nesta série, A autora freelance e a especialista em cadeia de abastecimento Elaine Porteous explora tópicos fundamentais na aquisição.

a maioria das pessoas de negócios está familiarizada com as abreviaturas RFP e RFQ, mas qual é a diferença, e como eles são usados?a escolha do tipo de documento a utilizar depende do produto ou serviço requerido e do resultado desejado – é necessária uma proposta ou uma proposta de preço detalhada?,um pedido de proposta (PF) é um método formal de recepção de propostas detalhadas e comparáveis de diferentes fornecedores para um determinado produto ou serviço. Trata-se de um documento abrangente que deve fornecer todas as informações necessárias para tomar uma decisão de compra informada para compras estratégicas. Um processo de PFR pode demorar de algumas semanas a seis meses.,um pedido de cotação (RFQ) é um documento de oferta concorrencial utilizado para convidar fornecedores ou empreiteiros a apresentarem produtos ou serviços de oferta de preços, quando os requisitos são normalizados ou produzidos em quantidades repetitivas. Um RFQ é frequentemente usado para itens de alto volume/baixo valor e deve ser concluído mais rapidamente do que um RFP. O comprador deve fornecer uma especificação técnica, bem como suas exigências comerciais. Por vezes, o documento pode ser referido como um convite à apresentação de propostas ou um convite à apresentação de propostas.,

como escrever um documento RFQ

uma RFQ bem construída deve abrir com uma introdução à empresa e ao seu negócio e uma declaração da necessidade. Em seguida, permite que os fornecedores expressem suas ofertas claramente para satisfazer essa necessidade e fornece ao comprador uma maneira justa para selecionar a melhor solução. Uma forma eficiente de fazer isso é fornecer aos licitantes um modelo que é projetado para obter toda a informação necessária em um formato que permita uma comparação fácil. O tempo gasto na preparação poupará tempo e frustração mais tarde.,

A 6 Step RFQ Process

While requests for quote come in all shapes and sizes they generally follow six key steps. Vamos rever o processo do ponto de vista de um jogo de cobras e escadas.

  1. preparação do documento

inicie a sua RFQ preparando a documentação relevante.,certeza que você incluiu todos os requisitos necessários que estão pelo menos essas:

  • Definição de produtos ou serviços com as especificações detalhadas
  • requisitos de Entrega
  • Quantidades
  • termos de Pagamento
  • O método proposto de avaliação
  • temporal da Decisão do processo de revisão e
  • termos e condições do Contrato
  • requisitos de Submissão

O modelo, em um formato que pode ser facilmente comparado como o Excel, deve incluir quantidades, detalhamento de custos, se for o caso, preços, descontos por volume e preço total (antes de impostos).,exemplo de um modelo de preços RFQ

  1. Define a lista de fornecedores

A RFQ pode ser aberta a todos os possíveis proponentes. O mercado global é dinâmico e há novos operadores a toda a hora. Para simplificar o processo pode ser necessário executar um evento de pré-seleção antes de enviar o seu RFQ para uma lista fechada de licitantes aprovados. É neste ponto que é necessário avaliar os riscos financeiros e operacionais.

  1. enviar RFQ

A RFQ deve incluir instruções claras para a sua conclusão e a data limite para a apresentação de candidaturas., É importante dar tempo suficiente para que um licitante formule sua resposta. A RFQ deve incluir, como anexo, os Termos e Condições do comprador. Durante o período de preparação das propostas, deve existir um método através do qual qualquer potencial fornecedor possa fazer perguntas de esclarecimento e receber respostas. Todos os proponentes devem receber as mesmas informações.

existem muitos prestadores de serviços com soluções hospedadas e software de e-sourcing que podem automatizar algumas partes do processo, incluindo o Q&a e compartilhar as respostas., Os proponentes podem fazer upload das suas ofertas com os documentos comprovativos necessários e receber notificações.receber respostas e analisar os resultados, quer sejam recebidos de um sistema automatizado quer manualmente, as propostas devem ser confidenciais para garantir um resultado justo.melhores práticas: fechar a licitação na data de vencimento e abrir todas as licitações imediatamente a seguir.

  1. selecione o fornecedor bem sucedido

O processo de avaliação é facilitado e mais rápido se for utilizado um modelo eficiente e bem pensado., O proponente seleccionado será aquele que oferecer o preço mais baixo para os bens ou serviços especificados, respeitando todos os critérios de selecção. Pode haver um processo de clarificação necessário e pequenas negociações necessárias para alcançar o resultado certo. O Acordo só é concluído quando o contrato é assinado.melhores práticas: documentar todas as acções realizadas durante o processo RFQ, incluindo o número de propostas enviadas, o número de propostas recebidas, os critérios de avaliação, os membros do Comité de avaliação das propostas e a decisão final.,

  1. aconselhar os fornecedores vencidos

notificar os outros proponentes de que o contrato foi adjudicado. Agradece-lhes a sua participação; talvez precises delas novamente numa data futura.os 1-6 passos listados acima são os que são tradicionalmente seguidos no setor comercial da economia. O departamento do governo e outras autoridades públicas podem ter regras mais rigorosas para seu processo RFQ.,

o que observar com RFQs

o processo RFQ pode ficar sujeito a irregularidades se a lista de licitantes é manipulada ou não restringida para limitar a concorrência. O processo também tem o potencial de ser abusado, uma vez que os requisitos podem ser divididos em parcelas menores, a fim de evitar um processo de PFR mais longo e complexo. Não deixes que isso te aconteça.

crédito fotográfico: Smabs Sputzer (1956-2017)