Plantillas gratuitas de hojas de tiempo en formatos Excel, PDF, Word (semanal, mensual, quincenal)

si hay una cosa con la que tanto los empleados como los empleadores están de acuerdo, es que el seguimiento del tiempo es un proceso extremadamente tedioso.

para facilitar el proceso, descargue las tres plantillas gratuitas de hojas de tiempo de empleados en los formatos MS excel, Google Sheets, MS Word o PDF que se indican en este artículo.

También puede utilizar una herramienta de seguimiento de tiempo automatizada en lugar de rellenar hojas de cálculo o archivos PDF manualmente.,

El uso de una herramienta de seguimiento de tiempo automatizada como Time Doctor le dará informes mucho más precisos con cero esfuerzo manual, lo que le ahorrará tiempo y dinero.

para obtener más información sobre cómo Time Doctor realiza un seguimiento automático del tiempo, vaya a esta sección de este artículo.,»>

lo que cubriremos en este artículo:

los 3 tipos de hojas de tiempo gratuitas para descargar:

puede hacer clic a continuación para ir a cada plantilla (en formatos MS excel, Google Docs, MS Word y PDF)

• weekly time sheet template
• bi-weekly time sheet template
• monthly time sheet template

automated time tracking

• contras of Excel Time Sheets
• Usar herramientas de seguimiento de tiempo automatizadas en lugar de plantillas manuales

timesheet basics:

• ¿Qué es una hoja de tiempo?,
• Aplicaciones de las Hojas de Tiempo?
• Cómo optimizar su proceso de seguimiento de tiempo
• consejos clave para usar hojas de tiempo

plantilla de hoja de tiempo semanal gratuita

Las plantillas de hoja de tiempo semanal se utilizan cuando calcula las horas de trabajo y los períodos de pago semanalmente.

notas en nuestra plantilla de hoja de tiempo simple semanal:

el campo» semana de inicio «ingresa automáticamente la fecha de hoy y llena las columnas» fecha «y» día » en consecuencia. Puede cambiar esto manualmente.,

el total de horas trabajadas por los empleados se calcula automáticamente. Solo necesita ingresar sus datos de tiempo de entrada y tiempo de espera.

el pago Total se calcula automáticamente en función de la tarifa por hora que establezca.

los cálculos automáticos solo se aplican a estas versiones: hojas de cálculo de Google y Microsoft Excel. Solo hemos proporcionado plantillas de hoja de tiempo en blanco Gratis para Microsoft Word y PDF.,

descargar enlaces de hoja de tiempo:

• Hoja de Google gratuita (cuando esté en la hoja, haga clic en Archivo > haga una copia si desea crear su copia)
• plantilla de hoja de tiempo de Excel gratuita
• plantilla de hoja de tiempo de Word gratuita
• plantilla de hoja de tiempo de PDF gratuita

plantilla de hoja de tiempo quincenal gratis

Si calcula las horas de trabajo y los períodos de pago cada dos semanas, una plantilla de hoja de tiempo quincenal se adaptaría mejor.,

notas en nuestra plantilla de hoja de horas simple quincenal:

el campo «semana que comienza» ingresa automáticamente la fecha hoy y llena las columnas «fecha» y «día» en consecuencia. Puede cambiar esto manualmente.

el total de horas trabajadas por los empleados se calcula automáticamente. Solo necesita ingresar sus datos de tiempo de entrada y tiempo de espera.

el pago Total se calcula automáticamente en función de la tarifa por hora que establezca.

los cálculos automáticos solo se aplican a estas versiones: hojas de cálculo de Google y Microsoft Excel., Solo hemos proporcionado una plantilla de hoja de tiempo en blanco para Word y PDF.,

descargar enlaces de hoja de tiempo:

