Exemple de renunțare la e - mail-Protejați-vă și organizația dvs.

De când Ray Tomlinson a inventat e-mailul în 1972, acest canal de comunicare a crescut exponențial. Astăzi, e-mailurile nu sunt utilizate numai pentru corespondența dintre oameni, ci și în corespondența business to client (B2C) și business to business (B2B).în plus, marketingul prin e-mail este încă un lucru imens și nu există niciun motiv să vă așteptați ca lucrurile să se schimbe oricând în curând. Există multe lucruri prin care puteți diferenția mesajele de e-mail formale și informale., Unul dintre aceste lucruri este renunțarea la e-mail.în cele mai multe cazuri, veți găsi un avertisment în e-mailurile care sunt produse ale unei campanii de marketing prin e-mail. Dar, ce este un e-mail disclaimer?există multe definiții online care descriu ce este o renunțare la e-mail. În opinia noastră, cel care o rezumă cel mai bine merge astfel: „o renunțare la e-mail este o renunțare, o notificare sau un avertisment care se adaugă la un e-mail de ieșire și astfel formează o secțiune distinctă care este separată de mesajul principal.,potrivit lucrării de cercetare „segmentarea textului mesajului de e-mail în zone”, scrisă de Cecile Paris și Andrew Lampert, renunțarea aparține în partea de jos a „zonei Boilerplate” a unui e-mail.

aceasta este partea din e-mail care conține conținut care este reutilizat în aceeași formă în mai multe mesaje de e-mail. Deci, odată scris, un e-mail disclaimer va fi anexat automat la această zonă.în practică, o renunțare la e-mail este de obicei atașată la sfârșitul unui mesaj de e-mail., Dacă ați citit vreodată o parte a unui e-mail care vă avertizează sau vă informează despre ceva important într-un ton de avertizare, ați citit o renunțare la e-mail.scopul din spatele ei este, în majoritatea cazurilor, legal. Vom vedea în ce măsură este obligatorie din punct de vedere juridic la una dintre următoarele subpoziții. În cazul în care scopul nu este de natură legală, apoi disclaimer are un mesaj de marketing în spatele ei.

nu toate declinările de e-mail sunt aceleași. De obicei, ele reflectă profund politica companiei., Sfatul general este să-l păstrați cât mai scurt posibil, dar am văzut câteva exemple de renunțare la e-mail în trecut, care au fost de până la 2.500 de cuvinte.

de ce folosesc companiile declarații de confidențialitate prin e-mail?principalul motiv pentru care companiile folosesc declinări de e-mail este să se protejeze de procese nedorite și costisitoare.deci, utilizarea unei declarații de confidențialitate într-un e-mail este, într-un fel, o măsură preventivă concepută pentru a oferi protecție prin informarea destinatarului de e-mail despre conținut. Declinările de e-mail sunt declarații simple care au un caracter juridic.,

atunci Când companiile utilizează termeni, intenția lor este de a scuti singuri de răspundere în ceea ce privește conținutul de e-mail. Declinările sunt, de asemenea, utilizate pentru a evita defăimarea și e-mailurile direcționate greșit și pentru a le face iresponsabile dacă este vorba de ceva pedepsit legal.utilizarea disclaimerelor de e-mail a devenit atât de populară încât le puteți vedea în e-mailurile companiilor care lucrează în țări în care disclaimerele nu sunt obligatorii din punct de vedere legal., Această practică a devenit o procedură standard în strategiile grave de gestionare a riscurilor.acest lucru se poate datora faptului că termenul „prevenire este mai bun decât vindecarea” poate fi aplicat și oricărui model de afaceri care implică schimbul de informații prin corespondență prin e-mail.uneori, motivul disclaimer este legea. Există unele țări în care legea impune organizațiilor să includă notificări specifice de confidențialitate în e-mailurile de ieșire.,

