Las MFP y copiadoras permiten a las pequeñas empresas crear, duplicar y transmitir documentos desde una sola ubicación. Anteriormente, las oficinas dependían de múltiples máquinas para hacer todo lo que una impresora o copiadora multifunción moderna puede hacer. Con el paso de los años, los avances tecnológicos permitieron a los fabricantes desarrollar componentes más baratos y más pequeños que podrían trabajar juntos en un solo sistema. Como tal, las impresoras y copiadoras multifunción proporcionan una plataforma flexible sobre la cual las pequeñas empresas pueden operar de manera más eficiente.,

como propietario de una pequeña empresa, puede preguntarse qué tan beneficioso sería tener una impresora o copiadora multifunción en su oficina, dado el costo inicial de comprar o arrendar una máquina y la necesidad de mantener papel y cartuchos de tinta o tóner de reemplazo en stock. Esa pregunta se vuelve aún más frecuente si hay imprentas cercanas, incluidas las principales cadenas como Staples que ofrecen servicios de impresión., Si bien llevar sus necesidades de impresión y copia a un tercero puede ser una opción atractiva, una impresora y copiadora multifunción dedicada en su oficina le ahorrará dinero a largo plazo, ya que la mayoría de las máquinas pueden imprimir cada página por centavos cuando tiene en cuenta el papel, la tinta y el ciclo de trabajo general. Mantener estas tareas internamente también facilita la organización de documentos y mantiene los datos confidenciales en una ubicación más centralizada y segura.,

junto con sus beneficios en la oficina, los MFP y las copiadoras multifunción a menudo tienen características que no solo hacen que las operaciones diarias sean más eficientes, sino que también pueden facilitar ciertas tareas. Las siguientes son algunas de las características que debe tener en cuenta cuando esté considerando una máquina para su oficina.

velocidad de impresión

al imprimir o copiar un documento, nadie quiere estar parado alrededor de una máquina esperando que el trabajo se complete. La mayoría de los fabricantes de impresoras multifunción y copiadoras de hoy en día se esfuerzan por poner máquinas de impresión rápidas en el mercado., A medida que las pequeñas empresas crecen para agregar más empleados, una máquina más rápida beneficiará en gran medida a esa empresa, ya que un dispositivo más lento será un cuello de botella de productividad.

medida en páginas por minuto (ppm), la velocidad de impresión de una máquina suele ser la misma para documentos monocromáticos que para documentos en color, con modelos de impresoras láser generalmente superando a los modelos de impresoras de inyección de tinta. En nuestra investigación, encontramos máquinas tan lentas como 15 ppm y tan rápidas como 85 ppm. Naturalmente, las máquinas más rápidas tienen etiquetas de precio más altas., La decisión de qué tan rápido necesita imprimir depende en gran medida de la frecuencia con la que necesita que la impresora se ejecute en primer lugar.

facilidad de uso

una impresora y copiadora multifunción debe ser fácil de usar, ya que casi todos en su oficina necesitarán usarla en algún momento. Gracias a la confianza de la mayoría de los modelos modernos en una pantalla táctil a color y la integración con dispositivos Android e iOS para la impresión inalámbrica, las máquinas de hoy en día son altamente funcionales independientemente del conocimiento técnico del usuario.

La facilidad de uso también se aplica a la configuración inicial del sistema y al entrenamiento del usuario., La mayoría de los fallos de funcionamiento se pueden atribuir a errores humanos, lo que lleva a grandes bloques en la producción. Por ejemplo, si un memo ampliamente distribuido es difícil de leer porque la máquina no se operó correctamente, eso obstaculizará la capacidad de su empresa para difundir información y resultará en una pérdida de suministros si el trabajo debe ser rehecho.

ciclo de trabajo

cada dispositivo multifunción en el mercado tiene limitaciones. Para Impresoras y copiadoras multifunción, la principal limitación es el ciclo de trabajo, o el número máximo de páginas que la máquina puede recorrer en un mes., Piense en ello como una regla general para la resistencia operativa de la máquina. En nuestra investigación, encontramos máquinas que solo pueden manejar 10,000 páginas por mes y algunas que pueden manejar 720,000. Tendrá que sopesar qué tan importante es el ciclo de trabajo de una máquina contra cuántas páginas espera que se ejecute a través de ella.

conectividad y accesibilidad

una impresora y copiadora multifunción moderna puede conectarse a internet para realizar ciertas tareas., Es importante tener en cuenta qué características basadas en internet son importantes para su negocio, como la organización de archivos basada en la nube para descargar e imprimir documentos o las capacidades de envío de faxes. Además de la funcionalidad en línea, algunas impresoras pueden interactuar con otros dispositivos, como unidades flash USB o teléfonos móviles para la conectividad inalámbrica a través de Bluetooth o Wi-Fi.

la tecnología manos libres de las impresoras y copiadoras multifunción de hoy en día también hace que estas máquinas sean más accesibles para una gama más amplia de empleados., Las personas con discapacidades a menudo tienen problemas con la maquinaria de oficina, por lo que los fabricantes han tomado medidas para facilitar las cosas a esos usuarios. Con características como marcas en relieve en teclados, sensores de movimiento y pantallas táctiles en color más grandes y fáciles de leer, cualquiera puede usar una de estas máquinas de manera efectiva. Esas adiciones aumentan no solo las opciones de sus trabajadores, sino también la facilidad de uso de la máquina, lo que permite que todos en su oficina usen la máquina independientemente de cualquier discapacidad que puedan tener.,

Security

cuando busque una impresora y copiadora multifunción compatible con la nube, debe prestar atención a las medidas de seguridad de datos y redes integradas. Cuando agrega una máquina de copia a su red local, es otro dispositivo de punto final que los actores maliciosos pueden usar para explotar sus sistemas de archivos. Muchas copiadoras tienen controles de contraseña, protocolos de políticas de impresión centralizados que un administrador del sistema puede usar para establecer reglas sobre cómo actúa la máquina y opciones de acceso a nivel de usuario para evitar que personas no autorizadas usen la máquina., Algunos tienen discos duros cifrados para almacenar datos confidenciales, mientras que otros dependen de protocolos de cifrado para sus conexiones a internet para mantener los datos seguros. Si su negocio trata con datos de consumidores protegidos por HIPAA, la seguridad debe ser una prioridad para usted en la copiadora que elija.

Mobility

aunque no se espera que nadie mueva la impresora multifunción y la copiadora de la oficina en un momento dado, es importante considerar cuánto espacio ocupará la máquina., Las pequeñas empresas tienden a no tener una gran cantidad de bienes raíces al comenzar, por lo que una máquina masiva probablemente no tendría sentido para la mayoría de las empresas a menos que sea el quid del negocio. En muchos casos, estas máquinas van a permanecer en un escritorio o archivador, por lo que el peso también es una consideración importante.

conclusión clave: dado que la mayoría de las impresoras y copiadoras multifunción funcionan principalmente de la misma manera, características como la funcionalidad de internet, altas velocidades de impresión y controles intuitivos pueden ayudarlo a distinguir las mejores máquinas de las mediocres.