ao cobrar o pagamento de uma dívida na empresa, existe um processo passo a passo que utiliza, o que envolve escrever uma carta de recolha.
Índice
o Que é uma Carta de cobrança?
uma carta de cobrança é usada quando um pagamento pendente é devido para bens e / ou serviços., As empresas utilizarão um total de 4 Letras de colecção, cada uma com um formato e Tom diferentes antes de transferirem a dívida para uma agência de cobrança.
Qual é o objectivo de uma letra de colecção?
uma carta de cobrança é uma forma de lembrar a um cliente que o dinheiro é devido em uma conta. As cartas começam educadas, mas firmes, e são uma forma de oficialmente deixar alguém saber que a sua conta está atrasada e precisa de ser paga.,
a Escrever uma Carta de cobrança
Como mencionado anteriormente, existem quatro fases na escrita de coleta de letras, que abordaremos em breve. Por agora, vamos olhar para a informação que você precisa incluir ao escrever um. É importante que você se mantenha firme e profissional e não use linguagem que é complicada. A sua carta deve ser curta e ir directo ao assunto. Certifica-te que escreves a carta no cabeçalho da tua empresa. Você também deve incluir uma cópia da fatura original., Sua carta também deve conter:
- uma data de pagamento
- Métodos de pagamento aceitáveis
- detalhes de contato de sua empresa, que deve incluir um endereço postal completo, número de telefone e endereço de E-mail.
- um envelope pré-pago para tornar mais fácil para o cliente fazer o pagamento
a maioria das empresas quer não só ser pago, mas manter a relação comercial com os seus clientes. Há algumas coisas que você deve e não deve fazer ao escrever sua carta de coleção.,
Fazer
- Manter o tom profissional
- Esperar que o cliente fará o pagamento
- Fazer uma tentativa de contato com o cliente antes de enviar a primeira carta de cobrança, seja através de e-mail ou telefone
não
- Assediar seus clientes ou usar linguagem dura
- entre em Contato com o cliente através de mensagens de texto ou através das mídias sociais
Você pode baixar um de nossos modelos gratuitos ou amostras, para se obter uma melhor compreensão do que uma Carta de cobrança deve olhar como através de seus vários estágios.,
4 fases de Letras de colecção
como mencionado anteriormente, existem 4 fases no processo de letras de colecção que deve seguir.
primeira carta de recolha
quando tentou contactar o seu cliente através de outros meios (por exemplo, telefone ou e-mail) mas não teve qualquer sorte em fazer acordos de pagamento com o seu cliente, enviaria a sua primeira carta de recolha para eles. A presente carta deve ser enviada no prazo de 14 dias a contar da data da factura original.,
tenha em mente que esta carta é baseada no pressuposto de que o seu cliente se esqueceu de fazer o pagamento. É feito em um tom amigável e pode fazer uma suposição geral de que o seu pagamento perdido se deve a problemas financeiros ou de saúde, com uma oferta de ajuda se eles chamam., A carta de apresentação deve incluir:
- quantos dias de atraso da fatura é
- o Quanto é devido
- Como de muitas tentativas têm sido feitas para alcançar o cliente e através de que meios
- Um resumo da conta
- Instruções sobre o que você exigir o cliente para a próxima
- A data de vencimento do pagamento (Tente não ser vago, com isso, como utilizar o “prazo de 7 dias úteis”)
- os Seus detalhes de contato
Exemplo da Primeira Carta de cobrança
Caro Jones,
Estamos enviando a você um lembrete amigável de que sua conta está agora vencidos., Os nossos registos mostram que o seu saldo actual é de 200 dólares, e a factura é 7 dias depois da data de vencimento. Enviámos-lhe um e-mail com uma cópia das suas declarações para a sua conta. No entanto, se você não recebeu estes detalhes, estamos lhe fornecendo um resumo da conta.
número da nota fiscal: 02234
Data de Fatura: 08/21/20
Valor: r $200,00
Data de conclusão: 08/25/20
Dias vencidos: 07
Nós apreciaríamos se você pudesse entrar em contato conosco e deixe-nos saber o status de pagamento, ou faça um pagamento arranjo, se você está tendo problemas para pagar a fatura integral., Por favor, entre em contato conosco ou envie o seu pagamento de US $200,00 para o endereço abaixo indicado até 8 de setembro de 2020. Por favor, ignore esta carta se você fez recentemente o seu pagamento.
