Scrisoare de Colectare de Probe (Cum se Scrie)

atunci Când colectarea de plată a unei datorii în afaceri, nu este un pas-cu-pas proces care îl utilizați, care implică scris o Scrisoare de Colectare.

o scrisoare de colectare este utilizată atunci când o plată în așteptare este datorată pentru bunuri și / sau servicii., Întreprinderile vor folosi un total de 4 scrisori de colectare, fiecare cu un format și un ton diferit înainte de a muta datoria către o agenție de colectare.

o scrisoare de colectare este o modalitate de a reaminti unui client că banii se datorează pe o factură. Scrisorile încep politicoase, dar ferme și sunt un mijloc de a lăsa pe cineva să știe că factura lor este întârziată și trebuie plătită.,

după cum am menționat anterior, există patru etape în scrierea scrisorilor de colecție, pe care le vom parcurge în scurt timp. Deocamdată, vom analiza informațiile pe care trebuie să le includeți atunci când scrieți una. Este important să rămâneți ferm și profesionist și să nu folosiți un limbaj complicat. Scrisoarea dvs. ar trebui să fie scurtă și să ajungeți direct la punct. Asigurați-vă că tastați scrisoarea pe antetul companiei dvs. De asemenea, trebuie să includeți o copie a facturii originale., Scrisoarea dvs. ar trebui să conțină, de asemenea:

• o dată de plată
• metode de plată acceptabile
• detalii de Contact ale afacerii dvs., care ar trebui să includă o adresă poștală completă, un număr de telefon și o adresă de e-mail.
• un plic pre-plătit pentru a face mai ușor pentru client pentru a face plata

cele mai multe companii doresc să nu numai plătit, dar pentru a menține relația de afaceri cu clienții lor. Există câteva lucruri pe care ar trebui și nu ar trebui să le faceți atunci când scrieți scrisoarea de colecție.,

• Păstrați tonul profesionale
• se Așteaptă că clientul va face plata
• Face o încercare de a contacta clientul, înainte de a trimite prima scrisoare de colectare, fie prin e-mail sau telefon

• Hărțui clienții dvs. sau de a folosi un limbaj dur
• Contacta prin mesaje text sau prin intermediul social media

Puteți descărca unul dintre template-uri gratuite sau probe pentru a obține o mai bună înțelegere a ceea ce o Scrisoare de Colectare ar trebui să arate prin diverse etape.,

așa cum am menționat mai devreme, există 4 etape în procesul de colectare scrisoare pe care ar trebui să urmeze.

când ați încercat să ajungeți la clientul dvs. prin alte mijloace (de exemplu, telefon sau e-mail), dar nu ați avut noroc în a face aranjamente de plată cu clientul dvs., le-ați trimite prima scrisoare de colectare. Această scrisoare trebuie trimisă în termen de 14 zile de la data din factura originală.,rețineți că această scrisoare se bazează pe presupunerea că clientul dvs. a uitat să efectueze plata. Se face pe un ton prietenos și poate face o presupunere generală că plata lor ratată se reduce la probleme financiare sau de sănătate, cu o ofertă de ajutor dacă sună., Scrisoarea ar trebui să includă:

• Cât de multe zile din cauza facturii este
• Cât de mult este din cauza
• Cât de multe încercări au fost făcute pentru a ajunge la client și de ceea ce înseamnă
• Un rezumat cont
• Instruire privind ceea ce se cere clientului să-deci, data viitoare
• O data scadenței plății (Încercați să nu fie vag cu aceasta, cum ar fi utilizarea „în termen de 7 zile lucrătoare”)
• contact

Eșantion de Prima Scrisoare de Colectare

Stimată Doamnă Jones,

Vom trimite un memento prietenos, care contul dvs. este acum trecut din cauza., Înregistrările noastre arată că soldul dvs. curent este de 200,00 USD, iar factura este de 7 zile după data scadenței. V-am trimis un e-mail care oferă o copie a extraselor dvs. pentru contul dvs. Cu toate acestea, dacă nu ați primit aceste detalii, vă oferim un rezumat al contului.

numărul Facturii: 02234

Data Facturii: 08/21/20

Cantitate: 200.00 dolari

din Cauza Data: 08/25/20

Zile: 07

Ne-ar aprecia dacă ați putea intra în contact cu noi și să ne spui de la stare de plata, sau de a face un angajament de plată, dacă sunt probleme în a plăti factura în întregime., Vă rugăm să ne contactați sau să trimiteți plata dvs. de $200.00 la adresa de mai jos până la 8 septembrie 2020. Vă rugăm să nu luați în considerare această scrisoare dacă ați efectuat recent plata.Centrul Garden of Queens ATTN: Departamentul de contabilitate 2425 Grove Street Queens, New York dacă nu sunteți în măsură să plătiți această factură sau credeți că a existat o eroare, vă rugăm să ne sunați la 212-456-0789 ext 15, astfel încât să putem face un plan de plată care funcționează pentru dvs. sau pentru a corecta eventualele erori de facturare. Vă mulțumim pentru răspunsul rapid la această scrisoare și pentru continuarea activității dvs.,212-456-0789 ext 15