• Hoja de Google gratuita (cuando esté en la hoja, haga clic en Archivo > haga una copia si desea crear su copia)
• plantilla de hoja de tiempo de Excel quincenal gratuita
• plantilla de hoja de tiempo quincenal gratuita de Word
• plantilla de hoja de>

plantilla de hoja de Tiempo mensual gratis

Esta plantilla de tarjeta de tiempo es más detallada, ya que proporciona una visión general de sus horas de trabajo mensuales y pago, así como un desglose semanal de esos datos., Incluso puede dividir esto en una hoja de tiempo semestral.

notas en nuestra plantilla de hoja de Tiempo mensual simple:

en esta hoja de Tiempo mensual gratuita, el campo «mes» ingresa automáticamente el mes actual. Puede cambiar esto manualmente ingresando cualquier fecha del mes para la que desee crear una hoja de horas.

Las fechas y los días se llenan automáticamente de acuerdo con el campo» mes » en la hoja de horas mensual de excel. Esto incluye la columna «semana de inicio».,

El total de horas trabajadas por los empleados se calculan automáticamente sobre una base mensual en esta hoja de Tiempo mensual gratuita. Solo necesita ingresar sus datos de tiempo de entrada y tiempo de espera en la sección de desglose semanal.

el pago Total se calcula automáticamente en función de la tarifa por hora que establezca y el período de pago.

los cálculos automáticos solo se aplican a estas versiones: hojas de cálculo de Google y Microsoft Excel. Solo hemos proporcionado una plantilla de hoja de tiempo en blanco para Word y PDF.,

descargar enlaces de la hoja de tiempo:

• Hoja de Google gratuita (cuando esté en la hoja, haga clic en Archivo > haga una copia si desea crear su copia)
• plantilla de hoja de Tiempo mensual de Microsoft Excel gratuita
• plantilla de hoja de Tiempo mensual de Microsoft Word gratuita
• plantilla de hoja de Tiempo mensual de PDF gratuita

limitaciones del seguimiento manual del tiempo con plantillas

El uso de hojas de cálculo o documentos para realizar un seguimiento del tiempo tiene varias limitaciones., Es mucho más efectivo automatizar el seguimiento del tiempo con una herramienta como Time Doctor.

1) el factor de Error humano

hay un montón de posibilidades que surgen del error humano que podría conducir a errores masivos en las hojas de tiempo de excel. Por ejemplo, el simple uso de fórmulas incorrectas, la incorporación de formatos incorrectos o la omisión errónea de cifras clave puede llevar a errores de cálculo masivos en las tasas de pago de los empleados.

de hecho, uno de los errores humanos más comunes cometidos en las hojas de tiempo de excel es eliminarlas por error., Tratar de recuperar estas hojas eliminadas puede ser una tarea muy difícil e inevitablemente conducir a crisis.

2) La discrepancia entre las horas trabajadas reales y las horas trabajadas reportadas

Si bien debe confiar en sus empleados, no puede garantizar que todos ellos sean precisos con sus informes. Incluso puede haber errores involuntarios al informar sobre las horas reales trabajadas.

desafortunadamente, las hojas de Excel no le proporcionan la facilidad para rastrear las horas reales trabajadas en tiempo real. Las hojas de tiempo se basan en las horas reportadas trabajadas, insertadas manualmente en las hojas de cálculo.,

una discrepancia de unos 5-10 minutos todos los días puede no ser un problema, pero cuando esta diferencia aumenta, podría perder mucho dinero.

3) no puede modificar o actualizar datos

El Tiempo de seguimiento siempre implica elementos de modificación, ya sea una tarea nueva repentina o si algo tarda más de lo esperado, siempre tiene que haber espacio para el ajuste.

sin embargo, modificar datos en plantillas tradicionales de excel es un proceso que consume mucho tiempo.,

esta dificultad tiene implicaciones masivas cuando las actualizaciones se ven demasiado tarde y el empleado ya ha sido facturado por una cantidad de horas más baja que la realmente trabajada.