Garden Center de Rainhas
a / c: Departamento de Contabilidade
2425 Grove Street
de Queens, em Nova York
Se você não é capaz de pagar essa fatura ou acreditar que houve um erro, por favor, dê-nos uma chamada em 212-456-0789 ext 15 para que possamos fazer um plano de pagamento que funciona para você, ou para corrigir eventuais erros no faturamento. Agradecemos a sua rápida resposta a esta carta e a continuação dos seus negócios.,
Atenciosamente,
Katherine Gadsby
Garden Center de Rainhas
212-456-0789 ext 15
Segundo Carta de cobrança
, Também referido como o “Inquérito” carta de cobrança, a segunda carta que você enviar é utilizado para saber como a razão para não fazer o pagamento. Ele deve dar alguma oferta de Ajuda caso o cliente tenha dificuldade em fazer o pagamento, oferecendo-se para aceitar um plano de pagamento ou pagamento parcial. Você ainda está procurando manter um bom relacionamento com o cliente.,
Você deve tentar ligar ou enviar um e-mail para o cliente antes de enviar uma segunda carta para ter certeza de que eles receberam a primeira carta de coleta e ver se eles desejam fazer um plano de pagamento para limpar a conta. Se você não tem qualquer sucesso em tentar entrar em contato com o cliente por telefone ou e-mail, você então enviaria a sua carta de coleta de perguntas.
Você usaria um formato semelhante à primeira letra da coleção, com a diferença de que você aponta que você tentou alcançá-los com a sua primeira letra.,segundo carta de cobrança deve incluir:
- Menção a quaisquer tentativas anteriores de contato e levar a coleção do montante devido a
- As faturas vencimento original data
- quantos dias o projeto de lei está vencido
- O montante em dívida e o número da nota fiscal
- Uma oferta para ajudar o cliente a se eles são incapazes de cumprir os termos de pagamento
- Instruções sobre o que eles precisam para fazer avançar
- os Seus detalhes de contato
Você também pode querer adicionar um lembrete a respeito de como fazer pagamentos em atraso pode ter um impacto negativo sobre a sua crédito e de negócios avaliações., Faz isto de uma forma não agressiva.
amostra segunda carta de recolha
querida Sra. Jones,
estamos a escrever novamente porque não recebemos o seu pagamento devido pela factura #02234 nem tivemos qualquer resposta à nossa carta que lhe foi enviada a 1 de setembro. a sua conta está actualmente a 14 dias do vencimento, e o total que deve é de $200,00.,
Como um de nossos clientes, nós gostaríamos de oferecer qualquer ajuda que puder para fazer o pagamento com rapidez, a fim de evitar ações que possam ter um impacto negativo sobre a sua pontuação de crédito e quaisquer limites de crédito com nossa empresa no futuro. Se você está passando por dificuldades e não pode fazer o pagamento total, por favor ligue-me em 212-456-0789 ext 15. Terei todo o gosto em falar consigo e arranjar um acordo de pagamento que funcione para nós os dois.
Se você gostaria de configurar um plano de pagamento, por favor entre em contato o mais rápido possível. Caso contrário, o pagamento de 200 dólares.,O 00 deverá ser feito até 15 de setembro de 2020. Podemos receber o pagamento através do telefone usando um cartão de crédito, através de transferência bancária, ou através do nosso site de pagamento online. Eu também coloquei um envelope self-addressed carimbado para torná-lo mais conveniente se você optar por pagar por cheque.agradecemos antecipadamente a sua pronta resposta a esta carta e a continuação dos seus negócios.
Atenciosamente,
Katherine Gadsby
Garden Center de Rainhas
212-456-0789 ext 15
Você pode ver a mudança de tom entre as duas letras., A segunda carta menciona como uma falta de pagamento pode afetar a sua posição de crédito no negócio e com a sua pontuação de crédito. Ainda é educado, mas coloca um pouco mais de pressão sobre o cliente para fazer um pagamento, bem como declara sua vontade de ajudar o cliente.
