Guia para o processo de RFP

O objetivo do processo de RFP é definir um desafio e, em seguida, encontrar o fornecedor certo para atender a essa necessidade. Encontrar o vendedor certo significa focar em mais do que apenas o preço. RFPs permitem aos compradores criar uma complexa comparação lado a lado do Fornecedor de fatores importantes. Por exemplo, o PFR pode perguntar sobre confiabilidade, experiência, qualidade, políticas e segurança.,

9 passos de como RFPs funcionam

compreensivelmente, levando cada um destes elementos em consideração pode ser esmagadora. No entanto, quando dividido em seus componentes básicos, o processo RFP consiste em nove etapas simples:

1. Brainstorm your needs

First, the RFP team, led by the procurement manager, must come together to decide exactly what they are looking for. Com efeito, as partes interessadas, os utilizadores finais, as ti, as finanças e quaisquer outras equipas que venham a ser afectadas pela decisão de adjudicação de contratos estão envolvidas no processo de recolha de requisitos iniciais.,

juntos, eles devem definir o PFR, o que significa o desafio que eles querem superar ou meta que eles querem alcançar, bem como como como será o sucesso. Além disso, eles devem ajudar a criar questões de PFR, estabelecer o escopo e priorizar os critérios de seleção.2. Crie um RPP significativo

em seguida, é hora de escrever o RPP. Se possível, é útil começar com um modelo RFP e personalizá-lo. Não se esqueça de seguir as melhores práticas e incluir perguntas que falem com suas necessidades e situação específicas. Por exemplo, estas questões podem ser adaptadas a quase qualquer projecto de aquisição.,quem são os seus concorrentes? Fazer esta pergunta pode ajudar os emitentes a determinar a integridade de um fornecedor. Permite aos emitentes saber se os vendedores são honestos sobre quem são os seus concorrentes e porque perdem para eles. Pode também ajudar os emitentes a determinar se há outras opções que devem explorar.como é o seu processo de implementação? Ao comprar software, incluindo as questões de sucesso do cliente é fundamental. Os emitentes de PFR devem determinar quanto tempo levará o processo de onboarding. Além disso, explore as opções disponíveis de suporte e auto-serviço.,que tipo de formação oferece? Quanto mais complexa for a solução, mais importante será esta questão. Se você não entender como usar todos os recursos e funcionalidades da solução, você pode perder os principais benefícios. Os emitentes de PFR devem indagar sobre o âmbito da oferta de fornecedores de formação, bem como sobre os formatos disponíveis.pode fornecer referências, revisões ou estudos de caso? Certamente, não há melhor maneira de determinar a eficácia de uma solução do que aprender sobre as experiências daqueles que já a usam.,

fazer as perguntas certas dá significado ao seu PFR e garante que terá a informação de que necessita para tomar uma decisão confiante.

para mais sugestões sobre como escrever perguntas PFP perspicazes, confira este blog: as melhores perguntas PFP para perguntar aos seus fornecedores.

3. Convide os fornecedores a responder

Agora que você tem seu PFR escrito, é hora de reunir propostas de fornecedores. Na maioria dos casos, você vai desenvolver uma lista de fornecedores e pedir respostas diretamente, mas algumas organizações também usam serviços de licitação que postam seus RFPs publicamente., Esta opção pode aumentar as suas respostas, mas provavelmente levará a várias respostas irrelevantes. Consequentemente, você vai investir mais tempo na pontuação.4. Avalie as propostas

Uma vez que você tenha reunido as respostas do Fornecedor, você vai querer marcar suas respostas. Recomendamos tomar uma abordagem de pontuação ponderada para ajudar a priorizar seus fatores de decisão. A pontuação ponderada estabelece valores de pontos para secções e questões individuais no PFR com base na sua importância. Isso permite que você determine objetivamente qual fornecedor realmente melhor se adapta às suas necessidades.

5., Selecione o seu shortlist

com base na sua avaliação inicial da proposta, você pode criar um shortlist do Fornecedor — uma lista de cinco ou mais fornecedores que você vai passar para as fases finais do processo RFP. Todos os Fornecedores em sua lista de candidatos deve ser sérios que você pode imaginar sua organização em parceria com. Pergunte a esses finalistas do RFP esclarecendo questões ou solicite uma apresentação do RFP para ajudá-lo a tomar sua decisão final..

6. Negoceie

esta é a fase em que você garante que sua organização está obtendo o melhor negócio possível., Há um vendedor na sua lista que estaria bem à frente do resto do pacote se eles apenas baixassem o preço? Avisa-os. A maioria dos vendedores terá o prazer de negociar um pouco — especialmente se eles sabem quão perto você está de uma decisão de compra. Lembre-se, seja o mais transparente possível com suas expectativas e deixe o fornecedor saber o que potencialmente ganhar o RFP significa para eles.

7. Faça a sua selecção final

agora para a parte divertida: fazer a sua selecção real. Certifique-se de informar o fornecedor que você selecionou, bem como os vendedores que você não fez., Lembre-se de ser respeitoso e considerar oferecer feedback. Só porque você não selecionou um fornecedor hoje não significa que eles não serão uma opção viável para a sua organização no futuro.

8. Assine o contrato. Certifique-se de ter um advogado revisar toda a linguagem do contrato antes de assinar qualquer coisa. Você quer ter certeza de que tudo está configurado de acordo com suas expectativas.9. Revisão contínua

finalmente, você vai querer estabelecer o seu processo de avaliação contínua do Fornecedor. Recomendamos a utilização de um scorecard fornecedor para garantir que os fornecedores atendam às suas necessidades., Esta abordagem garante que os vendedores entregam o retorno do investimento (ROI) e os resultados que você quer alcançar. Certifique-se de deixar o fornecedor saber sobre quaisquer áreas onde você sente que eles estão ficando aquém para que eles têm uma oportunidade de corrigir e atender às suas expectativas.

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