desde que Ray Tomlinson inventou o email em 1972, este canal de comunicação tem crescido exponencialmente. Atualmente, os e-mails não estão sendo usados apenas para correspondência entre as pessoas, mas também para correspondência de negócios com clientes (B2C) e negócios com negócios (B2B).

além disso, o email marketing ainda é uma coisa enorme e não há razão para esperar que as coisas vão mudar em breve. Há muitas coisas pelas quais você pode diferenciar mensagens formais e informais de E-mail., Uma dessas coisas é o aviso de E-mail.

na maioria dos casos, você vai encontrar um aviso em E-mails que são produtos de uma campanha de email marketing. Mas, o que é um aviso de E-mail?

Existem muitas definições online descrevendo o que é uma declaração de exoneração de responsabilidade por e-mail. Em nossa opinião, o que resume melhor é assim: “um aviso por e-mail é um aviso, aviso ou aviso que é adicionado a um e-mail enviado e assim forma uma seção distinta que é separada da mensagem principal.,”

According to the research paper “Segmenting email message text into zones”, written by Cecile Paris and Andrew Lampert, the disclaimer belongs to the bottom of the” Boilerplate Zone ” of an email.

Esta é a parte do E-mail que contém conteúdo que é reutilizado da mesma forma através de várias mensagens de E-mail. Assim, uma vez escrito, um aviso de E-mail será automaticamente anexado a esta zona.

na prática, um aviso de E-mail é geralmente anexado no final de uma mensagem de E-mail., Se você já leu uma parte de um e-mail que está alertando você ou informando sobre algo importante em um tom de advertência, você leu um aviso de E-mail.

a finalidade por trás dela é, na maioria dos casos, legal. Veremos em que medida é juridicamente vinculativo numa das seguintes sub-rubricas. Se a finalidade não é do tipo legal, então o disclaimer tem uma mensagem de marketing por trás dele.nem todos os avisos de E-mail são os mesmos. Normalmente, reflectem profundamente a política da empresa., O conselho geral é mantê-lo o mais curto possível, mas temos visto alguns exemplos de disclaimer email no passado que eram tão longo quanto 2.500 palavras.por que as empresas usam declarações de confidencialidade por e-mail?

a principal razão pela qual as empresas usam isenções de E-mail é para se proteger de processos judiciais indesejados e dispendiosos.assim, a utilização de uma declaração de confidencialidade num e-mail é, de certa forma, uma medida preventiva destinada a proporcionar protecção, informando o destinatário do E-mail sobre o conteúdo. Isenções de Email são declarações simples que têm um caráter legal.,

Quando as empresas utilizam isenções, sua intenção é a de isentar-se de responsabilidade em relação ao conteúdo do e-mail. As declarações de exoneração de Responsabilidade também são usadas para evitar a difamação e E-mails mal direcionados e para torná-los irresponsáveis se se trata de algo legalmente punível.

O uso de isenções de E-mail tornou-se tão popular que você pode vê-los em E-mails de empresas que trabalham em países onde as isenções não são juridicamente vinculativas., Esta prática tornou-se um procedimento padrão em estratégias de gestão de riscos graves.

isso pode ser porque o termo “prevenção é melhor do que a cura” também pode ser aplicado a qualquer modelo de negócio que envolve o compartilhamento de informações através de correspondência de E-mail.às vezes, a razão para a renúncia é a lei. Há alguns países onde a lei exige que as organizações incluam avisos específicos de confidencialidade em E-mails enviados.,

nestes condados, ter uma declaração de confidencialidade por e-mail pode fazer uma grande diferença no tribunal, caso a empresa seja processada pelo conteúdo do E-mail.neste caso, as declarações de exoneração de responsabilidade servem como prova de que a parte que processou foi informada sobre o conteúdo e as consequências que poderá ter, caso decida agir em conformidade.

a outra razão para usar uma declaração de exoneração de responsabilidade é passar uma mensagem de marketing para um destinatário de E-mail. O aviso de E-mail é geralmente escrito em um tom cauteloso.

é outro propósito é construir confiança entre a empresa e o destinatário de E-mail., Isso fornece motivos férteis para passar o link para a sua página de produto ou site oficial.ao chegar às pessoas desta forma, as empresas podem gerar mais leads e aumentar as taxas de conversão. Além disso, ao aumentar o tráfego para o seu site, as empresas também obter classificações mais elevadas por motores de busca, estabelecendo assim uma presença digital mais forte.no final, é importante afirmar que as declarações de exoneração de Responsabilidade não são um método infalível de proteção de responsabilidade. É por isso que as empresas não dependem apenas delas para se protegerem totalmente de processos judiciais indesejados.,como pode um aviso de E-mail protegê-lo?uma vez que as isenções de E-mail são legalmente vinculativas em alguns países do mundo, eles podem realmente proteger uma empresa de perder quantidades graves de dinheiro quando o caso chega ao sistema judicial.quando são legalmente vinculativos, os avisos de E-mail farão uma grande diferença em tribunal. Aqui estão vários casos em que as isenções de email podem vir em seu auxílio:

