a queste versioni: Fogli Google e Microsoft Excel. Abbiamo fornito solo un modello di scheda attività vuoto per Word e PDF.,

di Tempo per Scaricare il foglio Link:

• Gratuito di Google Sheet (Quando sei sul foglio, fare clic su File > crea una Copia se si desidera creare la vostra copia)
• Gratuito di Microsoft Excel Mensile Modello di foglio
• Gratuito di Microsoft Word Mensile Modello di foglio
• Free PDF Mensile Modello di foglio

Limitazioni del Manuale di Rilevamento del Tempo con i Modelli

l’Utilizzo di fogli di calcolo o documenti per tenere traccia del tempo ha diverse limitazioni., È molto più efficace automatizzare il monitoraggio del tempo con uno strumento come Time Doctor.

1) Il fattore di errore umano

Ci sono un sacco di possibilità derivanti da errore umano che potrebbe portare a enormi errori in schede attività di Excel. Ad esempio, semplicemente utilizzando le formule sbagliate, incorporando formati sbagliati o erroneamente tralasciando figure chiave può portare a massicci errori di calcolo nei tassi di retribuzione dei dipendenti.

Infatti, uno degli errori umani più comuni fatti in schede attività di Excel è erroneamente eliminarli., Cercare di recuperare questi fogli cancellati può essere un compito molto difficile e portare inevitabilmente a crisi.

2) La discrepanza tra le ore effettive lavorate rispetto alle ore segnalate lavorate

Mentre devi fidarti dei tuoi dipendenti, non puoi garantire che ognuno di loro sarà accurato con la loro segnalazione. Ci possono anche essere errori involontari nella segnalazione ore effettive lavorate.

Sfortunatamente, i fogli Excel non forniscono la possibilità di monitorare le ore effettive lavorate in tempo reale. I fogli di tempo sono basati sulle ore lavorate riportate, inserite manualmente nei fogli di calcolo.,

Una discrepanza di circa 5-10 minuti ogni giorno potrebbe non essere un problema, ma quando questa differenza sale, potresti perdere un sacco di soldi.

3) Non è possibile modificare o aggiornare i dati

Il tempo di tracciamento comporta sempre elementi di modifica – che si tratti di un nuovo compito improvviso o se qualcosa richiede più tempo del previsto – deve sempre esserci spazio per la regolazione.

Tuttavia, la modifica dei dati sui modelli Excel tradizionali richiede molto tempo.,

Questa difficoltà ha enormi implicazioni quando gli aggiornamenti sono visti troppo tardi e il dipendente è già stato fatturato per una quantità inferiore di ore di quanto effettivamente lavorato.

4) È difficile valutare la produttività

Certo, le schede attività di Excel forniscono ai manager tutte le ore che i lavoratori hanno lavorato in una particolare settimana o mese, ma sono troppi dati da esaminare contemporaneamente.

Il formato di questi dati non è favorevole a prendere decisioni penetranti. Inoltre, le probabilità che un manager fraintenda le informazioni sono piuttosto alte visto che è abbastanza difficile attraversarle tutte.,

5)Il problema con i dati storici

È necessario ricordare che le schede attività di Excel non sono progettate per memorizzare i dati storici. Ciò significa che molto spesso, per risparmiare spazio, l’edizione precedente dei rapporti viene scritta e aggiornata.

Lo svantaggio di questo è che non hai più accesso ai dati più vecchi.

Il più grande svantaggio di non avere accesso ai dati storici è che le aziende non possono individuare le tendenze a lungo termine e analizzare la produttività nel tempo o addirittura avere la prova per risolvere le controversie sulle ore lavorate in futuro.,

6) Non si ha accesso ai rapporti “in tempo reale”

Le schede attività vengono spesso inviate ai manager su base settimanale.

Ciò significa che i manager non ricevono aggiornamenti sulle ore di lavoro di un dipendente in tempo reale. Il problema qui è che i manager ottengono solo una “copia ritardata”, molte volte questi fogli potrebbero non riflettere ciò che sta accadendo o se ci sono state modifiche alle circostanze.

Inoltre, questi rapporti possono perdersi nella casella di posta manager o possono ottenere la versione errata e obsoleta del file.,

7) La loro tendenza a bloccarsi

Più un foglio Excel viene aggiornato o condiviso, maggiori sono le probabilità che il file venga danneggiato e inutilizzabile. Non puoi correre questo rischio quando si tratta dell’importante compito del monitoraggio del tempo.

