L’email è una delle attività che richiede più tempo che le persone fanno ogni giorno, indipendentemente dal tipo di attività in cui si trovano. La persona media spende 28% della loro settimana di lavoro a leggere, scrivere e rispondere alle e-mail (e la ricerca attraverso di loro!).

Quando l’e-mail non viene gestita in modo molto efficiente, le persone finiscono con tutti i messaggi che arrivano in una casella di posta sovraccaricata che sembra diventare più grande ogni settimana., I messaggi vengono interrati e gli utenti trascorrono ore a cercare di ordinare informazioni rilevanti e importanti da meno importanti.

Outlook in Microsoft 365 offre agli utenti molti strumenti per migliorare il modo in cui gestiscono la posta elettronica per aumentare la produttività, ma devi sapere come usarli per ottenere il massimo beneficio.

Se siete stati alla ricerca di modi per rendere e-mail meno di una resistenza sul vostro tempo e più efficiente, abbiamo diversi suggerimenti qui sotto per aiutare.,

Utilizzare Posta in arrivo focalizzata per risolvere automaticamente i messaggi importanti

Cercando di risolvere lo spam o e-mail meno urgenti da quelli importanti non è solo in termini di tempo, può anche causare agli utenti di perdere messaggi importanti che sono inseriti tra pubblicità e spam.

L’utilizzo di posta in arrivo focalizzata in Outlook consente di separare la posta in arrivo in due schede separate – Focalizzate e Altre.

Puoi attivarlo andando alla scheda Visualizza in Outlook e facendo clic su “Mostra posta in arrivo focalizzata”.,

Quindi sposti i tuoi messaggi importanti su Focalizzati, in modo che il sistema capisca quali sono i più importanti per te.

Questo può risparmiare tonnellate di tempo cercando di identificare i messaggi più importanti, dal momento che Outlook li separerà per voi.

Organizza la tua posta usando le cartelle& Categorie

Quando tutti i messaggi sono seduti in una singola cartella, rende molto più difficile trovarne uno “arrivato la scorsa settimana” di cui hai bisogno urgentemente., Il tempo necessario per impostare cartelle o categorie può consentire di inserire le automazioni di ordinamento della posta nell’utilizzo delle regole e semplificare l’individuazione immediata di un determinato tipo di messaggio.

  • Cartelle: Può essere utilizzato con POP o IMAP
  • Categorie: Può essere utilizzato solo con POP

Cartelle: È possibile fare clic destro su qualsiasi cartella nel pannello di posta e quindi fare clic per aggiungere una nuova cartella. Queste cartelle possono quindi essere utilizzate per memorizzare diversi tipi di posta (ad esempio per reparto, cliente, collega, ecc.).

Categorie: Le categorie consentono di codificare a colori diversi tipi di posta (ad es., per reparto, scopo, cliente, ecc.). Ciò consente di riconoscere istantaneamente un particolare tipo di messaggio perché verrà evidenziato con il colore designato.

Sblocca la posta automatica con le regole

Le regole di posta possono trasformare Outlook in un assistente di posta automatica per te. Si può avere la posta automaticamente spostato in una cartella specifica quando si tratta in, impostazione automatica in avanti o autorisponditori, e molto altro ancora.

Le regole possono salvarti da più attività manuali e impedirti di dover guardare la tua casella di posta elettronica tutto il giorno per un messaggio importante., Qui ci sono un paio di regole comuni è possibile impostare:

  • Riprodurre un suono quando i messaggi provenienti da un determinato mittente venire in
  • Automaticamente spostare un messaggio in una cartella, se si ha una certa parola nella riga dell’oggetto
  • Spostare la posta nella casella Cc in una certa cartella
  • assegnare Automaticamente una categoria basata sulla mail mittente indirizzo
  • Mark mail da un certo dominio di posta per il follow-up

Utilizzare le Quattro D di Gestione di Posta elettronica

Microsoft suggerisce di rendere la gestione di posta elettronica più efficiente utilizzando le Quattro D di gestione di posta elettronica ogni volta che si legge un messaggio.,

Questo ti impedisce di avere una casella di posta che continua a diventare più grande e ti aiuta a diventare più efficiente e produttivo in Outlook.

Quando si leggono i messaggi, eseguire una di queste quattro azioni:

  • Eliminarlo
  • Farlo (cioè, rispondere o file per riferimento)
  • Delegare (in avanti a qualcuno)
  • Posticipa (utilizzare categorie o bandiere per aggiungere all’elenco attività per la successiva)

Uso di Attività o OneNote per Pulire la Tua casella di Posta

Una cosa che gli utenti tendono a fare, che porta alla frustrazione più tardi, è quello di mantenere tutte quelle “necessità di fare in seguito” messaggi seduto nella loro casella di posta. Non vogliono eliminare qualcosa che ha informazioni di cui hanno bisogno in seguito per un particolare progetto.

Un modo per eliminare questi messaggi è spostarli da “e-mail” in un flusso di lavoro “attività”., È possibile farlo spostando l’e-mail a entrambe le attività in Outlook o OneNote.

Compiti: Per trasformare un’e-mail in un’attività nell’elenco delle attività di Outlook, tutto ciò che devi fare è trascinarlo verso il basso sull’icona dell’attività (appunti con segno di spunta) nella finestra di posta di Outlook. Questo aprirà automaticamente una nuova attività con il corpo dell’e-mail incluso.

OneNote: OneNote ti offre un posto dove raccogliere tutti i tipi di dati relativi a progetti o attività (testo, immagini, siti Web, ecc.) Se si dispone di un’e-mail relativa a un’attività o un progetto, è possibile inviarla all’indirizzo e-mail di OneNote per salvarla nel file di attività appropriato.,

Con la tua email memorizzata come attività, puoi rimuoverla in modo sicuro dalla tua casella di posta, aiutandoti ad avvicinarti a “posta in arrivo zero.”

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