El Correo electrónico es una de las actividades que más tiempo consume la gente a diario, sin importar en qué tipo de negocio se encuentren. La persona promedio pasa el 28% de su semana de trabajo leyendo, escribiendo y respondiendo correos electrónicos (¡y buscando a través de ellos!).

Cuando el correo electrónico no se maneja de manera muy eficiente, las personas terminan con todos los mensajes que llegan a una bandeja de entrada sobrecargada que solo parece aumentar cada semana., Los mensajes quedan enterrados y los usuarios pasan horas tratando de ordenar la información relevante e importante de menos importante.

Outlook en Microsoft 365 ofrece a los usuarios muchas herramientas para mejorar la forma en que manejan el correo electrónico para aumentar la productividad, pero hay que saber cómo usarlos para obtener su beneficio completo.

si has estado buscando maneras de hacer que el correo electrónico sea menos pesado en tu tiempo y más eficiente, tenemos varios consejos a continuación para ayudarte.,

utilice la bandeja de entrada enfocada para clasificar automáticamente los mensajes importantes

intentar clasificar el spam o los correos electrónicos menos urgentes de los importantes no solo consume mucho tiempo, sino que también puede hacer que los usuarios pierdan mensajes importantes que se intercalan entre los anuncios y el spam.

El uso de la bandeja de entrada enfocada en Outlook le permite separar su bandeja de entrada en dos pestañas separadas: enfocada y otra.

puede activarlo yendo a la pestaña Ver en Outlook y haciendo clic en»Mostrar bandeja de entrada enfocada».,

luego mueve sus mensajes importantes a Focused, para que el sistema entienda cuáles son los más importantes para usted.

esto puede ahorrarle toneladas de tiempo tratando de identificar sus mensajes más importantes, ya que Outlook los separará para usted.

Organice su correo usando carpetas& categorías

Cuando todos los mensajes están en una sola carpeta, hace que sea mucho más difícil encontrar uno «que llegó la semana pasada» que necesita urgentemente., Tomarse el tiempo para configurar carpetas o categorías puede permitirle poner automatizaciones de clasificación de correo en el uso de reglas y hacer que sea fácil detectar un cierto tipo de mensaje inmediatamente.

  • carpetas: se pueden usar con POP o IMAP
  • Categorías: solo se pueden usar con pop

carpetas: puede hacer clic con el botón derecho en cualquier carpeta en su panel de correo y luego hacer clic para agregar una nueva carpeta. Estas carpetas se pueden usar para almacenar diferentes tipos de correo (por ejemplo, por departamento, Cliente, Colega, etc.).).

categorías: las Categorías le permiten codificar diferentes tipos de correo (p. ej., por departamento, finalidad, cliente, etc.). Esto le permite reconocer instantáneamente un tipo particular de mensaje porque se resaltará con el color designado.

desbloquear correo automatizado con reglas

Las reglas de correo pueden convertir Outlook en un asistente de correo automatizado para usted. Puede hacer que el correo se mueva automáticamente a una carpeta específica cuando llegue, configurar reenvíos automáticos o respuestas automáticas, y mucho más.

Las reglas pueden salvarte de múltiples tareas manuales y evitar que tengas que mirar tu bandeja de entrada de correo electrónico todo el día para ver un mensaje importante., Aquí hay algunas reglas comunes que puede configurar:

  • reproducir un sonido cuando los mensajes de un determinado remitente entran
  • mover automáticamente un correo electrónico a una carpeta si tiene una determinada palabra en la línea de asunto
  • mover el correo que lo tiene en el cuadro Cc a una determinada carpeta
  • asignar automáticamente una categoría basada en la dirección del remitente del correo
  • marcar el correo de un determinado dominio de correo para el seguimiento

de manejo de correo

Microsoft sugiere hacer el manejo de correo más eficiente mediante el uso de las cuatro D de manejo de correo cada vez que lea un mensaje.,

esto evita que tenga una caja de correo que se vuelve más grande y lo ayuda a ser más eficiente y productivo en Outlook.

cuando lea mensajes, realice una de estas cuatro acciones:

  • elimínelo
  • hágalo (p. ej., responder o archivarlo para referencia más tarde)
  • delegarlo (reenviar a alguien)
  • Diferirlo (use categorías o banderas para agregar a la lista de tareas para más tarde)

Use tareas o OneNote para limpiar su bandeja de entrada

Una cosa que los usuarios tienden a hacer que conduce a la frustración más tarde, es mantener todos esos correos electrónicos «que necesitan hacer más tarde» sentados en su bandeja de entrada. No quieren eliminar algo que tiene información que necesitan más tarde para un proyecto en particular.

una forma de borrar esos mensajes es moverlos de «correo electrónico» a un flujo de trabajo de» tareas»., Puede hacer esto moviendo el correo electrónico a tareas en Outlook o OneNote.

tareas: para convertir un correo electrónico en una tarea en su lista de tareas de Outlook, todo lo que tiene que hacer es arrastrarlo hacia abajo al icono de tarea (portapapeles con marca de verificación) en la ventana de correo de Outlook. Esto abrirá automáticamente una nueva tarea con el cuerpo del correo electrónico incluido.

OneNote: OneNote te da un lugar para recopilar todo tipo de datos relacionados con proyectos o tareas (texto, imágenes, sitios web, etc.) Si tiene un correo electrónico relacionado con una tarea o proyecto, puede enviarlo por correo electrónico a su dirección de correo electrónico de OneNote para guardarlo en el archivo de tarea apropiado.,

con su correo electrónico almacenado como una tarea, puede eliminarlo de forma segura de su bandeja de entrada, ayudándole a acercarse a «bandeja de entrada cero.»

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