muestras de cartas de cobro (Cómo escribir)

al cobrar el pago de una deuda en el negocio, hay un proceso paso a paso que utiliza, que implica escribir una carta de cobro.

una carta de cobro se utiliza cuando se vence un pago pendiente por bienes y/o servicios., Las empresas utilizarán un total de 4 cartas de cobro, cada una con un formato y tono diferente antes de trasladar la deuda a una agencia de cobro.

una carta de cobro es una forma de recordar a un cliente que se debe dinero en una factura. Las cartas comienzan de manera educada, pero firme, y son un medio para hacer saber oficialmente a alguien que su factura está vencida y debe pagarse.,

Como se mencionó anteriormente, hay cuatro etapas en la escritura de cartas de cobro, que vamos a ir en breve. Por ahora, vamos a ver la información que necesita incluir al escribir uno. Es importante que te mantengas firme y profesional y no uses un lenguaje complicado. Su carta debe ser corta y llegar al punto. Asegúrese de escribir la carta en el membrete de su empresa. También debe incluir una copia de la factura original., Su carta también debe contener:

• una fecha de pago
• Métodos de pago aceptables
• datos de contacto de su empresa, que deben incluir una dirección postal completa, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
• Un sobre prepagado para que sea fácil para el cliente hacer el pago

La mayoría de las empresas quieren no solo recibir el pago, sino mantener la relación comercial con sus clientes. Hay algunas cosas que usted debe y no debe hacer al escribir su carta de colección.,

• Mantener el tono profesional
• esperar que el cliente hará el pago
• Hacer un intento de contacto con el cliente antes de enviar la primera carta de recogida, ya sea por correo electrónico o llamada telefónica

acosar a sus clientes o usar un lenguaje duro

puede descargar una de nuestras plantillas o muestras gratuitas para obtener una mejor comprensión de cómo debe ser una carta de colección a través de sus diversas etapas.,

Como se mencionó anteriormente, hay 4 etapas en la carta de cobranza proceso que debe seguir.

Cuando haya tratado de comunicarse con su cliente a través de otros medios (por ejemplo, teléfono o correo electrónico) pero no haya tenido suerte en hacer arreglos de pago con su cliente, Esta carta debe ser enviada dentro de los 14 días a partir de la fecha en la factura original.,

tenga en cuenta que esta carta se basa en el supuesto de que su cliente olvidó realizar el pago. Se hace en un tono amigable y puede hacer una suposición general de que su pago perdido se debe a un problema financiero o de salud, con una oferta de ayuda si llaman., La carta debe incluir:

• Cuántos días ha vencido la factura
• cuánto se debe
• cuántos intentos se han hecho para llegar al cliente y por qué medios
• Un resumen de la cuenta
• instrucciones con respecto a lo que necesita que el cliente

También conocida como la carta de recogida «Consulta», la segunda carta que envías se utiliza para motivo para no realizar el pago. Debe dar alguna oferta de ayuda en caso de que el cliente tenga dificultades para realizar el pago, ofreciendo aceptar un plan de pago o pago parcial. Usted todavía está buscando para mantener una buena relación con el cliente.,

debe intentar llamar o enviar un correo electrónico al cliente antes de enviar una segunda carta para asegurarse de que recibió la primera carta de cobro y ver si desean hacer un plan de pago para liquidar la factura. Si usted no tiene ningún éxito en tratar de ponerse en contacto con el cliente por teléfono o correo electrónico, a continuación, enviar su carta de recogida de la consulta.

usarías un formato similar al de la primera carta de colección, con la diferencia de que señalas que has intentado llegar a ellos con tu primera carta.,la segunda carta de cobro debe incluir:

• mención de cualquier intento anterior de contactar y tomar el cobro del monto adeudado
• La fecha de vencimiento original de las facturas
• Cuántos días la factura está vencida
• El monto adeudado y el número de factura
• Una oferta para ayudar al cliente si no puede cumplir con los Términos de pago
• instrucciones sobre lo que debe hacer a continuación
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  También puede agregar un recordatorio sobre cómo hacer pagos atrasados puede tener un impacto negativo en sus calificaciones crediticias y comerciales., Haga esto de una manera no agresiva.

  muestra Segunda Carta de cobro

  Estimada Sra. Jones,

  le escribimos de nuevo porque no hemos recibido su pago debido Para la factura # 02234 ni hemos tenido ninguna respuesta a nuestra carta que le fue enviada el 1 de septiembre. su cuenta está actualmente 14 días vencida, y el total que debe es de $200.00.,

  como uno de nuestros valiosos clientes, nos gustaría ofrecer cualquier ayuda que podamos para hacer el pago rápidamente con el fin de evitar tomar medidas que podrían tener un impacto negativo en su puntaje de crédito y cualquier límite de crédito con nuestra empresa en el futuro. Si usted está experimentando dificultades y no puede hacer el pago completo, por favor llámeme al 212-456-0789 ext 15. Estaría más que feliz de hablar con usted y llegar a un acuerdo de pago que funciona para los dos.

  si desea configurar un plan de pago, póngase en contacto con nosotros lo antes posible. De lo contrario, el pago de 2 200.,00 se espera que el 15 de septiembre de 2020. Podemos aceptar el pago por teléfono usando una tarjeta de crédito, mediante transferencia bancaria o a través de nuestro sitio web de pago en línea. También he adjuntado un sobre sellado con dirección propia para que sea más conveniente si elige pagar con cheque.

