e-Mail é uma das atividades mais demoradas que as pessoas fazem diariamente, não importa o tipo de negócio que eles estão em. A pessoa média gasta 28% de sua semana de trabalho lendo, escrevendo e respondendo a e-mails (e pesquisando através deles!).

Quando o e-mail não é tratado de forma muito eficiente, as pessoas acabam com todas as mensagens chegando em uma caixa de entrada sobrecarregada que só parece ficar maior a cada semana., As mensagens são enterradas e os usuários passam horas tentando classificar informações relevantes e importantes a partir de informações menos importantes.

Outlook in Microsoft 365 gives users many tools to improve the way they handle email to boost productivity, but you have to know how to use them to get their full benefit.

Se você tem procurado maneiras de fazer o e-mail menos de um arrasto no seu tempo e mais eficiente, temos várias dicas abaixo para ajudar.,

Use a caixa de entrada Focada para ordenar automaticamente mensagens importantes

tentar ordenar spam ou e-mails menos urgentes dos mais importantes não só é demorado, como também pode fazer com que os utilizadores percam mensagens importantes que estão entre anúncios e spam.

a utilização da caixa de entrada focada no Outlook permite – lhe separar a sua caixa de entrada em duas páginas separadas focadas e outras.

pode ligá-lo, indo para a página Ver no Outlook e carregando em “mostrar a caixa de entrada Focada”.,

Você então move suas mensagens importantes para o foco, para que o sistema entenda quais são as mais importantes para você.

isto pode poupar-lhe toneladas de tempo tentando identificar as suas mensagens mais importantes, uma vez que o Outlook irá separá-las para si.

Organizar Seus e-mails Usando Pastas & Categorias

Quando todas as mensagens estão sentados em uma única pasta, torna-se muito mais difícil encontrar um “que veio na semana passada,” que você precisa, com urgência., Tendo o tempo para configurar pastas ou Categorias pode permitir que você coloque automações de triagem de E-mail usando regras e tornar fácil de detectar um determinado tipo de mensagem imediatamente.

  • Pastas: Podem ser usados com POP ou IMAP
  • Categorias: só Pode ser usado com POP

Pastas: clique com o botão direito do mouse em qualquer pasta no seu painel de correio e, em seguida, clique em adicionar uma nova pasta. Estas pastas podem então ser usadas para armazenar diferentes tipos de correio (ou seja, por departamento, Cliente, Colega, etc.).

Categorias: as Categorias permitem que você codifique diferentes tipos de correio (i.e., por departamento, finalidade, cliente, etc.). Isso permite que você reconheça instantaneamente um tipo particular de mensagem, porque ele será realçado com a cor designada.

Desbloqueie o correio automatizado com regras

as regras do correio podem tornar o Outlook num assistente de correio automatizado para si. Você pode ter o e-mail movido automaticamente para uma pasta específica quando ele vem, configurar automaticamente para a frente ou respostas automáticas, e muito mais.as regras

podem salvá-lo de várias tarefas manuais e impedi-lo de ter de ver a sua caixa de entrada de E-mail o dia todo para uma mensagem importante., Aqui estão algumas regras comuns que você pode configurar:

  • Reproduzir um som quando as mensagens de um determinado remetente vêm em
  • mover Automaticamente um e-mail para uma pasta, se ele tem uma certa palavra na linha de assunto
  • Mover e-mails que você tem na caixa Cc para uma determinada pasta
  • Automaticamente atribuir uma categoria com base no remetente de e-mail address
  • Marca de email de um determinado domínio de email para acompanhar

os Quatro D’s de processamento de Correio

a Microsoft sugere fazer o processamento de correio mais eficiente usando os Quatro D’s de processamento de correio sempre que você lê uma mensagem.,

isso o impede de ter uma caixa de correio que continua ficando maior, e o ajuda a se tornar mais eficiente e produtivo em perspectiva.

Quando ler as mensagens, tome uma destas quatro acções:

  • Delete it
  • Do it (i.e., responder ou arquivo para referência futura)
  • Delegado (para a frente a alguém)
  • remetê-la (categorias de uso ou bandeiras para adicionar à lista de tarefas para mais tarde)

Utilização de Tarefas ou o OneNote para Limpar Sua caixa de Entrada

Uma coisa que os usuários tendem a fazer o que leva à frustração mais tarde, é manter todos esses “para fazer mais tarde” e-mails sentado na sua caixa de entrada. Eles não querem apagar algo que tem informações que eles precisam mais tarde para um projeto em particular.

uma maneira que você pode limpar essas mensagens é movê-las para fora de “E-mail” para um fluxo de trabalho “tarefas”., Você pode fazer isso movendo o e-mail para qualquer tarefas no Outlook ou OneNote.

tarefas: para fazer um e-mail para uma tarefa na sua lista de Tarefas do Outlook, tudo o que tem de fazer é arrastá-lo para baixo para o ícone da tarefa (área de transferência com marcador) na janela de correio do Outlook. Isto irá abrir automaticamente uma nova tarefa com o corpo do email incluído.

OneNote: OneNote dá – lhe um lugar para recolher todos os tipos de dados relacionados com projectos ou tarefas (texto, imagens, websites, etc.) Se você tem um e-mail relacionado a uma tarefa ou projeto, você pode enviá-lo para o seu endereço de E-mail OneNote para salvá-lo no arquivo de tarefa apropriada.,

com o seu e-mail guardado como uma tarefa, você pode removê-lo com segurança da sua caixa de entrada, ajudando-o a aproximar-se da “caixa de entrada zero”.”

Aprender a Usar todo o Poder do Outlook & Microsoft 365

Existem várias dicas e truques para configurar e usar o Microsoft 365, que podem fazer seus fluxos de trabalho mais produtivo. O Connect2Geek pode ajudá-lo a libertar todo o seu poder na sua organização.

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