Guida al processo RFP

L’obiettivo del processo RFP è quello di definire una sfida e quindi trovare il fornitore giusto per soddisfare tale esigenza. Trovare il fornitore giusto significa concentrarsi su più di un semplice prezzo. RFP consentono agli acquirenti di creare un complesso confronto fornitore side-by-side di fattori importanti. Ad esempio, la RFP può chiedere affidabilità, esperienza, qualità, politiche e sicurezza.,

9 passaggi di come funzionano le RFP

Comprensibilmente, prendere in considerazione ciascuno di questi elementi può essere travolgente. Tuttavia, se suddiviso nei suoi componenti di base, il processo RFP consiste in nove semplici passaggi:

1. Brainstorm le vostre esigenze

In primo luogo, il team RFP, guidato dal responsabile acquisti, deve riunirsi per decidere esattamente cosa stanno cercando. In effetti, le parti interessate, gli utenti finali, l’IT, la finanza e tutti gli altri team che saranno interessati dalla decisione di approvvigionamento sono coinvolti nel processo iniziale di raccolta dei requisiti.,

Insieme, dovrebbero definire la RFP, ovvero la sfida che vogliono superare o l’obiettivo che vogliono raggiungere, nonché quale sarà il successo. Inoltre, devono contribuire a creare domande RFP, stabilire l’ambito e dare priorità ai criteri di selezione.

2. Crea una RFP significativa

Successivamente, è il momento di scrivere la RFP. Se possibile, è utile iniziare con un modello RFP e personalizzarlo. Non dimenticare di seguire le migliori pratiche e includere domande che parlano alle tue esigenze e situazioni specifiche. Ad esempio, queste domande possono essere adattate a quasi tutti i progetti di approvvigionamento.,

  • Chi sono i tuoi concorrenti? Porre questa domanda può aiutare gli emittenti a determinare l’integrità di un fornitore. Consente agli emittenti di sapere se i fornitori sono onesti su chi sono i loro concorrenti e perché perdono a loro. Può anche aiutare gli emittenti a determinare se ci sono altre opzioni che dovrebbero esplorare.
  • Qual è il tuo processo di implementazione? Al momento dell’acquisto di software, comprese le domande di successo del cliente è la chiave. Gli emittenti RFP dovrebbero determinare quanto tempo impiegherà il processo di onboarding. Inoltre, esplora le opzioni di supporto e self-service disponibili.,
  • Che tipo di formazione offri? Più complessa è la soluzione, più importante è questa domanda. Se non capisci come utilizzare tutte le funzionalità e le funzionalità della soluzione, potresti perdere i principali vantaggi. Gli emittenti RFP dovrebbero informarsi sull’ambito di offerta dei fornitori di formazione e sui formati disponibili.
  • Puoi fornire riferimenti, recensioni o casi di studio? Certamente, non c’è modo migliore per determinare l’efficacia di una soluzione che conoscere le esperienze di coloro che già lo utilizzano.,

Porre le domande giuste dà il vostro significato RFP e assicura avrete le informazioni necessarie per prendere una decisione sicura.

Per ulteriori suggerimenti su come scrivere domande approfondite RFP, controllare questo blog: Le migliori domande RFP per chiedere i vostri fornitori.

3. Invita i fornitori a rispondere

Ora che hai scritto la tua RFP, è il momento di raccogliere le proposte dei fornitori. Nella maggior parte dei casi, si svilupperà un elenco di fornitori e chiedere loro risposte direttamente, ma alcune organizzazioni utilizzano anche i servizi di offerta che pubblicano le loro RFP pubblicamente., Questa opzione può aumentare le tue risposte, ma probabilmente porterà a diverse risposte irrilevanti. Di conseguenza, investirai più tempo nel punteggio.

4. Valutare le proposte

Una volta raccolte le risposte del fornitore, ti consigliamo di segnare le loro risposte. Si consiglia di adottare un approccio di punteggio ponderato per aiutare a dare priorità ai fattori decisionali. Il punteggio ponderato stabilisce i valori dei punti per le sezioni e le singole domande nella RFP in base alla loro importanza. Ciò consente di determinare oggettivamente quale fornitore si adatta veramente meglio alle proprie esigenze.

5., Selezionare la shortlist

In base alla valutazione iniziale della proposta, è possibile creare una shortlist fornitore — un elenco di cinque o giù di lì fornitori che si passa alle fasi finali del processo di RFP. Tutti i fornitori nella tua lista dovrebbero essere contendenti seri con cui puoi immaginare la tua organizzazione che collabora. Chiedere a questi finalisti RFP chiarire domande o richiedere una presentazione RFP per aiutarvi a prendere la vostra decisione finale..

6. Negoziare

Questa è la fase in cui si assicura la vostra organizzazione sta ottenendo il miglior affare possibile., C’è un fornitore nella tua lista che sarebbe ben più avanti del resto del pacchetto se fosse appena sceso sul prezzo? Faglielo sapere. La maggior parte dei fornitori sarà felice di negoziare un po’, soprattutto se sanno quanto sei vicino a una decisione di acquisto. Ricorda, sii il più trasparente possibile con le tue aspettative e fai sapere al venditore cosa significa potenzialmente vincere la RFP per loro.

7. Fai la tua selezione finale

Ora alla parte divertente: fare la tua selezione effettiva. Assicurati di informare il fornitore che hai selezionato, così come i fornitori che non hai fatto., Ricordatevi di essere rispettosi e prendere in considerazione offrendo un feedback. Solo perché non hai selezionato un fornitore oggi non significa che non sarà un’opzione praticabile per la tua organizzazione in futuro.

8. Firma il contratto

È ora di renderlo ufficiale. Essere sicuri di avere un avvocato rivedere tutta la lingua del contratto prima di firmare qualsiasi cosa. Vuoi assicurarti che tutto sia impostato in base alle tue aspettative.

9. Revisione in corso

Infine, ti consigliamo di stabilire il processo di valutazione del fornitore in corso. Si consiglia di utilizzare una scorecard fornitore per garantire fornitori soddisfare le vostre esigenze., Questo approccio garantisce ai fornitori di fornire il ritorno sull’investimento (ROI) e i risultati che si desidera ottenere. Assicurati di far sapere al fornitore di tutte le aree in cui ritieni che siano in calo in modo da avere l’opportunità di correggere e soddisfare le tue aspettative.

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