4) es difícil evaluar la productividad

claro, las hojas de tiempo de Excel proporcionan a los gerentes todas las horas que los trabajadores han trabajado en una semana o mes en particular, pero son demasiados datos para revisar a la vez.

el formato de estos datos no es propicio para tomar decisiones perspicaces. Además, las posibilidades de que un gerente malinterprete la información son bastante altas, ya que es bastante difícil revisarla toda.,

5) el problema con los datos históricos

debe recordar que las hojas de tiempo de Excel no están diseñadas para almacenar datos históricos. Lo que esto significa es que muy a menudo, para ahorrar espacio, la edición anterior de los informes se escriben y actualizan.

la desventaja de esto es que ya no tiene acceso a datos más antiguos.

el mayor inconveniente de no tener acceso a Datos Históricos es que las empresas no pueden detectar tendencias a largo plazo y analizar la productividad a lo largo del tiempo o incluso tener pruebas para resolver disputas sobre las horas trabajadas en el futuro.,

6) no tiene acceso a informes «en tiempo Real»

Las hojas de tiempo a menudo se envían a los gerentes semanalmente.

esto significa que los gerentes no reciben actualizaciones sobre las horas de trabajo de un empleado en tiempo real. El problema aquí es que los gerentes solo obtienen una «copia retrasada», la mayoría de las veces estas hojas pueden no reflejar lo que está sucediendo actualmente o si ha habido alguna alteración en las circunstancias.

Además, estos informes pueden perderse en la bandeja de entrada de los administradores o pueden obtener la versión incorrecta y obsoleta del archivo.,

7) su tendencia a bloquearse

cuanto más se actualice o comparta una hoja de Excel, mayores serán las posibilidades de que el archivo se corrompa e inutilice. No puede correr ese riesgo cuando se trata de la importante tarea de seguimiento de tiempo.

Use una herramienta de seguimiento de tiempo automatizada

Si necesita una forma más eficiente de rastrear el tiempo, algo que le toma menos tiempo administrar y analizar, una herramienta de seguimiento en línea automatizada es para usted.,

el software profesional de hojas de tiempo como Time Doctor es una gran alternativa a las hojas de tiempo manuales de los empleados. Time Doctor es una herramienta de seguimiento del tiempo que le brinda informes automatizados sobre las actividades laborales de sus empleados, que incluyen:

• Las tareas en las que han trabajado
• El tiempo que les llevó
• Qué sitios visitaron durante las horas regulares

con este reloj de tiempo basado en software, realizar un seguimiento de las horas trabajadas nunca ha sido más fácil!,

pocas características básicas de Time Doctor

fácil seguimiento del tiempo para las tareas

Los empleados tienen que iniciar un temporizador relacionado con una tarea y Time Doctor se ejecuta en segundo plano registrando cuánto tiempo pasa el empleado en esa tarea específica. No hay necesidad de ninguna calculadora manual de hojas de tiempo, solo tienen que iniciar y cerrar sesión. Hace que todo el proceso de seguimiento de tiempo para tareas individuales sea mucho más simple.,

monitoreo de uso

Con Time Doctor, puede monitorear el mal uso del tiempo, como el tiempo que sus trabajadores pasan en sitios improductivos como YouTube y Facebook, para asegurarse de que sus empleados no se relajen durante sus horas regulares. Cuando un empleado accede a sitios web como estos, Time Doctor envía automáticamente una ventana emergente preguntando si todavía está trabajando.

Esta es una característica muy útil y generalmente no está disponible en esta forma simplista en otras herramientas de seguimiento de tiempo como Dovico timesheet software, Toggl, etc.,

Time Doctor también puede tomar capturas de pantalla de las pantallas de los empleados a intervalos aleatorios durante sus horas de trabajo para asegurarse de que están trabajando. Puede desactivar esta función si lo desea. Si utiliza esto, le recomendamos que informe a sus empleados que está tomando capturas de pantalla.

el software también asumirá automáticamente que un empleado está tomando un descanso si hay inactividad durante tres minutos. Esto garantiza que el software no se ejecute por error cuando sus empleados están en sus descansos para almorzar o simplemente están tomando un respiro rápido.,

no hace falta decir que una hoja de cálculo regular no podrá monitorear a sus empleados hasta este punto.

