MFPs e fotocopiadoras permitem às pequenas empresas criar, duplicar e transmitir documentos a partir de um local. Anteriormente, escritórios confiavam em múltiplas máquinas para fazer tudo o que uma impressora multifunções moderna ou copiadora pode. Com o passar dos anos, os avanços tecnológicos permitiram aos fabricantes desenvolver componentes mais baratos e menores que poderiam trabalhar juntos em um único sistema. Como tal, as impressoras e fotocopiadoras multifunções fornecem uma plataforma flexível sobre a qual as pequenas empresas podem operar de forma mais eficiente.,como proprietário de uma pequena empresa, pode perguntar – se como seria benéfico ter uma impressora ou fotocopiadora multifunções no seu escritório, dado o custo inicial de compra ou locação de uma máquina e a necessidade de manter em stock papel e tinta de substituição ou cartuchos de toner. Essa questão torna-se ainda mais prevalente se houver lojas de impressão nas proximidades, incluindo grandes cadeias como Staples que oferecem serviços de impressão., Ao levar suas necessidades de impressão e cópia para um terceiro pode ser uma opção atraente, uma impressora multifunções e copiadora dedicada em seu escritório irá economizar dinheiro a longo prazo, uma vez que a maioria das máquinas podem imprimir cada página por centavos quando você fator em papel, tinta e o ciclo geral de serviço. Manter estas tarefas em casa também torna a organização de documentos mais fácil e mantém os dados sensíveis em um local mais central e seguro.,

juntamente com os seus benefícios no escritório, MFPs e copiadoras multifunções muitas vezes têm características que não só tornam as operações diárias mais eficientes, mas também podem tornar certas tarefas mais fáceis. A seguir estão algumas das características para estar atento quando você está considerando uma máquina para o seu escritório.

velocidade de Impressão

ao imprimir ou copiar um documento, ninguém quer ficar em torno de uma máquina à espera que a tarefa seja concluída. A maioria dos fabricantes de impressoras multifunções e Copiadoras De Hoje se esforçam para colocar máquinas de impressão rápida no mercado., À medida que as pequenas empresas crescem para adicionar mais funcionários, uma máquina mais rápida irá beneficiar muito essa empresa, uma vez que um dispositivo mais lento será um gargalo de produtividade.

medido em páginas por minuto (ppm), a velocidade de impressão de uma máquina é geralmente a mesma para documentos monocromáticos como é para documentos a cores, com modelos de impressoras a laser geralmente superando modelos de impressoras a jacto de tinta. Em nossa pesquisa, encontramos máquinas tão lentas quanto 15 ppm e tão rápidas quanto 85 ppm. Naturalmente, as máquinas mais rápidas têm etiquetas de preço mais elevadas., A decisão de quão rápido você precisa de sua impressão para ir depende em grande parte da frequência com que você precisa que a impressora para funcionar em primeiro lugar.

facilidade de Uso

uma impressora multifunções e copiadora deve ser fácil de usar, uma vez que quase todos no seu escritório terão de usá-lo em algum momento. Graças à confiança da maioria dos modelos modernos em uma tela sensível ao toque de cor e integração com dispositivos Android e iOS para impressão sem fio, As máquinas de hoje são altamente funcionais, independentemente do conhecimento técnico de um usuário.a facilidade de uso também se aplica à configuração inicial do sistema e treinamento do Usuário., A maioria das avarias pode ser atribuída ao erro humano, levando a grandes blocos na produção. Por exemplo, se um memorando amplamente distribuído é difícil de ler porque a máquina não foi operada corretamente, isso vai dificultar a capacidade da sua empresa para disseminar informações e resultar em uma perda de suprimentos, se o trabalho deve ser redone.todos os dispositivos multifunções existentes no mercado têm limitações. Para impressoras multifunções e copiadoras, a principal limitação é o ciclo de trabalho, ou o número máximo de páginas que a máquina pode percorrer em um mês., Pense nisso como uma regra de ouro para a resistência operacional da máquina. Em nossa pesquisa, encontramos máquinas que só podem lidar com 10.000 páginas por mês e algumas que podem lidar com 720.000. Terá de pesar a importância do ciclo de funcionamento de uma máquina em relação às páginas que espera passar por ela.

conectividade e acessibilidade

uma impressora e copiadora multifunções modernas podem se conectar à internet para realizar certas tarefas., É importante considerar o que as funcionalidades alimentadas pela internet importam para o seu negócio, como a organização de arquivos baseados em nuvem para baixar e imprimir documentos ou capacidades de fax. Além da funcionalidade online, algumas impressoras podem interagir com outros dispositivos, como USB flash drives ou telefones móveis para conectividade sem fio via Bluetooth ou Wi-Fi.a tecnologia sem mãos nas impressoras e fotocopiadoras multifunções de hoje também torna estas máquinas mais acessíveis a uma gama mais ampla de empregados., As pessoas com deficiência muitas vezes têm problemas com máquinas de escritório, por isso os fabricantes têm tomado medidas para tornar as coisas mais fáceis para esses usuários. Com características como marcas gravadas nos teclados, sensores de movimento e touchscreens maiores e mais fáceis de ler, qualquer um pode usar uma dessas máquinas de forma eficaz. Essas adições aumentam não só as opções de seus trabalhadores, mas também a facilidade de uso da máquina, permitindo que todos em seu escritório para usar a máquina, independentemente de quaisquer deficiências que possam ter.,

segurança

ao procurar uma impressora e fotocopiadora multifunções compatíveis com as nuvens, deve prestar atenção aos dados de bordo e às medidas de segurança da rede. Quando você adiciona uma máquina de cópia à sua rede local, é outro dispositivo endpoint que os atores maliciosos podem usar para explorar seus sistemas de arquivos. Muitas copiadoras têm controles de senha, protocolos de política de impressão centralizada que um administrador de sistema pode usar para definir regras para como a máquina age, e opções de acesso ao nível do Usuário para manter pessoas não autorizadas de usar a máquina., Alguns têm discos rígidos criptografados para armazenar dados sensíveis, enquanto outros dependem de protocolos de criptografia para suas conexões de internet para manter os dados seguros. Se o seu negócio de negócios em dados de consumidores protegidos HIPAA, segurança deve ser uma prioridade máxima para você na copiadora que você escolher.

mobilidade

embora se espere que ninguém mova a impressora e fotocopiadora multifunções do escritório em um momento de aviso, é importante considerar quanto espaço a máquina irá ocupar., Pequenas empresas tendem a não ter um monte de imóveis ao começar, de modo que uma máquina maciça provavelmente não faria sentido para a maioria das empresas, a menos que seja o cerne do negócio. Em muitos casos, estas máquinas vão ficar em uma mesa ou arquivo Armário, por isso o peso também é uma consideração importante.

Key takeaway: uma vez que a maioria das impressoras e fotocopiadoras multifunções operam principalmente da mesma forma, características como a funcionalidade da internet, altas velocidades de impressão e controles intuitivos podem ajudá-lo a distinguir as melhores máquinas das máquinas medíocres.