în aceste județe, având o declarație de confidențialitate e-mail poate face o mare diferență în instanța de judecată, compania ar trebui sa dat in judecata peste conținutul e-mail.în acest caz, declinările servesc drept dovadă că partea care a dat în judecată a fost informată despre conținut și ce consecințe ar putea avea, în cazul în care decid să acționeze asupra acestuia.celălalt motiv pentru a utiliza un disclaimer este să transmiteți un mesaj de marketing unui destinatar de e-mail. E-mail disclaimer este de obicei scris într-un ton precaut.

este un alt scop este de a construi încredere între companie și destinatarul e-mailului., Acest lucru oferă motive fertile pentru a trece link-ul către pagina produsului sau site-ul oficial.prin contactarea oamenilor în acest fel, companiile pot genera mai multe oportunități și pot crește ratele de conversie. În plus, prin creșterea traficului către site-ul lor web, companiile obțin, de asemenea, clasamente mai mari de către motoarele de căutare, stabilind astfel o prezență digitală mai puternică.în cele din urmă, este important să se precizeze că e-mail disclaimers nu sunt o metodă foarte simplu de manevrat de protecție a răspunderii. Acesta este motivul pentru care companiile nu se bazează exclusiv pe ele pentru a se proteja pe deplin de procesele nedorite.,

cum vă poate proteja o renunțare la e-mail?deoarece declinările de e-mail sunt obligatorii din punct de vedere juridic în unele țări ale lumii, ele pot proteja de fapt o companie de a pierde sume serioase de bani atunci când cazul ajunge la sistemul judiciar.

atunci când acestea sunt obligatorii din punct de vedere, e-mail disclaimers va face o mare diferență în instanță. Iată câteva cazuri în care renunțările la e-mail vă pot veni în ajutor:

marile corporații pot fi responsabile pentru conținutul trimis de angajații lor., Când există mulți angajați, o organizație nu poate monitoriza fiecare e-mail trimis de angajații lor. Acesta este motivul pentru care organizațiile mari folosesc soluții software pentru a adăuga o renunțare personalizată la orice e-mail împins prin serverul lor.
încălcarea confidențialității este, de asemenea, o altă problemă care poate fi abordată printr-o renunțare. Uneori, e-mailul conține informații destinate unui anumit destinatar. De exemplu, în firmele de avocatură, dacă informațiile sunt scurse, aceste firme pot avea multe probleme. Plasarea unei declarații de confidențialitate prin e-mail îi protejează de acest risc., Transmiterea virusului se poate întoarce ca un proces major boomerang dacă o companie nu adaugă o renunțare care să spună destinatarului că nu poate fi trasă la răspundere dacă e-mailul conține un virus. Aceste declinări informează de obicei destinatarul că e-mailul ar putea conține un virus și că ar fi mai bine să îl scanați înainte de a-l deschide.
o declarație de renunțare poate, de asemenea, să informeze o persoană că nu are autoritatea necesară pentru a încheia un contract obligatoriu din punct de vedere juridic. Acest lucru este foarte important, deoarece, în unele țări, e-mailurile sunt privite ca o comunicare scrisă care poate fi obligatorie din punct de vedere juridic., În disclaimer, compania dvs. poate informa terța parte că angajatul nu are Autoritatea de a încheia un contract fără ca un manager să îl ratifice.
o companie se poate proteja de erori atunci când conținutul și informațiile sunt utilizate în mod abuziv. O renunțare la e-mail bine scrisă poate preveni consecințele grave cu care se poate confrunta o companie atunci când apare o astfel de eroare.
când o terță parte se bazează pe sfaturile companiei și sfaturile ar putea duce la consecințe grave, o renunțare la e-mail poate proteja o companie de a fi dată în judecată pentru o eroare neglijentă.,
unele reglementări din industrie cer companiilor să includă excluderi de e-mail în toată corespondența prin e-mail. Prin atașarea unui disclaimer specific, companiile se ocupă de respectarea reglementărilor și se protejează de a fi penalizate de stat pentru că nu fac acest lucru.

este un e-mail disclaimer obligatoriu din punct de vedere?

există numeroase legi, acorduri și acorduri care impun utilizarea disclaimerelor de e-mail în unele cazuri.,