Utilizzare uno strumento automatico Time Tracker

Se avete bisogno di un modo più efficiente per monitorare il tempo, qualcosa che richiede meno del vostro tempo per gestire e analizzare, uno strumento di monitoraggio online automatizzato è per voi.,

Software professionale timesheet come Time Doctor è una grande alternativa ai fogli di tempo dei dipendenti manuali. Time Doctor è uno strumento di monitoraggio del tempo che ti fornisce report automatici sulle attività lavorative dei tuoi dipendenti, tra cui:

• I compiti su cui hanno lavorato
• Il tempo impiegato
• Quali siti hanno visitato durante le ore normali
• Orologio in orari e orari di clock e altro ancora.

Con questo orologio basato su software, tenere traccia delle ore lavorate non è mai stato così facile!,

Alcune caratteristiche di base di Time Doctor

Facile monitoraggio del tempo per le attività

I dipendenti devono avviare un timer relativo a un’attività e Time Doctor viene eseguito in background registrando quanto tempo il dipendente trascorre in quell’attività specifica. Non c’è bisogno di alcuna calcolatrice scheda attività manuale – devono solo accedere e uscire. Rende l’intero processo di monitoraggio del tempo per le singole attività che molto più semplice.,

Monitoraggio dell’utilizzo

Con Time Doctor, puoi monitorare lo scarso utilizzo del tempo, come il tempo che i tuoi lavoratori trascorrono su siti improduttivi come YouTube e Facebook, per assicurarti che i tuoi dipendenti non stiano rallentando durante le loro ore normali. Quando un dipendente accede a siti web come questi, Time Doctor invia automaticamente un pop-up che chiede se stanno ancora lavorando.

Questa è una funzione molto utile e di solito non disponibile in questa forma semplicistica in altri strumenti di monitoraggio del tempo come il software Dovico timesheet, Toggl, ecc.,

Time Doctor può anche prendere screenshot degli schermi dei dipendenti a intervalli casuali durante le loro ore di lavoro per assicurarsi che stiano lavorando. È possibile disattivare questa funzione, se lo si desidera. Se si utilizza questo, si consiglia di informare i dipendenti che si sta prendendo screenshot.

Il software assumerà automaticamente che un dipendente stia facendo una pausa se c’è inattività per tre minuti. Questo assicura che il software non è in esecuzione per errore quando i dipendenti sono sulle loro pause pranzo o sono solo prendendo una rapida pausa.,

Inutile dire che un normale foglio di calcolo non sarà in grado di monitorare i dipendenti in questa misura.

Reporting avanzato

I rapporti temporali generati da Time Doctor sono molto più dettagliati di quelli ottenuti da un normale foglio orario, rendendo il processo di tracciamento del tempo più significativo.

È possibile visualizzare i dati su più parametri in un batter d’occhio. Hai accesso a report dettagliati sull’utilizzo del tempo ordinati per individui, gruppi, progetti e periodi di tempo, cosa che non ottieni da normali fogli di calcolo e timecard.,

Ecco alcuni dei rapporti a cui hai accesso quando usi Time Doctor:

1) Rapporto Timesheet

Il rapporto timesheet evidenzia le ore totali lavorate dai tuoi dipendenti durante un periodo specifico in modo da avere un’idea di cosa stanno facendo. Cosa c’è di più è che si può facilmente esportare questi in entrambi .CSV o .Formati XLS per rendere più facile da memorizzare.

2) Time Use Report

Con questo, puoi vedere su cosa stava lavorando ogni singolo membro del team in un determinato periodo., Poiché Time Doctor richiede agli utenti di inserire l’attività su cui stanno lavorando prima del monitoraggio, avrai una ripartizione accurata di quanto tempo ciascun utente ha speso per ogni attività durante un periodo.

3) Timeline Daily Report

Come un modello di scheda attività quotidiana, la timeline daily report ti dà una ripartizione dettagliata di tutto il lavoro che i dipendenti hanno fatto in un giorno – saprete quali compiti sono stati lavorati su, da chi e per quanto tempo.,

4) Relazione sui progetti

Come una scheda attività del progetto, la relazione sui progetti si concentra sui singoli progetti. Si ottiene una ripartizione della quantità di tempo speso per l’attività in totale, nonché identificare quale membro del team ha trascorso la maggior parte del tempo su di esso.

5) Rapporto presenze

Il rapporto presenze rende molto più facile il monitoraggio degli assenti in una squadra remota. Avrai una lista di tutti gli assenti nella settimana insieme al motivo per cui non ce l’hanno fatta.,

6) Rapporto sull’uso del tempo scadente

Time Doctor ha una protezione integrata per garantire che i dipendenti trascorrano del tempo nei posti giusti.

Siti come Reddit, Facebook, Youtube, Twitter ecc sono tutti classificati come potenziale scarso utilizzo del tempo (questo elenco è personalizzabile e la funzione può essere disabilitata).