  • grandes corporações podem ser responsabilizadas pelo conteúdo enviado por seus empregados., Quando há muitos funcionários, uma organização não pode monitorar todos os e-mails enviados por seus contratados. É por isso que as grandes organizações usam soluções de software para adicionar um aviso personalizado a qualquer e-mail empurrado através de seu servidor.a violação da confidencialidade é também outra questão que pode ser abordada por uma declaração de exoneração de responsabilidade. Às vezes, o e-mail contém informações destinadas a um destinatário específico. Por exemplo, em firmas de advocacia, se a informação for vazada, estas firmas podem começar em um monte de problemas. A colocação de uma declaração de confidencialidade por e-mail protege-os deste risco., A transmissão do vírus pode retornar como uma grande ação judicial boomerang se uma empresa não adicionar um aviso dizendo ao destinatário que eles são não pode ser responsabilizado se o e-mail está contendo um vírus. Estes avisos geralmente informar o destinatário que o e-mail pode conter um vírus e que seria melhor digitalizá-lo antes de abri-lo.uma declaração de exoneração de responsabilidade pode também informar uma pessoa de que não tem a autoridade necessária para celebrar um contrato juridicamente vinculativo. Isto é muito importante, uma vez que, em alguns países, os e-mails são vistos como uma comunicação escrita que pode ser juridicamente vinculativa., Na declaração de exoneração de responsabilidade, a sua empresa pode informar o terceiro que o empregado não tem autoridade para assinar um contrato sem um gerente para ratificá-lo.uma empresa pode proteger-se de erros quando o conteúdo e a informação são mal utilizados. Um aviso de E-mail bem escrito pode evitar consequências graves que uma empresa pode enfrentar quando tal erro ocorre.quando um terceiro confia em Conselhos da empresa e os conselhos podem levar a consequências graves, uma declaração de exoneração de responsabilidade pode proteger uma empresa de ser processada por negligência.,alguns regulamentos da indústria exigem que as empresas incluam declarações de exoneração de responsabilidade por e-mail em toda a correspondência por e-mail. Ao anexar uma declaração de exoneração de responsabilidade específica, as empresas estão cuidando da conformidade regulamentar e se protegendo de ser penalizado pelo Estado por não fazê-lo.

uma declaração de exoneração de responsabilidade por e-mail é juridicamente vinculativa?

Existem inúmeras leis, acordos e acordos que impõem o uso de dispensas de E-mail em alguns casos.,

Canadá

O Canadense Anti-Spam Lei (CASL) aplica-se a todos os e-mails comerciais enviados no país. Cada e-mail tem de incluir o nome, a empresa, o endereço de correio, o número de telefone, a web ou o endereço de E-mail e um link de cancelamento de Subscrição.

é por isso que grandes organizações no Canadá usam software para adicionar toda esta informação a todos os e-mails enviados por seus funcionários. Violar esta lei pode custar às organizações até 10 milhões de dólares.,com a Diretiva da UE 2003/58 / CE forçando todas as empresas a serem mais transparentes, vemos que as empresas da UE adicionam declarações de exoneração de responsabilidade aos seus e-mails.

existem leis semelhantes aplicadas à Lei de Empresas do Reino Unido, forçando empresas na Irlanda, Alemanha, França, Itália, Holanda e dinamarca a incluir informações adicionais em um aviso de E-mail.,

Reino Unido

de acordo com a UK Companies Act, que foi alterada em 2007, todos os e-mails de negócios têm de incluir uma declaração de exoneração de responsabilidade que contém o número de registo da empresa, o local de registo e o endereço da Sede social.

Estados Unidos da América

os Estados Unidos têm a lei de exoneração de Responsabilidade mais completa. A Lei Federal de gestão da segurança da Informação (FISMA) define um quadro para proteger a informação e os ativos.um dos padrões de Conformidade regulamentar da FISMA inclui a implementação de uma declaração de exoneração de responsabilidade autorizada pelos EUA em todos os e-mails.,os processos judiciais civis dentro do sistema judicial Federal dos Estados Unidos são especificados pelas Regras Federais de Processo Civil (FRCP).

uma empresa tem que fornecer uma declaração de exoneração de responsabilidade quando afirma que o conteúdo do E-mail não será sujeito a pesquisa, a fim de evitar a perda de uma ação judicial quando é solicitado a eles para produzir os dados solicitados.

outra lei federal nos Estados Unidos, a lei da Liberdade de informação (FOIA), é criada para proteger a informação da divulgação em certos casos., É por isso que é importante colocar um aviso informando o destinatário de E-mail que o e-mail contém informações sensíveis que vai sob o FOIA.a Lei de portabilidade e responsabilidade do seguro de saúde (HIPAA) aplica-se a todas as organizações que têm acesso aos dados pessoais de cuidados de saúde de um paciente. Estas empresas nos EUA podem usar isenções para informar seus pacientes sobre os riscos relacionados a este tipo de correspondência.a lei Gramm-Leach-Bliley (GLBA) aplica-se às instituições financeiras., As organizações financeiras têm de anexar declarações de exoneração de responsabilidade aos seus e-mails, a fim de evitar quaisquer quebras de confidencialidade.

