din această serie autor independent și expert în lanțul de aprovizionare Elaine Porteous explorează subiecte de bază în achiziții.majoritatea oamenilor de afaceri sunt familiarizați cu abrevierile RFP și RFQ, dar care este diferența și cum sunt utilizate?alegerea tipului de document de utilizat depinde de produsul sau serviciul necesar și de rezultatul dorit – este o propunere sau o ofertă detaliată de preț care este necesară?,

o cerere de propuneri (RFP) este o metodă formală de a primi propuneri detaliate și comparabile de la diferiți furnizori pentru un anumit produs sau serviciu. Este un document cuprinzător care ar trebui să furnizeze toate informațiile necesare pentru a lua o decizie de cumpărare în cunoștință de cauză pentru achizițiile strategice. Un proces RFP poate dura ceva de la câteva săptămâni la șase luni.,

o cerere de ofertă (RFQ) este un document de ofertă competitiv utilizat atunci când invită furnizori sau contractori să prezinte un preț oferta produse sau servicii în cazul în care cerințele sunt standardizate sau produse în cantități repetitive. Un RFQ este adesea folosit pentru articole cu volum mare/valoare mică și ar trebui completat mai repede decât un RFP. Cumpărătorul trebuie să furnizeze o specificație tehnică, precum și cerințele sale comerciale. Documentul poate fi denumit uneori o invitație la licitație sau o invitație la licitație.,

cum se scrie un document RFQ

un RFQ bine construit ar trebui să se deschidă cu o introducere în companie și afacerea sa și o declarație a necesității. Apoi, permite furnizorilor să-și exprime clar ofertele pentru a îndeplini această nevoie și oferă cumpărătorului o modalitate corectă de a selecta cea mai bună soluție. O modalitate eficientă de a face acest lucru este de a oferi ofertanților un șablon care este conceput pentru a obține informațiile complete necesare într-un format care permite o comparație ușoară. Timpul petrecut în pregătire va economisi timp și frustrare mai târziu.,

un proces RFQ în 6 pași

în timp ce cererile de ofertă vin în toate formele și dimensiunile, în general, urmează șase pași cheie. Să trecem în revistă procesul din punctul de vedere al unui joc de șerpi și scări.

  1. pregătirea documentului

începeți cererea de ofertă prin pregătirea documentației relevante.,sigur că am inclus toate cele necesare cerințe care sunt cel puțin următoarele:

  • Definirea produselor sau serviciilor necesare cu specificațiile detaliate
  • cerințele de Livrare
  • Cantitățile
  • conditii de Plata
  • metoda propusă de evaluare
  • Decizia de cronologie și procesul de evaluare
  • termeni si conditii
  • cerințe de prezentare

șablon, într-un format care poate fi ușor comparat, cum ar fi Excel, ar trebui să includă cantități de defalcare a costurilor, dacă este cazul, de stabilire a prețurilor, reduceri de volum și preț total (înainte de taxe).,

exemplu de șablon de preț RFQ

  1. definiți lista furnizorilor

RFQ ar putea fi deschisă tuturor ofertanților posibili. Piața globală este dinamică și există noi participanți tot timpul. Pentru a simplifica procesul, poate fi necesar pentru a rula un eveniment de preselecție înainte de a trimite RFQ la o listă închisă de ofertanți aprobați. Acesta este punctul în care trebuie să evaluați atât riscurile financiare, cât și cele operaționale.

  1. trimite RFQ

RFQ trebuie să includă instrucțiuni clare pentru finalizarea acestuia și data scadentă pentru depuneri., Este important să acordăm suficient timp unui ofertant pentru a-și formula răspunsul. RFQ ar trebui să includă, ca atașament, termenii și condițiile cumpărătorului. În timpul perioadei de pregătire a ofertei, trebuie să existe o metodă prin care orice potențial furnizor să poată pune întrebări de clarificare și să primească răspunsuri. Toți ofertanții ar trebui să primească aceleași informații.

există mulți furnizori de servicii cu soluții găzduite și software de e-sourcing care pot automatiza unele părți ale procesului, inclusiv Q&a și partajarea răspunsurilor., Ofertanții își pot încărca ofertele cu documentele justificative necesare și pot primi notificări.

  1. primirea răspunsurilor și analizarea rezultatelor

indiferent dacă sunt primite de la un sistem automat sau manual, Ofertele trebuie să fie supuse confidențialității pentru a asigura un rezultat echitabil.cele mai bune practici: închideți licitația la data scadentă și deschideți toate ofertele imediat după aceea.

  1. selectați furnizorul de succes

procesul de evaluare este mai ușor și mai rapid dacă se utilizează un șablon eficient și bine gândit., Ofertantul câștigător va fi cel care oferă cel mai mic preț pentru bunurile sau serviciile specificate, respectând în același timp toate criteriile de selecție. Poate exista un proces de clarificare necesar și negocieri minore necesare pentru a ajunge la rezultatul corect. Acordul este finalizat numai atunci când contractul este semnat.cele mai bune practici: documentați toate acțiunile care au fost întreprinse în timpul procesului de RFQ, inclusiv numărul de oferte trimise, numărul de oferte primite, criteriile de evaluare, membrii comitetului de evaluare a ofertelor și decizia finală.,

  1. consilierea furnizorilor nereușite

notificați ceilalți ofertanți că contractul a fost atribuit. Mulțumește-le pentru participare; este posibil să ai nevoie de ele din nou la o dată viitoare.etapele 1-6 enumerate mai sus sunt cele care sunt urmate în mod tradițional în sectorul comercial al economiei. Departamentul guvernamental și alte autorități publice pot avea reguli mai stricte pentru procesul lor RFQ.,procesul de RFQ poate deveni obiectul unor nereguli în cazul în care lista ofertanților este manipulată sau restricționată nefiresc pentru a limita concurența. Procesul are, de asemenea, potențialul de a fi abuzat, deoarece cerințele pot fi defalcate în parcele mai mici pentru a evita un proces RFP mai lung și mai complex. Nu lăsa să ți se întâmple asta.

Credit Foto: Smabs Sputzer (1956-2017)