Informes Avanzados

Los informes de tiempo generados por Time Doctor son mucho más detallados que los que obtendría de una hoja de tiempo regular, lo que hace que el proceso de seguimiento de tiempo sea más significativo.

Puede ver los datos de múltiples parámetros en un abrir y cerrar de ojos. Tiene acceso a informes detallados sobre el uso del tiempo ordenados por individuos, grupos, proyectos y períodos de tiempo, algo que no obtiene de las hojas de cálculo y las tarjetas de tiempo normales.,

Estos son algunos de los informes a los que tiene acceso cuando usa Time Doctor:

1) Informe de hoja de tiempo

El Informe de hoja de tiempo resalta el total de horas trabajadas por sus empleados durante un período específico para que tenga una idea de lo que están haciendo. Lo que es más es que puede exportar fácilmente estos en cualquiera de los dos .CSV o .Formatos XLS para que sea fácil de almacenar.

2) Informe de uso del tiempo

Con esto, puede ver en qué estaba trabajando cada miembro individual del equipo en un período determinado., Como Time Doctor requiere que los usuarios ingresen la tarea en la que están trabajando antes de realizar el seguimiento, tendrá un desglose preciso de cuánto tiempo pasó cada usuario en cada tarea durante un período.

3) cronograma informe diario

Al igual que una plantilla de hoja de tiempo diaria, el cronograma informe diario le da un desglose detallado de todo el trabajo que sus empleados han hecho en un día – usted sabrá qué tareas se trabajaron, por quién y por cuánto tiempo.,

4) Informe de proyectos

Al igual que una hoja de tiempo de proyecto, el informe de proyectos se centra en proyectos individuales. Usted obtiene un desglose de la cantidad de tiempo dedicado a la tarea en total, así como la identificación de qué miembro del equipo pasó la mayor parte del tiempo en ella.

5) Informe de asistencia

El Informe de asistencia facilita mucho el seguimiento de los ausentes en un equipo remoto. Tendrás una lista de todos los ausentes en la semana junto con la razón por la que no pudieron venir.,

6) Informe de mal uso del tiempo

Time Doctor tiene una protección incorporada para garantizar que sus empleados estén pasando el tiempo en los lugares correctos.

sitios como Reddit, Facebook, Youtube, Twitter, etc., se clasifican como uso potencial de tiempo pobre (esta lista es personalizable y la función se puede desactivar).

Time Doctor registrará cuál de estos sitios visitó un empleado, cuándo lo visitó y durante cuánto tiempo, asegurándose de que haya una administración efectiva del tiempo.,

piense en ello como una calculadora de tarjetas de tiempo diseñada para realizar un seguimiento de las horas dedicadas a tareas en las que no desea que sus empleados trabajen.

7) Informe de uso de la Web y la aplicación

Este informe muestra todo el uso de Internet y la actividad de la aplicación de cada empleado. Sin embargo, no es lo suficientemente detallado como para mostrarle cuáles de estas aplicaciones o sitios eran improductivos, tendrá que usar el informe de mal uso del tiempo para rastrear eso.,

controles de privacidad

Time Doctor proporciona a sus empleados toda la seguridad que necesitan en relación con su privacidad cuando utilizan una aplicación de seguimiento de tiempo. Nada será grabado o rastreado cuando hayan marcado que no están funcionando.

Además, si se tomó una captura de pantalla cuando estaban en un descanso y se olvidaron de pausar Time Doctor, tienen la opción de eliminarla.,

múltiples integraciones

Time Doctor tiene múltiples integraciones con herramientas que tu equipo ya puede estar utilizando como Todoist y Slack, lo que hace que la transición al uso de un software de seguimiento del tiempo de los empleados desde una hoja de cálculo tradicional sea mucho más simple.

