Ghid pentru RFP proces

scopul RFP proces este de a defini o provocare și apoi a găsi dreptul de furnizor pentru a satisface această nevoie. Găsirea furnizorului potrivit înseamnă să te concentrezi pe mai mult decât pe preț. RFP-urile permit cumpărătorilor să creeze o comparație complexă a furnizorilor de factori importanți. De exemplu, RFP poate întreba despre fiabilitate, experiență, Calitate, politici și securitate.,

9 pași de modul în care funcționează RFP

înțeles, luând în considerare fiecare dintre aceste elemente poate fi copleșitoare. Cu toate acestea, atunci când este împărțit în componentele sale de bază, procesul RFP constă în nouă pași simpli:

1. Brainstorming nevoile dvs.

în primul rând, echipa RFP, condusă de managerul de achiziții, trebuie să se unească pentru a decide exact ce caută. Într-adevăr, părțile interesate, utilizatorii finali, IT, finanțele și orice alte echipe care vor fi afectate de decizia de achiziție sunt implicate în procesul inițial de colectare a cerințelor.,împreună, ei ar trebui să definească RFP, adică provocarea pe care doresc să o depășească sau obiectivul pe care doresc să-l atingă, precum și cum va arăta succesul. În plus, acestea trebuie să contribuie la crearea de întrebări RFP, să stabilească domeniul de aplicare și să acorde prioritate criteriilor de selecție.

2. Creați un RFP semnificativ

apoi, este timpul să scrieți RFP. Dacă este posibil, este util să începeți cu un șablon RFP și să îl personalizați. Nu uitați să urmați cele mai bune practici și să includeți întrebări care vorbesc cu nevoile și situația dvs. specifice. De exemplu, aceste întrebări pot fi adaptate la aproape orice proiect de achiziții publice.,

  • cine sunt concurenții dumneavoastră? Punerea acestei întrebări poate ajuta emitenții să determine integritatea unui furnizor. Permite emitenților să știe dacă vânzătorii sunt cinstiți cu privire la cine sunt concurenții lor și de ce pierd pentru ei. De asemenea, poate ajuta emitenții să determine dacă există alte opțiuni pe care ar trebui să le exploreze.
  • cum este procesul dvs. de implementare? Atunci când achiziționați software, inclusiv întrebările de succes ale clienților sunt esențiale. Emitenții RFP ar trebui să determine cât timp va dura procesul de îmbarcare. În plus, explorați opțiunile de asistență și autoservire disponibile.,
  • ce fel de pregătire oferiți? Cu cât soluția este mai complexă, cu atât este mai importantă această întrebare. Dacă nu înțelegeți cum să utilizați toate caracteristicile și funcționalitatea soluției, este posibil să pierdeți beneficiile cheie. Emitenții RFP ar trebui să întrebe despre domeniul de aplicare al ofertei furnizorilor de formare, precum și formatele disponibile.
  • puteți furniza referințe, recenzii sau studii de caz? Cu siguranță, nu există o modalitate mai bună de a determina eficacitatea unei soluții decât de a învăța despre experiențele celor care o folosesc deja.,

punerea întrebărilor corecte dă sensul RFP și vă asigură că veți avea informațiile de care aveți nevoie pentru a lua o decizie încrezătoare.

Pentru mai multe sugestii despre cum să scrieți întrebări RFP inspirate, consultați acest blog: cele mai bune întrebări RFP pentru a vă adresa furnizorilor.

3. Invitați vânzătorii să răspundă

acum că aveți RFP-ul scris, este timpul să adunați propuneri de furnizori. În cele mai multe cazuri, veți dezvolta o listă de furnizori și le veți cere răspunsuri direct, dar unele organizații utilizează, de asemenea, servicii de licitare care își postează RFP-urile în mod public., Această opțiune poate crește răspunsurile dvs., dar va duce probabil la mai multe răspunsuri irelevante. În consecință, veți investi mai mult timp în notare.

4. Evaluați propunerile

odată ce ați adunat răspunsurile furnizorilor, veți dori să înscrieți răspunsurile acestora. Vă recomandăm să luați o abordare ponderată de notare pentru a vă ajuta să acordați prioritate factorilor de decizie. Punctajul ponderat stabilește valorile punctelor pentru secțiuni și întrebări individuale din RFP pe baza importanței acestora. Acest lucru vă permite să determinați în mod obiectiv care Furnizor se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

5., Selectați lista scurtă

pe baza evaluării inițiale a propunerilor, puteți crea o listă scurtă a furnizorilor — o listă de aproximativ cinci furnizori pe care îi veți trece la etapele finale ale procesului RFP. Toți furnizorii din lista dvs. scurtă ar trebui să fie concurenți serioși cu care vă puteți imagina parteneriatul organizației dvs. Adresați-vă acestor finaliști RFP clarificând întrebări sau solicitați o prezentare RFP pentru a vă ajuta să luați decizia finală..

6. Negociați

aceasta este etapa în care vă asigurați că organizația dvs. obține cea mai bună ofertă posibilă., Există un furnizor pe lista dvs. scurtă, care ar fi cu mult înaintea restului pachetului dacă tocmai au coborât prețul? Spune-le. Majoritatea vânzătorilor vor fi bucuroși să negocieze un pic — mai ales dacă știu cât de aproape sunteți de o decizie de cumpărare. Amintiți-vă, să fie cât mai transparent posibil cu așteptările dumneavoastră și lăsați vânzătorul știu ce potențial câștigătoare RFP înseamnă pentru ei.

7. Faceți selecția finală

acum la partea distractivă: efectuarea selecției dvs. reale. Asigurați-vă că informați furnizorul pe care l-ați selectat, precum și furnizorii pe care nu i-ați selectat., Nu uitați să fiți respectuoși și luați în considerare oferirea de feedback. Doar pentru că nu ați selectat un furnizor astăzi nu înseamnă că nu va fi o opțiune viabilă pentru organizația dvs. în viitor.

8. Semnați contractul

este timpul să îl oficializați. Asigurați-vă că aveți un avocat care examinează toată limba contractului înainte de a semna ceva. Doriți să vă asigurați că totul este configurat în funcție de așteptările dumneavoastră.

9. Examinare continuă

în cele din urmă, veți dori să stabiliți procesul de evaluare a furnizorului în curs. Vă recomandăm să utilizați un scorecard furnizor pentru a asigura vânzătorii satisface nevoile dumneavoastra., Această abordare asigură vânzătorii livra randamentul investițiilor (ROI) și rezultatele pe care doriți să realizeze. Asigurați-vă că pentru a lăsa vânzătorul știu despre orice domenii în care vă simțiți că sunt în scădere scurt, astfel încât acestea au o oportunitate de a corecta și satisface așteptările dumneavoastră.pentru a explora mai detaliat procesul RFP, descărcați ebook-ul: ghidul procesului RFP.