terceira carta de colecção
se ainda não tiver ouvido nada do cliente, e quaisquer outras tentativas de os alcançar por telefone ou e-mail tiverem falhado, irá passar para a terceira carta de colecção, também conhecida como a carta de “apelo”., Esta carta usa uma abordagem e tom que é um pouco mais agressivo enquanto ainda é justo. Esta carta mencionará a presença de uma agência de cobrança ou de um advogado a bordo.mais uma vez, certifique-se de que tenta contactar o cliente por e-mail ou telefone antes de enviar a terceira carta. É aconselhável que você envie a terceira carta por correio certificado, que requer uma assinatura e lhe dá a prova de que sua carta foi recebida. É importante ter isto caso seja forçado a tomar qualquer acção legal para cobrar o pagamento da dívida em questão., O que você deve incluir esta carta é:
- Menção de todos os seus tentativa de cobrar a dívida, que deve incluir todos os e-mails, telefonemas, declarações e cartas de você ter enviado
- O valor devido e o número da nota fiscal
- A data da fatura original
- quantos dias de atraso para a dívida agora é
- Instruções sobre o que o cliente precisa fazer avançar
- Um aviso sobre quais passos devem ser tomados, se as instruções ir ignorados
- Os seus detalhes de contato juntamente com um último pedido para que em contato com você.,
amostra da Terceira Carta de colecção
querida Sra. Jones,
ainda não tivemos contacto consigo no que respeita à factura #02234, que devia ser entregue a 25 de agosto de 2020. Também não recebemos resposta às cartas que lhe foram enviadas em 1 de setembro, 8 de setembro e 15 de setembro, nem às numerosas tentativas que fizemos para lhe enviar e-mails e ligar. A sua conta está agora a 21 dias do vencimento,e você deve um total de $200.00.,lamento informá-lo que, a menos que recebamos o seu pagamento na íntegra até 28 de setembro de 2020 ou que tenhamos notícias suas para fazer um plano de pagamento até essa data, seremos forçados a enviar sua fatura para o nosso advogado ou uma agência de cobrança para obter a dívida devida.esperamos ouvir de você antes que tenhamos que tomar esta ação, o que prejudicará sua pontuação de crédito e qualquer relação futura com o nosso negócio. Por favor, entre em contato conosco imediatamente em 212-456-0789 ext 15 para que possamos resolver este assunto.,
Atenciosamente,
Katherine Gadsby
Garden Center de Rainhas
212-456-0789 ext 15
Você irá notar que o tom desta carta perde o simpático aspecto que vimos no primeiro 2 letras, mas ainda continua a ser profissional. A menção da acção judicial existe, mas não de forma agressiva. Ele aponta que, mesmo que você pretende ser pago a dívida devida, você ainda está disposto a trabalhar com o cliente antes que essas medidas precisam ser tomadas.,
quarta e última letra da colecção
Se a terceira letra não receber a resposta que deseja, sabe que fez tudo o que é capaz neste momento e precisa de passar para a quarta e última letra da colecção, também referida como a letra “Ultimatum”. O tom e a linguagem desta carta devem permanecer profissionais, mas assertivos. Você também deve enviar a quarta carta por correio certificado como prova de que foi recebido. Se não tiver sido feita qualquer tentativa de pagamento através da terceira carta, isso significa muito provavelmente que o devedor está a tentar evitar o pagamento., A quarta carta deve incluir os mesmos detalhes que as outras cartas.
amostra quarta letra de colecção
Sra. Jones,
Esta é a nossa última notificação. Fizemos muitas tentativas para contatá-lo em relação à fatura #02234 para o valor de $200,00, e você tem sido oferecido tempo e assistência para pagar esta conta. A sua conta está agora 28 dias atrasada, e precisamos de notícias suas até 22 de setembro, ou vamos passar a conta para a Agência de cobrança Arrow.,esperamos o pagamento integral até 22 de setembro de 2020, ou não teremos escolha para tomar medidas legais para que Esta mossa seja paga.
Atenciosamente,
Katherine Gadsby
Garden Center de Rainhas
212-456-0789 ext 15
final de letra deve ter um senso de finalidade e tende a ter uma forma mais concisa tom para ele. Não deve ser utilizado até que todas as outras tentativas tenham sido esgotadas.,
Quando é o Momento Certo para Usar uma Agência de cobrança?,
o uso de uma agência de cobrança vem quando você fez inúmeras tentativas para um cliente para pagar a sua conta e não chegou a lado nenhum. Tenha em mente que uma agência de cobrança tende a cobrar em qualquer lugar entre 25% a 45% do montante total da dívida, para que você não vai receber o pagamento total. Se a dívida é pequena e não faz sentido usar uma agência de cobrança, você pode querer cortar suas perdas e escrever a conta de uma dívida incobrável. Isso lhe permitirá reclamar a dívida como uma dedução fiscal.
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