como gerente de negocios, tiene muchas responsabilidades: planificar proyectos, crear y ejecutar marketing, coordinar entregas, organizar empleados y garantizar el buen funcionamiento de su empresa. Pero a diferencia de otros trabajos de complejidad similar, no tiene departamentos de soporte para respaldarlo. Es todo tuyo.

sin duda, una de las tareas de gestión más difíciles es programar a sus empleados. Tratar de crear el horario de trabajo perfecto es a menudo como tratar de arrear un kindle de gatitos.,

Afortunadamente, hay herramientas disponibles que pueden ayudar con este proceso. Algunos incluso pueden actuar como su propio departamento personal de Recursos Humanos y proporcionar información para simplificar la creación de horarios.

entonces, ¿cuáles son las mejores herramientas de work schedule maker para empresas en 2020 que puede esperar probar? Este artículo responderá a esa pregunta.

free Work Schedule Maker Tools

Pen & Paper

comenzamos con el creador de horarios más básico de todos: lápiz y papel., Tan básico como la opción de lápiz y papel es, es el más difícil de usar y realmente no hace nada para hacer su vida más fácil.

sí, este método ha sido el creador de programación para go bueno, un tiempo realmente largo. Pero eso no significa que sea tu mejor opción. De hecho, el método de lápiz y papel es probablemente lo que le dio a la programación la reputación podrida que tiene actualmente.

Para una cosa, no es fácil de distribuir., Sí, puede publicarlo en la sala de descanso o fuera de su oficina, pero ¿qué es para asegurarse de que sus empleados lo vean con tiempo suficiente para notificarle de conflictos?

Por otra parte, un horario de lápiz y papel no es lo más fácil de cambiar…y sabes que vas a necesitar hacer cambios. Claro, puede tener un formulario que rellene, pero eso sigue siendo una cantidad significativa de trabajo que podría eliminarse mediante el uso de métodos más modernos.,

software de procesamiento de textos

con el advenimiento y la propagación de las computadoras a finales del siglo 20, los procesadores de texto como Microsoft Word y WordPerfect reemplazaron el lápiz y el papel como el fabricante de horarios de trabajo predeterminado para muchas empresas. Pero eso no significa que sea una mejor herramienta para el trabajo, solo una herramienta más moderna.

muchos de los mismos problemas siguen dificultando el proceso. Todavía tiene que crear un formulario que sea propicio para la programación y fácil de leer para sus empleados., ¿Y alguna vez has intentado formatear algo en un procesador de textos y hacer que se comporte como quieres? A veces, el lápiz y el papel son menos frustrantes.

Los cambios en el horario pueden ser un poco más fáciles de hacer con un procesador de textos porque no tiene que hacer un formulario completamente nuevo cada vez. Pero todavía hay un poco de trabajo involucrado en mover las cosas y conseguir turnos y empleados donde deberían estar.

también se enfrentan a los mismos desafíos de distribución que hacen que el lápiz y el papel sean tan difíciles., Claro, ahora tiene la opción de enviar por correo electrónico su horario a todos los empleados simultáneamente. Pero ¿quién puede decir que cada empleado será capaz de abrir el horario?

¿y quién dice que cada empleado incluso usa el correo electrónico? Muchos confían en las redes sociales en su lugar.

procesadores de texto basados en la nube

Los procesadores de texto basados en la nube, como Google Docs, son la evolución del siglo 21 de un producto del siglo 20. Son un paso adelante de los procesadores de texto del pasado, pero solo uno relativamente pequeño., Si bien estos procesadores de texto resuelven uno de los principales problemas involucrados en la creación y distribución de un horario, muchos de los otros problemas permanecen.

la principal ventaja de utilizar un procesador de textos basado en la nube como herramienta de creación de horarios de trabajo es la facilidad de distribución. Puede crear su horario en línea a través de su navegador de internet preferido, guardarlo en la nube y luego otorgar acceso a todos los empleados enviándoles un enlace.

cualquiera puede ver el horario en cualquier momento que desee, lo que hace que este método sea una forma extremadamente eficiente de poner el horario en manos de todos., Esto hace que el equipo sea más productivo.

