e-Mail este una dintre cele mai consumatoare de timp de activități pe care le face de zi cu zi, indiferent de ce tip de afaceri sunt în. Persoana obișnuită petrece 28% din săptămâna de lucru citind, scriind și răspunzând la e-mailuri (și căutând prin ele!).

când e-mailul nu este gestionat foarte eficient, oamenii sfârșesc cu toate mesajele care vin într-un inbox supraîncărcat, care pare să devină mai mare în fiecare săptămână., Mesajele sunt îngropate, iar utilizatorii petrec ore întregi încercând să sorteze informații relevante și importante de la mai puțin importante.Outlook în Microsoft 365 oferă utilizatorilor multe instrumente pentru a îmbunătăți modul în care gestionează e-mailurile pentru a crește productivitatea, dar trebuie să știți cum să le utilizați pentru a beneficia pe deplin.

dacă ați căutat modalități de a face ca e-mailul să fie mai puțin întârziat și mai eficient, avem mai multe sfaturi de mai jos pentru a vă ajuta.,

utilizați Inbox concentrat pentru a sorta automat mesajele importante

încercarea de a sorta mesajele spam sau e-mailurile mai puțin urgente de la cele importante nu necesită doar timp, ci poate provoca, de asemenea, utilizatorilor să rateze mesaje importante care sunt sandwich între reclame și spam.

utilizarea inbox focalizat în Outlook vă permite să separați inbox – ul în două file separate-focalizate și altele.

puteți să-l activați accesând fila Vizualizare din Outlook și făcând clic pe „Afișați căsuța de e-mail focalizată”.,apoi mutați mesajele importante în focalizat, astfel încât sistemul să înțeleagă care sunt cele mai importante pentru dvs.acest lucru vă poate economisi timp încercând să identificați cele mai importante mesaje, deoarece Outlook le va separa pentru dvs.

Organizați-vă e-mailul folosind folderele & Categorii

când toate mesajele stau într-un singur folder, este mult mai greu să găsiți unul „care a venit săptămâna trecută” de care aveți nevoie urgent., Luând timp pentru a configura foldere sau categorii vă poate permite să pună e-mail sortare automatizări în folosind reguli și face mai ușor la fața locului un anumit tip de mesaj imediat.

  • foldere: poate fi utilizat cu POP sau IMAP
  • Categorii: poate fi utilizat numai cu POP

foldere: puteți face clic dreapta pe orice folder din panoul dvs. de e-mail și apoi faceți clic pentru a adăuga un folder nou. Aceste dosare pot fi apoi utilizate pentru a stoca diferite tipuri de e-mail (de exemplu, de departament, client, coleg, etc.).

Categorii: Categorii vă permit să cod de culoare diferite tipuri de e-mail (de exemplu,, după departament, scop, client etc.). Acest lucru vă permite să recunoașteți instantaneu un anumit tip de mesaj, deoarece acesta va fi evidențiat cu culoarea desemnată.

Deblocare Mail automat cu reguli

Regulile Mail pot face Outlook într-un asistent mail automat pentru tine. Puteți avea mail mutat automat într-un anumit dosar atunci când vine, configurare automată înainte sau autorespondere, și mult mai mult.

Regulile vă pot salva de la mai multe sarcini manuale și vă pot împiedica să urmăriți căsuța de e-mail toată ziua pentru un mesaj important., Aici sunt câteva reguli comune puteți configura:

  • a Reda un sunet atunci când mesajele de la un anumit expeditor venit în
  • muta Automat un e-mail într-un dosar dacă acesta are un anumit cuvânt în linia de subiect
  • Mutare mail în caseta Cc la un anumit folder
  • atribui Automat o categorie bazat pe mail adresa expeditorului
  • Marca mail de la un anumit e-mail de domeniu pentru follow-up

Utilizare Patru D e de e-Mail de Manipulare

Microsoft sugerează făcându-mail de manipulare mai eficient prin utilizarea celor Patru D e de e-mail de manipulare ori de câte ori ai citit un mesaj.,acest lucru vă împiedică să aveți o cutie de e-mail care devine din ce în ce mai mare și vă ajută să deveniți mai eficient și mai productiv în Outlook.

când citiți mesaje, luați una dintre aceste patru acțiuni:

  • ștergeți-l
  • fă-o (adică., un lucru pe care utilizatorii au tendința de a face ceea ce duce la frustrare mai târziu, este de a păstra toate cele „trebuie să facă mai târziu” e-mailuri stând în inbox lor. Nu vor să șteargă ceva care are informațiile de care au nevoie mai târziu pentru un anumit proiect.o modalitate prin care puteți șterge aceste mesaje este să le mutați din „e-mail” într-un flux de lucru „SARCINI”., Puteți face acest lucru mutând e-mailul la sarcini în Outlook sau OneNote.

    sarcini: pentru a face un e-mail într-o sarcină din lista de sarcini Outlook, tot ce trebuie să faceți este să-l trageți în jos la pictograma sarcină (clipboard cu bifă) în fereastra Outlook mail. Aceasta va deschide automat o nouă sarcină cu corpul e-mailului inclus.OneNote: OneNote vă oferă un loc pentru a aduna toate tipurile de date legate de proiect sau de sarcini (text, imagini, site-uri web etc.).) Dacă aveți un e-mail legat de o sarcină sau un proiect, îl puteți trimite prin e-mail la adresa dvs. de e-mail OneNote pentru a-l salva în fișierul de sarcini corespunzător.,cu e-mailul stocat ca sarcină, îl puteți elimina în siguranță din căsuța de e-mail, ajutându-vă să vă apropiați de „inbox zero.”

    Aflați cum să utilizați întreaga putere a Outlook & Microsoft 365

    există mai multe sfaturi și trucuri pentru configurarea și utilizarea Microsoft 365 care vă pot face fluxurile de lucru mai productive. Connect2Geek vă poate ajuta să dezlănțui puterea deplină la organizația dumneavoastră.programați o consultație gratuită Microsoft 365 astăzi! Apel 208-468-4323 sau ajunge on-line.