guía para el proceso de RFP

El objetivo del proceso de RFP es definir un desafío y luego encontrar el proveedor adecuado para satisfacer esa necesidad. Encontrar el proveedor adecuado significa centrarse en algo más que el precio. Las RFP permiten a los compradores crear una comparación de proveedores compleja de factores importantes. Por ejemplo, la RFP puede preguntar sobre confiabilidad, experiencia, calidad, políticas y seguridad.,

9 pasos de cómo funcionan las RFP

comprensiblemente, tomar en consideración cada uno de estos elementos puede ser abrumador. Sin embargo, cuando se divide en sus componentes básicos, el proceso de RFP consta de nueve pasos simples:

1. Haga una lluvia de ideas sobre sus necesidades

primero, el equipo de RFP, dirigido por el gerente de adquisiciones, debe unirse para decidir exactamente lo que está buscando. De hecho, las partes interesadas, los usuarios finales, las TI, las finanzas y cualquier otro equipo que se verá afectado por la decisión de adquisición participan en el proceso inicial de recopilación de requisitos.,

juntos, deben definir la RFP, es decir, el desafío que quieren superar o la meta que quieren lograr, así como cómo se verá el éxito. Además, deben ayudar a crear preguntas de RFP, establecer el alcance y priorizar los criterios de selección.

2. Cree una RFP significativa

a continuación, es hora de escribir la RFP. Si es posible, es útil comenzar con una plantilla RFP y personalizarla. No olvide seguir las mejores prácticas e incluir preguntas que se refieran a sus necesidades y situación específicas. Por ejemplo, estas preguntas se pueden adaptar a casi cualquier proyecto de adquisición.,

  • Quiénes son sus competidores? Hacer esta pregunta puede ayudar a los emisores a determinar la integridad de un proveedor. Permite a los emisores saber si los proveedores son honestos sobre quiénes son sus competidores y por qué pierden ante ellos. También puede ayudar a los emisores a determinar si hay otras opciones que deberían explorar.
  • ¿Cómo es su proceso de implementación? Al comprar software, es clave incluir preguntas sobre el éxito del cliente. Los emisores de RFP deben determinar cuánto tiempo tomará el proceso de incorporación. Además, explore las opciones de soporte y autoservicio disponibles.,
  • ¿Qué tipo de formación ofrecen? Cuanto más compleja sea la solución, más importante será esta cuestión. Si no entiende cómo usar todas las características y funcionalidades de la solución, es posible que se pierda los beneficios clave. Los emisores de RFP deben preguntar sobre el alcance de la oferta de capacitación de los proveedores, así como los formatos disponibles.
  • ¿Puede proporcionar referencias, revisiones o estudios de caso? Ciertamente, no hay mejor manera de determinar la efectividad de una solución que aprendiendo sobre las experiencias de aquellos que ya la usan.,

hacer las preguntas correctas le da significado a su RFP y garantiza que tendrá la información que necesita para tomar una decisión segura.

para obtener más sugerencias sobre cómo escribir preguntas de RFP perspicaces, consulte este blog: las mejores preguntas de RFP para hacer a sus proveedores.

3. Invite a los proveedores a responder

ahora que tiene su RFP escrita, es hora de recopilar las propuestas de los proveedores. En la mayoría de los casos, desarrollará una lista de proveedores y les pedirá respuestas directamente, pero algunas organizaciones también utilizan servicios de licitación que publican sus RFP públicamente., Esta opción puede aumentar sus respuestas, pero es probable que conduzca a varias respuestas irrelevantes. En consecuencia, invertirá más tiempo en la puntuación.

4. Evalúe las propuestas

Una vez que haya recopilado las respuestas de los proveedores, querrá puntuar sus respuestas. Recomendamos adoptar un enfoque de puntuación ponderada para ayudar a priorizar sus factores de decisión. La puntuación ponderada establece valores de puntos para secciones y preguntas individuales en la RFP en función de su importancia. Esto le permite determinar objetivamente qué proveedor realmente se adapta mejor a sus necesidades.

5., Seleccione su shortlist

en función de la evaluación inicial de su propuesta, puede crear una shortlist de proveedores, una lista de aproximadamente cinco proveedores a los que pasará a las etapas finales del proceso de solicitud de propuestas. Todos los proveedores en su lista deben ser contendientes serios con los que pueda imaginar a su organización asociándose. Pregunte a estos finalistas de RFP aclarando preguntas o solicite una presentación de RFP para ayudarlo a tomar su decisión final..

6. Negociar

Esta es la etapa en la que se asegura de que su organización está obteniendo el mejor trato posible., ¿Hay un proveedor en su lista que estaría muy por delante del resto del paquete si solo bajara el precio? Hazles saber. La mayoría de los proveedores estarán encantados de negociar un poco, especialmente si saben lo cerca que está de una decisión de compra. Recuerde, sea lo más transparente posible con sus expectativas y deje que el proveedor sepa lo que significa potencialmente ganar la RFP para ellos.

7. Haga su selección final

ahora a la parte divertida: hacer su selección real. Asegúrese de informar al proveedor que ha seleccionado, así como a los proveedores que no lo hizo., Recuerde ser respetuoso y considerar ofrecer comentarios. El hecho de que no haya seleccionado un proveedor hoy no significa que no será una opción viable para su organización en el futuro.

8. Firma el contrato

Es hora de hacerlo oficial. Asegúrese de que un abogado revise todo el lenguaje del contrato antes de firmar nada. Usted quiere asegurarse de que todo está configurado de acuerdo a sus expectativas.

9. Revisión continua

finalmente, querrá establecer su proceso de evaluación de proveedores continuo. Recomendamos usar una tarjeta de puntuación de proveedores para garantizar que los proveedores satisfagan sus necesidades., Este enfoque garantiza que los proveedores ofrezcan el retorno de la inversión (ROI) y los resultados que desea lograr. Asegúrese de informar al proveedor sobre cualquier área en la que sienta que se está quedando corta para que tenga la oportunidad de corregir y cumplir con sus expectativas.

para explorar el proceso de RFP con más detalle, descargue el ebook: The RFP process guide.