  Le agradecemos de antemano por su pronta respuesta a esta carta y por su continuo negocio.

  atentamente,

  Katherine Gadsby

  Garden Center of Queens

  212-456-0789 ext 15

  puede ver el cambio de tono entre ambas letras., La segunda carta menciona cómo la falta de pago puede afectar su situación crediticia en el negocio y con su puntaje de crédito. Todavía es educado, pero pone un poco más de presión en el cliente para hacer un pago, así como los estados de su voluntad de ayudar al cliente.

  Third Collection Letter

  Si aún no ha escuchado nada del cliente, y cualquier otro intento de comunicarse con ellos por teléfono o correo electrónico ha fallado, pasará a la tercera carta de recolección, también conocida como la carta de «apelación»., Esta carta utiliza un enfoque y un tono que es un poco más agresivo sin dejar de ser justo. Esta carta hará mención de traer una agencia de cobros o un abogado a bordo.

  Una vez más, asegúrese de hacer un intento de llegar al cliente por correo electrónico o teléfono antes de enviar la tercera carta. Es aconsejable que envíe la tercera carta por correo certificado, que requiere una firma y le da prueba de que su carta fue recibida. Es importante tener esto si se ve obligado a tomar cualquier acción legal para cobrar el pago de la deuda en cuestión., Lo que debe incluir en esta carta es:

  • mención de todo su intento de cobrar la deuda, que debe incluir cualquier correo electrónico, llamadas telefónicas, estados de Cuenta y cartas que haya enviado
  • El monto adeudado y el número de factura
  • La fecha de la factura original
  • Cuántos días de vencimiento de la deuda ahora es
  • instrucciones sobre lo que el cliente debe hacer a continuación
  • Una advertencia sobre qué pasos se tomarán si las instrucciones se ignoran
  • sus datos de contacto junto con una solicitud final de que se pongan en contacto con usted.,

  muestra de la tercera carta de recogida

  Estimada Sra. Jones,

  todavía no hemos tenido contacto con usted en relación con la factura # 02234, que vencía el 25 de agosto de 2020. Tampoco hemos tenido una respuesta a las cartas posteriores que le fueron enviadas el 1 de septiembre, 8 de septiembre y 15 de septiembre, ni a los numerosos intentos que hemos hecho para enviarle correos electrónicos y llamarle. Su cuenta tiene 21 días de atraso y debe un total de $200.00.,

  lamento informarle que, a menos que recibamos su pago en su totalidad antes del 28 de septiembre de 2020 o tengamos noticias suyas para realizar un plan de pago para ese momento, nos veremos obligados a enviar su factura a nuestro abogado o a una agencia de cobro para obtener la deuda adeudada.

  esperamos saber de usted antes de que tengamos que tomar esta acción, que dañará su puntaje de crédito y cualquier relación futura con nuestro negocio. Por favor contáctenos inmediatamente al 212-456-0789 ext 15 para que podamos resolver este asunto.,

  atentamente,

  Katherine Gadsby

  Garden Center of Queens

  212-456-0789 ext 15

  notará que el tono de esta carta pierde el aspecto amistoso que vimos en las primeras 2 cartas, pero sigue siendo profesional. La mención de la acción legal está ahí, pero no de una manera agresiva. Señala que, a pesar de que tiene la intención de que se le pague la deuda adeudada, todavía está dispuesto a trabajar con el cliente antes de que se deban tomar esos pasos.,

  cuarta y última carta de recolección

  si la tercera carta no recibe la respuesta que quería, sabe que ha hecho todo lo que puede en este momento y necesita pasar a la cuarta y última carta de recolección, también conocida como la carta de «ultimátum». El tono y el lenguaje de esta carta deben seguir siendo profesionales pero asertivos. También debe enviar la cuarta carta por correo certificado como prueba de que fue recibida. Si no se ha hecho ningún intento de hacer el pago antes de la tercera carta, es más que probable que el deudor esté tratando de evitar el pago., La cuarta letra debe incluir los mismos detalles que las otras letras.

  muestra de la cuarta carta de recogida

  Sra. Jones,

  Este es nuestro Aviso FINAL. Hemos hecho muchos intentos de contactarlo con respecto a la factura #02234 por la cantidad de $200.00, y se le ha ofrecido tiempo y asistencia suficientes para pagar esta factura. Su cuenta tiene 28 días de retraso, y necesitamos saber de usted antes del 22 de septiembre, o pasaremos la factura a Arrow Collection Agency.,

  esperamos el pago completo antes del 22 de septiembre de 2020, o no tendremos opción de emprender acciones legales para que se pague Esta abolladura.

  sinceramente,

  Katherine Gadsby

  Garden Center of Queens

  212-456-0789 ext 15

  la letra final debe tener un sentido de finalidad y tiende a tener un tono más conciso. No debe utilizarse hasta que se hayan agotado todos los demás intentos.,

  

  

  el último de los Creadores de la Colección de Plantilla de Carta

  

  

  Ejemplo de Carta de cobro con la Advertencia Final de la Acción Legal

  Cuando es el Momento adecuado para Utilizar una Agencia de Colección?,

  el uso de una agencia de cobranza entra cuando usted ha hecho numerosos intentos a un cliente para pagar su factura y no han llegado a ninguna parte. Tenga en cuenta que una agencia de cobro tiende a cobrar entre el 25% y el 45% del monto total de la deuda, por lo que no recibirá el pago completo. Si la deuda es pequeña y no tiene sentido usar una agencia de cobranza, es posible que desee reducir sus pérdidas y cancelar la cuenta como una deuda incobrable. Esto le permitirá reclamar la deuda como una deducción de impuestos.