Time Doctor registrerà quali di questi siti un dipendente ha visitato, quando lo hanno visitato e per quanto tempo – assicurandosi che ci sia una gestione efficace del tempo.,

Pensalo come un calcolatore di carte di tempo progettato per tenere traccia delle ore trascorse in attività su cui non vuoi che i tuoi dipendenti lavorino.

7) Rapporto sull’utilizzo di Web e app

Questo rapporto mostra tutto l’utilizzo di Internet e l’attività applicativa di ciascun dipendente. Tuttavia non è abbastanza dettagliato da mostrarti quali di queste app o siti erano improduttivi: dovrai utilizzare il rapporto sull’utilizzo del tempo scarso per monitorarlo.,

Controlli sulla privacy

Time Doctor offre ai tuoi dipendenti tutta la sicurezza di cui hanno bisogno per quanto riguarda la loro privacy quando si utilizza un’app di monitoraggio del tempo. Nulla verrà registrato o monitorato quando hanno segnato che non stanno lavorando.

Anche se uno screenshot è stato preso quando erano in pausa e ha dimenticato di mettere in pausa Time Doctor, hanno la possibilità di eliminarlo.,

Integrazioni multiple

Time Doctor ha più integrazioni con strumenti che il tuo team potrebbe già utilizzare come Todoist e Slack – rendendo la transizione all’utilizzo di un software di monitoraggio del tempo dei dipendenti da un foglio di calcolo tradizionale molto più semplice.

Che cos’è una scheda attività?

Una scheda attività è un foglio di calcolo per registrare quanto tempo un dipendente ha trascorso a lavorare su compiti diversi., I tuoi dipendenti inseriscono l’ora esatta in cui iniziano a lavorare per il giorno e anche il loro tempo di uscita, ovvero quando si disconnettono. Quindi viene calcolato il tempo totale lavorato su singole attività. E ‘cosi’ semplice.

Tenere traccia di quanto tempo un dipendente lavora può essere incredibilmente utile. Non solo rende l’intero processo del libro paga per le ore totali lavorate molto più trasparente, ma assicura anche che i dipendenti rimangano organizzati.,e si deve avere campi di dati per la classifica:

• Un dipendente nome e Numero di ID, se applicabile
• Una riga per ogni giorno della settimana
• Una colonna per la data, l’ora di inizio e ora di fine
• In alcuni casi, una colonna di elenco di ore di lavoro straordinario e di congedo per malattia
• Un’area per il superiore e dipendente di mettere una firma per convalidare l’accuratezza delle informazioni nel foglio di tempo

Applicazioni di Schede di attività

Come accennato in precedenza, una scheda attività professionale può essere un utile strumento per il monitoraggio dei dipendenti del processo.,

Ecco alcuni motivi per cui dovresti usare una scheda attività:

Per mantenere i record e risolvere le controversie

Il motivo principale per cui i datori di lavoro usano i fogli di tempo è mantenere un record di quante ore lavorano i loro dipendenti e registrare gli straordinari messi in. Se hanno un modo organizzato e affidabile di monitorare quanto lavoro i loro dipendenti messo in, lo rende misurare le loro prestazioni. Se la loro retribuzione è legata alle ore lavorate (ad esempio per i membri del team freelance o a contratto) le schede attività rendono più facile pagarle di conseguenza.,

Ciò che fa anche questo è evitare una situazione in cui vi è una grave controversia sul libro paga tra il datore di lavoro e il dipendente sul lavoro messo in e la successiva retribuzione degli straordinari. Dal momento che c’è un record accurato disponibile delle ore di lavoro dei dipendenti, queste controversie sul libro paga possono essere gestite facilmente.

Per fornire preventivi accurati ai clienti

Un altro vantaggio della registrazione delle ore totali lavorate è che è più facile fornire preventivi accurati ai clienti. Con un foglio di tempo affidabile, appaltatori indipendenti possono dare preventivi ai clienti con più fiducia., Aumenta anche la trasparenza dell’intero processo in quanto i clienti sanno quante ore di attività specifiche hanno preso e perché vengono addebitati un importo X per quelle ore fatturabili lavorate.

Per migliorare la produttività delle attività

In una scheda attività dettagliata, i dipendenti possono elencare il tempo che trascorrono in attività ripetitive per tutto il giorno. I datori di lavoro possono utilizzare queste informazioni per calcolare quante ore queste attività specifiche prendono in generale e migliorare la produttività del team per le attività ripetitive e regolari., Inoltre, con un modo accurato per misurare le ore lavorate dai dipendenti, il periodo di paga per i dipendenti può essere regolato per compensare le assenze per malattia.