¿Qué Es Un parte de horas?

una hoja de tiempo es una hoja de cálculo para registrar cuánto tiempo pasó un empleado trabajando en diferentes tareas., Sus empleados ingresan la hora exacta en la que comienzan a trabajar durante el día y también su hora de salida, es cuando cierran la sesión. Luego se calcula el tiempo total trabajado en tareas individuales. Es así de simple.

hacer un seguimiento de cuánto tiempo trabaja un empleado puede ser increíblemente útil. No solo hace que todo el proceso de nómina para el total de horas trabajadas sea mucho más transparente, sino que también garantiza que sus empleados permanezcan organizados.,e debe tener campos de datos para las hojas de tiempo:

• un nombre de empleado y número de identificación si corresponde
• Una fila para cada día de la semana
• Una columna para la fecha, hora de inicio y hora de finalización
• en algunos casos, una columna para enumerar las horas extraordinarias y las bajas por enfermedad
• Un área para que el supervisor y el empleado pongan una firma para validar la precisión de la información en la hoja de tiempo

aplicaciones de hojas de tiempo

como se mencionó anteriormente, una hoja de tiempo profesional puede ser una herramienta útil para el proceso de monitoreo de sus empleados.,

Aquí hay algunas razones por las que debe usar una hoja de tiempo:

para mantener registros y resolver disputas

la razón principal por la que los empleadores usan hojas de tiempo es para mantener un registro de cuántas horas trabajan sus empleados y registrar cualquier tiempo extra puesto. Si tienen una forma organizada y confiable de hacer un seguimiento de la cantidad de trabajo que realizan sus empleados, hace que se evalúe su rendimiento. Si su salario está vinculado a las horas trabajadas (por ejemplo, para los miembros del equipo freelance o contratados), las hojas de tiempo facilitan el pago correspondiente.,

lo que esto también hace es evitar una situación en la que haya una disputa importante de nómina entre el empleador y el empleado sobre el trabajo realizado y el pago posterior de horas extras. Dado que hay un registro preciso disponible de las horas trabajadas por los empleados, estas disputas de nómina se pueden manejar fácilmente.

para proporcionar cotizaciones precisas a los clientes

otro beneficio de registrar el total de horas trabajadas es que es más fácil proporcionar cotizaciones precisas a los clientes. Con una hoja de tiempo confiable, los contratistas independientes pueden dar cotizaciones a los clientes con más confianza., También aumenta la transparencia de todo el proceso, ya que los clientes saben cuántas horas tomaron tareas específicas y por qué se les cobra una cantidad X por esas horas facturables trabajadas.

para mejorar la productividad de las tareas

en una hoja de tiempo detallada, los empleados pueden enumerar el tiempo que dedican a tareas repetitivas a lo largo del día. Los empleadores pueden usar esta información para calcular cuántas horas toman estas tareas específicas en general y mejorar la productividad del equipo para tareas repetitivas y regulares., Además, con una forma precisa de medir las horas trabajadas por los empleados, el período de pago para los empleados se puede ajustar para compensar la licencia por enfermedad.

sin embargo, crear una tabla desde cero para monitorear el total de horas trabajadas y luego calcular el pago apropiado a una tarifa por hora como esta podría convertirse en un proceso tedioso, especialmente si lo está haciendo manualmente en hojas de tiempo de papel.,

es una de las mayores quejas que escuchamos de los propietarios de pequeñas empresas que acaban de contratar a su primer empleado o freelancer y no creen que estén listos para invertir mucho en software como una calculadora de tarjetas de tiempo: no parecen hacer que el proceso de la hoja de tiempo sea lo suficientemente eficiente.

para ayudarle con eso, le hemos proporcionado plantillas de hojas de tiempo gratuitas, cada una con diferentes formatos para satisfacer sus necesidades. ¡Solo descárgalos y úsalos para que tu proceso de seguimiento de tiempo sea muy fácil!,

sin embargo, si desea probar las hojas de tiempo automatizadas, haga clic aquí para saber cómo Time Doctor prepara las hojas de tiempo automatizadas para usted.

cómo optimizar su proceso de seguimiento de tiempo

ahora que tiene su plantilla de hoja de tiempo gratuita lista, es hora de presentarla a sus empleados y hacer que todo el proceso sea lo más sencillo posible.