facilidad de distribución a un lado, las dificultades que plagaban el procesador de textos normal todavía permanecen. Todavía tienes que luchar con el formato. Y si bien hacer cambios es algo simplificado porque los empleados pueden dejar notas sobre conflictos y oficios, todavía tiene que lidiar con hacer que esos cambios funcionen.

hojas de cálculo

a diferencia de los procesadores de texto que comienzan con una página en blanco, el software de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, le da filas y columnas como su formato predeterminado.,

esto en sí mismo es un gran paso adelante de los procesadores de lápiz y papel y de texto porque ya no tiene que trabajar tan duro para crear las columnas que designan días y las cajas que designan turnos.

el software de hoja de cálculo hace esto por usted y hace que la alteración y el movimiento de esas piezas importantes sea mucho, mucho más fácil. Pero mientras que el software de hoja de cálculo es mucho más flexible como un creador de horarios para las empresas, todavía sufre de una serie de problemas.,

por un lado, el software de hoja de cálculo todavía está plagado de problemas de distribución con los que luchan tanto los procesadores de texto como de papel y lápiz. ¿Debe imprimir y publicar, repartir o enviar por correo electrónico una copia a todos? Y una vez que se necesitan cambios (que inevitablemente serán), ¿qué copia es la más reciente?

Puede ser difícil para los empleados hacer un seguimiento. Esto introduce un factor de confusión que puede dificultar aún más el proceso.,

el software de hoja de cálculo basado en la nube

Al igual que con los procesadores de texto, el uso de una aplicación de hoja de cálculo como Google Sheets online (es decir, en la nube) agiliza el proceso de distribución. Dicho esto, aún quedan muchos otros problemas.

Es importante recordar que las hojas de cálculo se diseñaron teniendo en cuenta la gestión de bases de datos y la contabilidad. Las herramientas y las soluciones que ofrecen están orientadas hacia esas actividades, no hacia la programación.,

así que mientras que las hojas de cálculo se pueden hacer para trabajar para los empleados de programación, no son tan potentes o tan útiles como otros creadores de programación.

software de calendario

El software de calendario, como Microsoft Outlook, puede ser un excelente reemplazo para lápiz y papel, procesadores de texto, hojas de cálculo y sus contrapartes basadas en la nube. El software de calendario es mucho más susceptible a la programación porque fue creado con eso en mente.

Los tiempos, días, semanas, meses e incluso años ya están presentes y se pueden manipular con facilidad., Además, crear turnos, que en la mayoría de los calendarios serían como tareas o citas, es tan fácil como hacer clic en una franja horaria y etiquetarla en consecuencia.

así que si bien el software de calendario es un gran paso en la dirección correcta, todavía no debe clasificarse como la mejor herramienta de creación de horarios de trabajo para las empresas. Software de calendario como Microsoft Outlook se hizo para el uso de un solo individuo. Debido a eso, puede ser un poco difícil cuando tiene que programar más empleados de los que puede contar con una mano.,

Además, el software de calendario no se creó con turnos superpuestos y otras prácticas de programación complicadas en mente. Recuerde, estaba destinado a una persona que solo podía estar en un lugar a la vez.

el software de calendario también se enfrenta a los mismos desafíos de distribución que hacen que los procesadores de texto nativos y los programas de hoja de cálculo sean obsoletos. Eso no quiere decir que no puedas hacer que funcionen. Es solo que hay mejores soluciones para la programación de empleados.,

software de calendario basado en la nube

el software de calendario en línea, como Google Calendar, se basa en la relativa facilidad del software de calendario sin conexión como creador de horarios. Estos programas luego llevan la creación de programación al siguiente nivel al darle a su programación el poder de la distribución basada en la nube.

Al igual que Google Docs y Google Sheets, los calendarios de Google se crean en línea. A continuación, puede dar permiso para leer o editar el documento en consecuencia. Los empleados pueden ver ese horario en cualquier momento y en cualquier lugar.,

Esto hace que recopilar y hacer cambios sea más simple porque los empleados pueden dejar notas en el documento informándole de los conflictos. Usted, por supuesto, tendrá que volver y hacer los cambios necesarios, pero también podría considerar dar a los empleados de confianza permiso para editar el horario. De esa manera, pueden mover sus turnos para evitar conflictos y quitar parte de la carga de sus hombros.