Tuttavia, la creazione di una tabella da zero per monitorare le ore totali lavorate e quindi calcolare la retribuzione appropriata a una tariffa oraria come questa potrebbe diventare un processo noioso, specialmente se lo si sta facendo manualmente su schede cartacee.,

È una delle più grandi lamentele che sentiamo dai proprietari di piccole imprese che hanno appena assunto il loro primo dipendente o libero professionista e non pensano di essere pronti a investire pesantemente in software come un calcolatore di schede temporali – non sembrano rendere il processo di scheda attività abbastanza efficiente.

Per aiutarti in questo, ti abbiamo fornito modelli di scheda attività gratuiti, ognuno con diversi formati in base alle tue esigenze. Basta scaricarli e usarli per rendere il vostro processo di monitoraggio del tempo un gioco da ragazzi!,

Tuttavia, se vuoi provare le schede attività automatizzate, fai clic qui per sapere come Time Doctor prepara le schede attività automatizzate per te.

Come semplificare il processo di monitoraggio del tempo

Ora che hai il tuo modello di scheda attività gratuito pronto, è il momento di presentarlo ai tuoi dipendenti e rendere l’intero processo il più semplice possibile.

Puoi farlo concentrandoti sulla distribuzione e sulla raccolta di schede attività.,

Distribuzione

Mentre alcune organizzazioni utilizzano ancora schede attività cartacee, la maggior parte sono passati a schede attività online per la loro facilità di distribuzione.

• Puoi caricare un foglio di calcolo online su un account di lavoro condiviso come Google Docs o Dropbox in cui ogni dipendente ha accesso al foglio di calcolo in ogni momento.
• In alternativa, se i dipendenti lavorano in condizioni molto diverse e richiedono diversi tipi di schede attività, si può sempre e-mail a loro personalmente.,
• Per rendere questa facilità di accesso più semplice, abbiamo incluso più formati di fogli di calcolo dello stesso modello excel free – scegli uno che tu ei tuoi dipendenti sono confortevoli con.

Collezione

• Assicurati di stabilire scadenze per tutti i tuoi dipendenti per presentare le loro schede attività. Non vuoi che i tuoi dipendenti inviino le schede attività in giorni diversi.
• Specificare un formato in cui il modello di scheda attività dipendente deve essere inviato al gestore. Se è inviato via email direttamente a voi, caricato su un account condiviso, o anche stampato su schede cartacee., Stabilire uniformità rende sempre più facile il processo.
• Assicurati che abbiano firmato/contrassegnato una dichiarazione di approvazione sui moduli quando te la danno. Si desidera anche includere una sezione per loro di mettere in tutte le ore di lavoro straordinario lavorato e assenze per malattia prese.

Due suggerimenti chiave per l’utilizzo di schede attività

Keep It Simple

Vuoi che il tuo foglio di tempo sia il più facile da capire possibile. I dipendenti dovrebbero affrontare alcuna confusione su dove e cosa devono ingresso., Le schede attività dovrebbero rendere più facile il processo di monitoraggio del tempo per il datore di lavoro e i dipendenti, non il contrario.

Categorizzare

Per rendere il processo ancora più snella, provare un assegnare compiti con numeri di codice che i dipendenti possono annotare nelle loro schede attività. In questo modo è possibile sapere quanto tempo i dipendenti spendono su attività specifiche che vi aiuterà ad analizzare i dati meglio per la pianificazione di programmi di attività future.

Siamo tutti d’accordo che le schede attività sono uno strumento incredibilmente utile., Tuttavia, schede attività cartacee o anche schede attività online tradizionali non sono il modo più efficiente per andare circa il tempo di monitoraggio.

Considerazioni finali

Ottenere Time Doctor per $9.99 per utente al mese, se si desidera un no-fuss, metodo efficiente di monitoraggio del tempo. Se siete ancora sul recinto, utilizzare questa prova gratuita per ottenere l’accesso al nostro software libero timesheet per 14 giorni (senza bisogno di dati della carta di credito) e vedere quanto sia efficace rispetto a qualsiasi foglio di calcolo tradizionale o altro software.,

Se un software non è quello che vuoi, scarica il nostro modello di scheda attività vuoto gratuito che funziona meglio per te e la tua attività.

Che si tratti di fogli di calcolo settimanali bisettimanali o mensili, questi modelli di scheda attività dei dipendenti sono tenuti ad aiutare te e il tuo team a concentrarsi maggiormente su compiti importanti e rimanere produttivi invece di spendere tutte le tue energie per monitorare le ore di lavoro dei dipendenti.,