Puede hacer esto centrándose en la distribución y recopilación de hojas de tiempo.,

distribución

mientras que algunas organizaciones todavía utilizan hojas de tiempo de papel, la mayoría han cambiado a hojas de tiempo en línea para su facilidad de distribución.

• Puede cargar una hoja de cálculo en línea en una cuenta de trabajo compartida como Google Docs o Dropbox donde cada empleado tiene acceso a la hoja de cálculo en todo momento.
• alternativamente, si sus empleados trabajan en condiciones muy diferentes y requieren diferentes tipos de hojas de tiempo, siempre puede enviárselas por correo electrónico personalmente.,
• para que esta facilidad de acceso sea más fluida, hemos incluido varios formatos de hoja de cálculo de la misma plantilla excel free: elija uno con el que usted y sus empleados se sientan cómodos.

Collection

• asegúrese de establecer plazos para que todos sus empleados envíen sus hojas de tiempo. No quieres que tus empleados envíen las hojas de tiempo en días diferentes.
• especifique un formato en el que la plantilla de hoja de horas del empleado debe enviarse al gerente. Ya sea que se envíe por correo electrónico directamente a usted, se cargue en una cuenta compartida o incluso se imprima en hojas de tiempo en papel., Establecer uniformidad siempre facilita el proceso.
• asegúrese de que hayan firmado/marcado una declaración de aprobación en los formularios cuando se la den. También desea incluir una sección para que puedan poner en las horas extras trabajadas y las licencias por enfermedad tomadas.

dos consejos clave para usar hojas de tiempo

manténgalo Simple

desea que su hoja de tiempo sea lo más fácil de entender posible. Sus empleados no deben enfrentar confusión en cuanto a dónde y qué tienen que aportar., Se supone que las hojas de tiempo hacen que el proceso de seguimiento del tiempo sea más fácil para el empleador y los empleados, no al revés.

categorizar

para simplificar aún más el proceso, intente asignar tareas con números de código que los empleados puedan anotar en sus hojas de tiempo. De esta manera, puede saber cuánto tiempo pasan los empleados en tareas específicas, lo que lo ayudará a analizar mejor los datos para planificar futuros programas de tareas.

todos estamos de acuerdo en que las hojas de tiempo son una herramienta increíblemente útil., Sin embargo, las hojas de tiempo en papel o incluso las hojas de tiempo tradicionales en línea no son la forma más eficiente de rastrear el tiempo.

Pensamientos finales

Obtenga Time Doctor por Time 9.99 por usuario por mes si desea un método eficiente y sin complicaciones de seguimiento del tiempo. Si todavía está en la cerca, utilice esta prueba gratuita para obtener acceso a nuestro software gratuito de hoja de tiempo durante 14 días (sin necesidad de datos de tarjeta de crédito) y vea qué tan efectivo es en comparación con cualquier hoja de cálculo tradicional u otro software.,

si un software no es lo que desea, descargue nuestra plantilla de hoja de tiempo en blanco gratuita que funciona mejor para usted y su negocio.

ya sea que se trate de hojas de cálculo semanales quincenales o mensuales, estas plantillas de hojas de tiempo para empleados están destinadas a ayudarlo a usted y a su equipo a enfocarse más en las tareas importantes y mantenerse productivo en lugar de gastar todas sus energías en el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados.,