Canada

Canadian Anti-Spam Lege (CASL) se aplică tuturor comerciale e-mailuri trimise în această țară. Fiecare e-mail trebuie să includă numele, compania, adresa poștală, numărul de telefon, adresa web sau de e-mail și un link de dezabonare.

acesta este motivul pentru care organizațiile mari din Canada folosesc software pentru a adăuga toate aceste informații la toate e-mailurile trimise de angajații lor. Încălcarea acestei legi poate costa organizațiile până la 10 milioane de dolari.,cu Directiva UE 2003/58 / CE care obligă toate întreprinderile să fie mai transparente, vedem că companiile din UE adaugă declinări la e-mailurile lor.

există legi similare aplicate legii companiilor din Marea Britanie, forțând întreprinderile din Irlanda, Germania, Franța, Italia, Olanda și Danemarca să includă informații suplimentare într-o declarație de renunțare prin e-mail.,conform legii companiilor din Marea Britanie care a fost modificată în 2007, fiecare e-mail de afaceri trebuie să includă o declarație de renunțare care conține numărul de înregistrare al companiei, locul de înregistrare și adresa sediului social.

Statele Unite ale Americii

Statele Unite ale Americii are cea mai completă lege de renunțare la răspundere. Legea federală privind Managementul securității informațiilor (FISMA) definește un cadru pentru a proteja informațiile și activele.unul dintre standardele de conformitate cu reglementările FISMA include implementarea unui act de renunțare autorizat de SUA în toate e-mailurile.,procesele juridice civile din cadrul sistemului judiciar Federal al Statelor Unite sunt specificate de regulile federale de Procedură Civilă (FRCP).o companie trebuie să furnizeze o declarație de renunțare în cazul în care afirmă că conținutul e-mailului nu va fi supus căutării pentru a evita pierderea unui proces atunci când li se solicită să producă datele solicitate.o altă lege federală din Statele Unite, Legea privind libertatea informațiilor (FOIA), este pusă în aplicare pentru a proteja informațiile de divulgare în anumite cazuri., Acesta este motivul pentru care este important să plasați o declarație de renunțare care să informeze destinatarul de e-mail că e-mailul conține informații sensibile care se află sub FOIA.Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) se aplică tuturor organizațiilor care au acces la datele personale de îngrijire a sănătății unui pacient. Aceste companii din SUA pot folosi declinări pentru a-și informa pacienții despre riscurile legate de acest tip de corespondență.

Legea Gramm-Leach-Bliley (GLBA) se aplică instituțiilor financiare., Organizațiile financiare trebuie să atașeze declinări la e-mailurile lor pentru a evita orice pauze de confidențialitate.există trei cazuri în care utilizarea unui e-mail disclaimer este o necesitate în SUA: companiile din industria medicală, instituțiile financiare și fiecare companie care se află sub Regulamentul Internal Revenue Service (IRS).

în cazul în care pentru a plasa un e-mail disclaimer?

practica obișnuită este de a pune un disclaimer în partea de jos a unui e-mail., Dar, când ne uităm la câteva exemple, există o anumită absurditate, mai ales în cazuri precum „acest mesaj de e-mail este destinat să fie primit numai de persoane îndreptățite să primească informații confidențiale”.

Dacă există informații foarte sensibile în e-mail, cele mai bune practici este de a dubla-a verifica „Trimite la” câmp înainte de a apăsa trimite.

atașarea unui disclaimer de confidențialitate la sfârșitul mesajului pur și simplu nu este practic. Cel mai bine ar fi să-l păstrați scurt și să-l plasați la începutul e-mailului.,

acestea sunt așa-numitele „disclaimers prepend”. Instituțiile financiare și organizațiile juridice optează destul de des să le folosească.

Pe de altă parte, mențiunile de declinare a responsabilității sunt plasate în partea de jos a corpului mesajului de e-mail.unele organizații preferă să plaseze un link către renunțarea la anexă chiar la începutul e-mailului, pentru a evita problemele nedorite.