Por muy buenas que suenen estas herramientas, aún no se diseñaron teniendo en cuenta a varios empleados, turnos superpuestos y programación de negocios.,

Shifty

Shifty es una aplicación sencilla para pequeñas empresas e individuos que le permite programar varios empleados entre varios turnos. Con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, puede administrar rápida y fácilmente a una sola persona o a todo su personal. Incluso puede asignar deberes y tareas para que sus empleados sepan lo que se debe hacer en tiempos lentos.

esta aplicación es mucho más propicia para programar múltiples turnos y múltiples empleados en comparación con las aplicaciones de procesador de textos y hojas de cálculo., Por un lado, está diseñado para programar (en lugar de escribir O mantener la base de datos), por lo que la vista, la interfaz, el formato y todas sus herramientas facilitan esa tarea.

sin embargo, sufre los mismos problemas de distribución que las dos aplicaciones anteriores. Los horarios se distribuyen por correo electrónico. Eso significa que tienes que asegurarte de que todos lo reciban incluso si no tienen una cuenta de correo electrónico.

Además, debe verificar que todos entiendan cuándo se realizan los cambios porque existirán copias ligeramente diferentes de la misma programación., Ese speedbump de distribución puede hacer que las cosas sean más complicadas de lo necesario, pero el tiempo que ahorrará solo armar su horario probablemente sea significativo.

aunque Shifty es útil, su funcionalidad es básica en el mejor de los casos. Shifty no te notificará cuando hayas reservado dos veces a uno de tus empleados. No hará un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre y no ofrecerá sugerencias para facilitar el proceso de programación.,

Setmore

Setmore es una aplicación de Citas en línea automatizada que le permite llegar a los clientes y reservar citas en una vista de calendario simple y fácil de administrar que le ahorra tiempo y ayuda a su negocio a crecer.

Setmore ofrece una programación de citas intuitiva a través de su navegador, computadora de escritorio/portátil o dispositivo móvil. Solo toma unos segundos reservar una cita en su calendario Setmore. Utilice los menús desplegables para reunir servicios, clientes y personal de los listados integrados y estará allí.

¿necesita reprogramar?, Simplemente arrastre y suelte la cita en un nuevo intervalo de tiempo. Setmore envía automáticamente un aviso de reprogramación al cliente y al miembro del personal. Es hora de que vuelvas a tu día porque Setmore hace el trabajo por ti.

pero, como se puede ver en la imagen de arriba, Setmore está diseñado específicamente para que un solo usuario programe sus citas. No fue hecho para manejar la complicada programación de turnos para varios empleados.

Puede hacer que esta aplicación funcione para un equipo de tres o más al programar varios empleados en una caja., Pero si el horario cambia por alguna razón-enfermedad, cambio de turno, o similares – usted tendría que cambiar todo y empezar de nuevo. Eso no es práctico para un gerente ocupado.

si necesita crear un horario para su restaurante, cafetería, personal de enfermería u hotel (solo para nombrar algunos) para acomodar a más de un empleado, necesitará algo más poderoso, como Sling.

Appointy

Con Appointy, usted puede convertir visitantes en clientes., El widget Appointy website se integra perfectamente con su sitio web existente para que pueda hacerlo todo usted mismo.

¿no tienes tu propio sitio web? Appointy proporciona un subdominio único que puede usar para crear su propia página de reserva. Appointy incluso crea una pestaña en tu página de Facebook que permite a los clientes programar su próxima cita por su cuenta.

Appointy también te da control total sobre tu agenda., Puede:

  • establecer las horas de trabajo a nivel del personal
  • personalizar el intervalo de tiempo
  • garantizar reservas de servicio back-to-back
  • simplify recurring bookings

como creador de horarios para una sola persona, appointy funciona bien. Puede utilizar varias instancias de Appointy (es decir,, para programar más de un miembro del equipo en su negocio, pero esos empleados no verán el tiempo de trabajo de sus compañeros de equipo, solo verán su propio horario. Si necesitas organizar a varios empleados o miembros del equipo y mostrarlos en un solo Horario, Appointy no es la herramienta adecuada para el trabajo.

para herramientas de programación más potentes, necesita un creador de programación (Como Sling) diseñado para múltiples empleados y múltiples ubicaciones.,

Calendly

Calendly es un creador de programación automatizado que le permite programar la disponibilidad, compartirla con otros (a través de un enlace personalizado) y programar directamente en los calendarios de los empleados.