Existem três casos em que o uso de uma declaração de exoneração de responsabilidade por e-mail é uma obrigação nos EUA: empresas da indústria de saúde, instituições financeiras e todas as empresas que estão sob o Regulamento Internal Revenue Service (IRS).onde colocar um aviso por e-mail?

a prática comum é colocar uma declaração de exoneração de responsabilidade na parte inferior de um e-mail., Mas, quando olhamos para alguns exemplos, há algum absurdo nele, especialmente em casos como”esta mensagem de E-mail destina-se a ser recebida apenas por pessoas com direito a receber informações confidenciais”.

Se houver informação muito sensível, no e-mail, a melhor prática é verificar o “Enviar para” campo antes de clicar em enviar.anexar uma declaração de confidencialidade no final da mensagem não é prático. Seria melhor mantê-lo curto e colocá-lo no início do E-mail.,

estas são as chamadas “isenções de pré-aviso”. As instituições financeiras e as organizações jurídicas optam frequentemente por utilizar estas.

Por outro lado, as declarações de exoneração de Responsabilidade são colocadas na parte inferior do corpo da mensagem de E-mail.

algumas organizações preferem colocar um link para a declaração de exoneração de responsabilidade append logo no início do E-mail, para evitar problemas indesejados.

disclaimer email examples

Breach of confidentiality

todo o conteúdo desta mensagem de email é confidencial. Isto também se aplica a todos os arquivos anexados a ele., Este e-mail é destinado a um indivíduo ou entidade a quem eles são endereçados. Caso você não seja o destinatário deste e-mail, e você o tenha recebido erradamente, entre imediatamente EM Contato com o gerente do sistema. A informação neste email é muito sensível, e destina-se ao destinatário específico. Este email não deve ser divulgado, distribuído ou copiado. Se você recebeu este e-mail e não era para você, certifique-se de notificar imediatamente o remetente por e-mail e depois excluir este e-mail do seu sistema., Divulgar, copiar, distribuir ou tomar qualquer ação na dependência do conteúdo de E-mail é estritamente proibido. Considere-se notificado.

responsabilidade do empregador

as opiniões e opiniões apresentadas no conteúdo deste email são apenas as do autor do email. Não representam necessariamente os da organização. Nossos funcionários são explicitamente obrigados a não infringir ou autorizar qualquer violação de direitos autorais ou qualquer outro direito legal por comunicação por e-mail, bem como a não fazer declarações difamatórias., A nossa política da empresa é clara, e você pode acessá-la aqui. Afirma que tal comunicação é contrária à nossa política e fora do âmbito do papel organizacional do indivíduo em causa. Considerando tudo isso, por favor, seja informado de que a empresa não aceitará qualquer responsabilidade em relação a essa comunicação. Se houver algum dano ou outra responsabilidade surgindo, o empregado é aquele que será pessoalmente responsável.,

transmissão não intencional de vírus de computador

O email pode conter vírus de computador que podem infectar o seu computador. O destinatário deste e-mail deve digitalizar este e-mail e todos os seus anexos, se houver algum. A organização não aceitará qualquer responsabilidade por qualquer dano causado por qualquer vírus transmitido através deste e-mail. Os e-mails podem ser interceptados, perdidos, destruídos, corrompidos, conter vírus, ou chegar tarde ou incompletos. É por isso que a correspondência por e-mail não pode ser garantida para ser garantida ou livre de erros., É por isso que o remetente não aceita responsabilidade por quaisquer erros ou omissões no conteúdo desta mensagem, que surgem como resultado da transmissão de E-mail.

participar em contratos de prevenção

por Favor, ser informado de que nenhum funcionário ou agente está autorizado a celebrar qualquer acordo legalmente vinculativo em nome da “Nome da Empresa” com a 3ª parte via e-mail. Isto só pode ser feito se o empregado ou agente em questão tiver uma confirmação explicitamente escrita pelo “diretor da empresa” para essa ocasião específica.,

Proteção de negligência distorção

Nossa empresa não pode ser responsabilizada pelo conteúdo deste e-mail, nem pode ser responsável pelas conseqüências das ações tomadas com base nas informações que tem prestado a este email. Só aceitamos a responsabilidade se posteriormente confirmarmos a informação encontrada por escrito no e-mail. Por favor, certifique-se de que você é o destinatário pretendido deste e-mail., Se você não estiver, por favor note que divulgar, copiar, distribuir ou tomar qualquer ação em confiança ao conteúdo desta informação é estritamente proibido.

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