A doua scrisoare de colectare

de asemenea, menționată ca scrisoarea de colectare „anchetă”, a doua scrisoare pe care o trimiteți este folosită pentru a întreba motivul pentru care nu efectuați plata. Ar trebui să ofere o ofertă de ajutor în cazul în care clientul consideră că este dificil să efectueze plata, oferindu-se să accepte un plan de plată sau o plată parțială. Sunteți încă în căutarea de a păstra o relație bună cu clientul.,ar trebui să încercați să sunați sau să trimiteți un e-mail clientului înainte de a trimite oa doua scrisoare pentru a vă asigura că a primit prima scrisoare de colectare și a vedea dacă dorește să facă un plan de plată pentru a șterge factura. Dacă nu aveți nici un succes în încercarea de a contacta clientul prin telefon sau e-mail, v-ar trimite apoi scrisoarea de colectare anchetă.

ați folosi un format similar cu prima literă de colecție, diferența fiind că subliniați că ați încercat să le atingeți cu prima literă.,a doua scrisoare de colectare ar trebui să includă:

• mai vorbim de orice încercările anterioare de a contacta și de a lua de colectare a sumei datorate
• facturile originale scadenta
• Cât de multe zile, proiectul de lege este trecut, din cauza
• suma datorată și numărul facturii
• O ofertă de a ajuta clientul, dacă acestea sunt în măsură să îndeplinească condițiile de plată
• Instrucțiuni cu privire la ceea ce au nevoie pentru a face următoarea
• contact

– Ai putea dori, de asemenea pentru a adăuga un memento cu privire la modul de a face plățile întârziate pot avea un impact negativ asupra lor de credit și de afaceri opiniile., Faceți acest lucru într-un mod neagresiv.

Proba a Doua Scrisoare de Colectare

Stimată Doamnă Jones,

Suntem din nou de scris pentru că nu am primit plata datorate pentru facturi #02234 nici nu au avut nici un răspuns la scrisoarea noastră, care a fost trimis la tine de pe 1 septembrie. Contul dvs. este în prezent de 14 zile, iar totalul că ești dator este 200.00 dolari.,ca unul dintre clienții noștri evaluate, ne-ar dori să ofere orice ajutor putem pentru a face plata rapid pentru a evita luarea de măsuri care ar putea avea un impact negativ asupra scorul de credit și orice limite de credit cu compania noastră în viitor. Dacă întâmpinați dificultăți și nu puteți efectua plata integrală, vă rugăm să mă sunați la 212-456-0789 ext 15. Aș fi mai mult decât fericit să vorbesc cu tine și să vină cu un aranjament de plată care funcționează pentru amândoi.dacă doriți să configurați un plan de plată, vă rugăm să luați legătura cât mai curând posibil. În caz contrar, plata de 200$.,00 este de așteptat să fie făcută până în septembrie 15th, 2020. Putem efectua plata prin telefon folosind un card de credit, prin transfer bancar sau prin intermediul site-ului nostru de plată online. Am închis, de asemenea, un plic ștampilat auto-adresat pentru a face mai convenabil dacă alegeți să plătiți prin cec.vă mulțumim anticipat pentru răspunsul prompt la această scrisoare și pentru continuarea activității.212-456-0789 ext 15

puteți vedea schimbarea tonului între ambele litere., A doua scrisoare menționează modul în care o lipsă de plată poate avea un impact lor de credit în picioare în afaceri și cu scorul lor de credit. Este încă politicos, dar nu pune un pic mai multă presiune asupra clientului pentru a face o plată, precum și Statele dorința de a ajuta clientul.

A treia scrisoare de colectare

dacă încă nu ați auzit nimic de la client și orice alte încercări de a le contacta prin telefon sau e-mail au eșuat, veți trece la a treia scrisoare de colectare, cunoscută și sub numele de „apel” scrisoare., Această scrisoare folosește o abordare și un ton care este un pic mai agresiv, în timp ce este încă corect. Această scrisoare va menționa aducerea unei agenții de colectare sau a unui avocat la bord.din nou, asigurați-vă că faceți o încercare de a ajunge la client prin e-mail sau telefon înainte de a trimite a treia scrisoare. Este recomandabil să trimiteți A treia scrisoare prin poștă certificată, care necesită o semnătură și vă oferă dovada că scrisoarea dvs. a fost primită. Este important să aveți acest lucru ar trebui să fie obligat să ia orice acțiune în justiție pentru a colecta plata pentru datoria în cauză., Ceea ce ar trebui să includ în această scrisoare este:

• mai vorbim de toate o încercare de a colecta datoriei, care ar trebui să includă orice e-mailuri, apeluri telefonice, declarațiile și scrisorile trebuie trimise
• suma datorată și numărul facturii
• data facturii originale
• câte zile a trecut din cauza datoriilor acum este
• Instrucțiuni cu privire la ceea ce clientul are nevoie pentru a face în continuare
• Un avertisment cu privire la măsurile ce vor fi luate în cazul în care instrucțiunile ignorate
• Datele dumneavoastră de contact, împreună cu o cerere finala care intră în contact cu tine.,

Eșantion de-a Treia Scrisoare de Colectare

Stimată Doamnă Jones,

încă nu Am avut contact de la tine cu privire la factura #02234, care a fost cauza pe 25 August, în 2020. De asemenea, nu am primit un răspuns la scrisorile ulterioare care v-au fost trimise pe 1 septembrie, 8 septembrie și 15 septembrie și nici la numeroasele încercări pe care le-am făcut să vă trimitem un e-mail și să vă sunăm. Contul dvs. este acum 21 zile din cauza trecut, și vă datorez un total de $200.00.,

regret să vă informez că, dacă nu vom primi plata în întregime de 28 septembrie, 2020 sau auzim de la tine pentru a face un plan de plată până în acel moment, vom fi nevoiți să aibă de a trimite factura avocatul nostru sau o agenție de colectare a obține datoria.sperăm să auzim de la dvs. înainte de a trebui să luăm această acțiune, ceea ce va afecta scorul dvs. de credit și orice relație viitoare cu afacerea noastră. Vă rugăm să ne contactați imediat la 212-456-0789 ext 15, astfel încât să putem rezolva această problemă.,212-456-0789 ext 15

veți observa că tonul acestei scrisori pierde aspectul prietenos pe care l-am văzut în primele 2 Litere, dar rămâne în continuare profesional. Menționarea acțiunii legale este acolo, dar nu într-un mod agresiv. Acesta subliniază că, chiar dacă intenționați să vi se plătească datoria datorată, sunteți încă dispus să lucrați cu clientul înainte ca acești pași să fie luați.,

A patra și ultima scrisoare de colectare

dacă a treia literă nu primește răspunsul dorit, știți că ați făcut tot ce puteți în acest moment și trebuie să treceți la a patra și ultima scrisoare de colectare, denumită și scrisoarea „Ultimatum”. Tonul și limbajul acestei scrisori ar trebui să rămână profesionale, dar asertive. De asemenea, ar trebui să trimiteți A patra scrisoare prin poștă certificată ca dovadă că a fost primită. Dacă nu a fost făcută nicio încercare de a efectua plata prin a treia literă, aceasta înseamnă mai mult decât probabil că debitorul încearcă să evite plata., A patra literă ar trebui să includă aceleași detalii ca și celelalte litere.

exemplu a patra scrisoare de colectare

doamna Jones,

aceasta este notificarea noastră finală. Am făcut multe încercări de a vă contacta în ceea ce privește factura #02234 pentru suma de $200.00, și ați fost oferit suficient timp și asistență pentru a plăti această factură. Contul dvs. este acum 28 de zile restante, și avem nevoie să auzim de la tine până la 22 septembrie, sau vom trece proiectul de lege Pe la Agenția de colectare Arrow.,

așteptăm plata integrală până pe 22 septembrie 2020 sau nu vom avea de ales să luăm măsuri legale pentru a plăti această adâncitură.212-456-0789 ext 15

litera finală ar trebui să aibă un sentiment de finalitate la ea și tinde să aibă un ton mai concis la ea. Nu trebuie utilizat până când toate celelalte încercări nu au fost epuizate.,

Final Creatorii de Colectare Șablon Scrisoare

de Colectare a Probei Scrisoare cu ultima Avertizare de Acțiune în justiție

atunci Când este Momentul potrivit de a Utiliza o Agenție de Colectare?,

utilizarea unei agenții de colectare apare atunci când ați făcut numeroase încercări unui client de a-și plăti factura și nu ați ajuns nicăieri. Rețineți că o agenție de colectare tinde să perceapă oriunde între 25% și 45% din suma totală a datoriei, astfel încât nu veți primi plata integrală. Dacă datoria este una mică și nu are sens să folosiți o agenție de colectare, este posibil să doriți să vă reduceți pierderile și să scrieți contul ca o datorie proastă. Acest lucru vă va permite să solicitați datoria ca deducere fiscală.