La programación es rápida y fácil con Calendly. Solo tienes que introducir tus preferencias de disponibilidad y Calendly hace el trabajo por ti. Los clientes pueden elegir una hora y agregarla a su horario. Ningún correo electrónico de ida y vuelta tratando de encontrar el momento adecuado. Sólo agilizó la programación sin todo el alboroto.,

al igual que muchos de los otros creadores de horarios en esta lista, Calendly está orientado al usuario individual que programa una cita a la vez. Puede programar varias personas para el mismo intervalo de tiempo (como lo haría al construir turnos), pero el horario en sí comenzará a parecer desordenado y complicado. Eso no es bueno para los miembros de su equipo y el proceso de programación en general, porque hace que la lectura y la interpretación de la programación final sea lenta y difícil.,

para lograr el tipo de programación clara, concisa y fácil de armar que está buscando, necesitará un creador de programación como la última entrada de esta lista.

10 a 8

10 a 8 está diseñado para ofrecer reserva de citas 24/7, sincronización automática con su calendario existente (Outlook, Google, iCloud, etc.), e incluso recordatorios automatizados de correo electrónico y texto para que los clientes nunca falten a las citas de nuevo.,

10 to 8 también es compatible con integraciones en línea como Google Analytics, Mail Chimp y Slack para brindarle un control completo del proceso de programación.

si usted es un usuario único que necesita optimizar la forma en que establece sus citas cada día, 10 a 8 puede ser la solución. Pero si necesita programar un equipo de dos, tres, cinco o más, sería mejor que lo atendiera con un fabricante de programación de equipos de servicio completo como Sling.

10 a 8 no se adaptarán fácil o convenientemente a la programación de turnos complicada, aunque puede obligarlo a trabajar en un apuro., Con tantas opciones por ahí, ¿por qué aceptar una solución que no funciona de la manera que usted desea?

Fantastical 2

Fantastical 2 (dicho como «FantastiCAL», como en CALendar) es otro creador de horarios de trabajo que puede aliviar parte del estrés de programar a su equipo.

al igual que otras herramientas de programación, puede ingresar a los empleados como «tareas» y codificar con color cada entrada para diferenciarlos entre sí.,

los miembros del equipo pueden ver el programa por día, semana o mes e incluso pueden buscar en el programa para ver eventos pasados, presentes y futuros que se les aplican.

Si bien Fantastical 2 tiene algunas características poderosas (como soporte para Apple Watch y 6 idiomas diferentes), no fue diseñado con un gran equipo en mente.

sí, puede forzarlo a trabajar para varios empleados y una programación compleja, pero ¿por qué ir al esfuerzo de empujar una clavija cuadrada en un agujero redondo? Hay otras opciones de software que se ajustan mejor.,

WorkTime

como su nombre lo indica, WorkTime se trata de programar y rastrear el tiempo de trabajo. Este creador de horarios de trabajo le permite crear y realizar un seguimiento de horarios de trabajo complejos con facilidad.

Puede introducir un cambio en unos pocos toques fáciles y luego ver el horario de toda la semana en una sola pantalla.

Las funciones de nivel profesional, como trabajos ilimitados, alarmas y notificaciones, e incluso compartir horarios a través de Facebook, Twitter o correo electrónico, hacen de esta una aplicación útil para programar a su equipo., Incluso puede sumar las horas trabajadas y los salarios ganados con la calculadora de horas de WorkTime.

pero, al igual que muchas de las otras aplicaciones de horario de trabajo en esta lista, WorkTime realmente solo estaba destinado a un equipo pequeño (1-3 empleados).

además de eso, no tiene ninguna característica que lo ayude durante el proceso de programación, como inteligencia artificial incorporada, recordatorios, plantillas y funciones de comunicación avanzadas. Realmente, solo el último creador de horarios de trabajo en esta lista, Sling, ofrece todo lo que necesita para hacer el trabajo bien.,

Doodle

Al igual que las entradas anteriores en esta lista, Doodle es una aplicación de programación simple que puede realizar un seguimiento de cuándo trabajan sus empleados. Esta aplicación no ofrece muchas características, por lo que múltiples turnos y otra programación complicada pueden exceder sus capacidades.

pero para una pequeña empresa con solo unos pocos empleados, esta puede ser una buena transición de lápiz y papel (u hoja de cálculo) hacia una aplicación de programación más avanzada y más adecuada.,

La interfaz basada en la nube de Doodle hace que sea fácil poner el horario en manos de sus empleados de forma rápida y sencilla, simplemente envíeles un mensaje de texto con el enlace, y realizar actualizaciones y cambios que todos puedan ver.

cuando se crea una programación, se crea un documento maestro que todos pueden ver. Cuando necesite realizar cambios, lo hará en la copia maestra. De esa manera, cuando los empleados ven el enlace de programación, siempre están viendo la versión más actualizada.,

al igual que con las aplicaciones que lo preceden en esta lista, Doodle no proporciona sugerencias, no muestra turnos superpuestos y no le notifica cuando ha reservado dos veces a un empleado o lo ha programado durante un tiempo libre solicitado.

para esas cosas, necesitas algo mucho más poderoso.

Sling

Sling es un creador de horarios diseñado específicamente para ti, el gerente ocupado, en mente., Combina la simplicidad de una vista de calendario y la fácil distribución de la tecnología basada en la nube con una gran cantidad de otras características que pueden hacer que la programación sea el trabajo más fácil que tenga.

eso hace que Sling sea el mejor creador de horarios para su negocio.

Las pequeñas y grandes empresas disfrutarán de una programación optimizada para un número ilimitado de empleados gracias a la capacidad única de Sling de copiar horarios entre días y semanas, o simplemente arrastrar y soltar turnos donde los necesite.,

con Sling, incluso puedes crear turnos recurrentes que aparecen en el mismo lugar de tu horario cada vez.

Sling está repleto de herramientas intuitivas, como códigos de colores para empleados y tareas, turnos recurrentes y avisos de tiempo libre. Sling incluso permite notificar a los empleados sobre las ausencias y los turnos disponibles con funciones de comunicación avanzadas y notificaciones push enviadas directamente a sus teléfonos.

Además de todas las herramientas dedicadas al proceso de programación en sí, Sling también actúa como su propio asistente personal de programación., Sling vigilará su trabajo y le notificará cuando haya solapado turnos involuntariamente o haya reservado dos veces a un empleado.

esto reduce el trabajo que tiene que hacer después de crear el programa, como hacer cambios y ordenar todo. Sling hace que sea fácil obtener el horario correcto la primera vez.

estas características (y muchas más) hacen de Sling el mejor creador de horarios para empresas de todos los tamaños. Te libera para centrarte en tareas más importantes, como desarrollar la cultura de la empresa, mantener a tus empleados comprometidos y crear el mejor negocio posible.,

the Best Work Schedule Maker le ayuda a administrar mejor

mientras que muchas aplicaciones simplifican el proceso de programación, solo unas pocas, Como Sling, en realidad proporcionan herramientas que lo ayudan en todos los aspectos de la administración de su restaurante, hotel, establecimiento minorista, cafetería, bar o negocio de atención médica.,

Las suites de Software Como Sling ofrecen:

  • Funciones integradas de seguimiento de tiempo
  • La capacidad de clock-in desde cualquier teléfono móvil
  • Geofencing para mantener esta función precisa
  • Control de costos laborales
  • presupuestación
  • Control de horas extras
  • monitoreo de tiempo libre pagado

y eso es solo la punta del iceberg. Puede administrar y optimizar toda su fuerza de trabajo, mantener a todos en la tarea y mantenerse organizado con un conjunto de herramientas, sin la necesidad de varias aplicaciones que no funcionan bien juntas.,

desde establecer su propio suministro de noticias basado en el negocio para los empleados hasta crear tareas que ayuden a todos a trabajar mejor, Sling work schedule maker realmente es la mejor opción para gerentes ocupados.