un documento de alcance de trabajo (SOW) es un acuerdo sobre el trabajo que va a realizar en el proyecto.

el documento incluye:

  • entregables: esto es lo que su proyecto entrega, por supuesto. Ya sea un producto o un servicio, es la razón por la que estás ejecutando el proyecto para tu cliente, stakeholder o patrocinador., Cualquiera que sea ese entregable, y puede ser algún tipo de documento o informe, software, producto, compilación (o todo lo anterior), debe tener cada elemento claramente identificado aquí.
  • línea de tiempo: piense en una línea de tiempo como un camino que conduce desde el inicio de un proyecto hasta su final. Es una sección del documento que delinea las fases principales a lo largo del cronograma de duración del proyecto. También debe marcar los puntos en el proyecto cuando sus entregables estén listos. Como se puede adivinar, es esencial para el alcance del plan General de cualquier proyecto., Esto se presenta mejor visualmente, como un plan de diagrama de Gantt enrollado, para que las partes interesadas puedan ver la línea de tiempo de alto nivel.
  • hitos: los proyectos pueden ser muy largos y complejos, por lo que se presentan en una línea de tiempo y se desglosan en partes más manejables llamadas tareas. Las fases más grandes del proyecto están marcadas por lo que se llama un hito. Es una manera de ayudarle a monitorear el progreso del proyecto para asegurarse de que se adhiere a su horario planificado. Defina sus hitos clave en el alcance del documento de trabajo, incluidos los kickoffs del proyecto, las reuniones,las entregas, etc.,
  • informes: los generarás a lo largo del proyecto, y los entregarás a tu equipo o cliente, stakeholder o patrocinador. Son un registro formal del progreso de su proyecto, pero también son un medio de comunicación más allá de si el proyecto está en el calendario o no. Dependiendo de cómo los personalices, hay una gran cantidad de datos que pueden servir a un número de audiencias diferentes. Defina cómo informará sobre el proyecto y cuándo los interesados pueden esperarlos y de quién.,

relacionado: plantilla de informe de Estado gratuito, estructura de desglose del trabajo (WBS)

ámbito de trabajo ejemplo

para entender un ámbito de trabajo, vamos a crear un proyecto hipotético, nada demasiado complejo pero importante sin embargo. Una boda es un proyecto, y dependiendo de la novia (o groomzilla), podría ser más grande y más complicado que construir una carretera o un aeropuerto. Entonces, tomemos un aspecto de ese proyecto más grande, las invitaciones de boda, y dividamos esto en un alcance de trabajo., Describiré los entregables, el cronograma, los hitos y los informes en este ejemplo de alcance de trabajo.

Entregables

  • Invitar a la Lista
  • Direcciones de los Asistentes
  • Invita a
  • Dirigido Sobres
  • Cupones

línea de tiempo

  • Ene. 1 Decided on invite list
  • Feb.,CK estilo de invitación y han impreso
  • 1 de abril dirección e invitaciones de correo
  • 1 de mayo obtener el recuento final de invitados
  • 1 de junio boda

hitos

  • Selección de invitados y colección de direcciones
  • envío de invitaciones
  • recuento Final de asistentes

informes

  • comprobar el estado de la colección de direcciones
  • Manténgase en contacto con la impresora para el progreso en las invitaciones
  • verifique las confirmaciones de asistencia en la lista de invitaciones

alcance de los consejos de trabajo

pero antes de escribir, debe asegurarse de seguir los consejos de Jennifer.,

  1. sea específico: explique los términos usados claramente
  2. Use Visuales: una imagen vale más que mil palabras
  3. Obtenga firmas: asegúrese de que todos los que necesitan aprobar el trabajo lo hagan

no es tan difícil, pero debe ser minucioso, porque no quiere tener que ponerse al día con el papeleo cuando está en el calor del proyecto.

Consejo Profesional: La Cerda es esencial para el plan del proyecto, y a menudo se incluye como parte del plan General del proyecto, pero puede llevar mucho tiempo escribirla., Recuerde usar nuestra plantilla gratuita de planificación de proyectos y alcance para ayudarle a ahorrar tiempo. El enlace está en la parte superior de la página!

cómo hacer planes de proyecto en el software de gestión de proyectos

puede sentirse abrumador con tantas tareas para realizar un seguimiento, Pero el software de gestión de proyectos puede simplificar el proceso. En ProjectManager.com, puede importar su hoja de cálculo o usar una de nuestras plantillas específicas de la industria para comenzar.

una lista de tareas es solo el comienzo. Para poner orden en ese caos, querrás estimar la duración agregando fechas de inicio y finalización., Luego colocamos automáticamente todas sus tareas en una línea de tiempo en nuestra vista de proyecto de diagrama de Gantt, para que pueda ver todo el proyecto en un solo lugar. Reine aún más en las tareas al priorizarlas, vincular dependencias para evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto y establecer hitos para dividir el proyecto más grande en fases más manejables.

Las tareas necesitan personas para ejecutarlas y hacer avanzar su proyecto. Usted tiene su horario, así que a bordo de su equipo y empezar a asignarlos a las tareas. Puede hacerlo desde cualquiera de nuestras múltiples vistas de proyecto., Ofrecemos herramientas colaborativas que hacen que los equipos sean más productivos y les ayudan a trabajar juntos. Puede dirigirlos con descripciones de tareas y adjuntando archivos a la tarea. Luego, pueden trabajar juntos, comentando a nivel de tarea con otros miembros del equipo, a quienes se les notifica por correo electrónico. Esto es ideal para equipos remotos e incluso para aquellos que trabajan en la misma sala.

hablando de equipos distribuidos, ¿cómo puedes hacer un seguimiento de su progreso si no puedes registrarlos?, Resolvemos ese problema con excelentes funciones de monitoreo, como un panel de control en tiempo real que le muestra el progreso de la tarea, los costos y otras vistas de alto nivel del proyecto. Nuestro software toma actualizaciones de estado y las muestra automáticamente en tablas y gráficos fáciles de leer. Incluso puede compartirlos en las reuniones de las partes interesadas para mantenerlos informados.

para obtener datos más detallados, ofrecemos informes con un solo clic que se pueden filtrar para mostrar solo los datos que está buscando. Los informes hacen un seguimiento de la variación del proyecto, la carga de trabajo y más., Detectarás problemas y los resolverás rápidamente antes de que se conviertan en problemas que amenacen con descarrilar tu proyecto.

Si desea que ese alcance de trabajo sea el comienzo de un hermoso proyecto, intente ProjectManager.com gratis con nuestra oferta de prueba de 30 días.

VIDEO: Cómo escribir un alcance de trabajo

en este video, Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo escribir un alcance de trabajo para la gestión de proyectos. ¡Siga sus pasos para comenzar o utilice nuestra plantilla de documento de alcance y plan de proyecto!,

Aquí está una foto de la pizarra para su referencia!

transcripción:

hoy, estamos hablando de cómo escribir un documento de alcance de trabajo y con eso, quiero hablar sobre algunas mejores prácticas. Pero antes de empezar, quiero aclarar cuál es el alcance del documento de trabajo.

algunas personas pueden oír que se hace referencia como la cerda., Básicamente, es un acuerdo sobre el trabajo a realizar en el proyecto. Incluye qué entregables se producen o tal vez incluso productos o cualquier resultado.

también incluye el cronograma de este proyecto, así como hitos importantes y críticos y diferentes tipos de informes que se necesitan y específicamente a quién van esos informes.

recomiendo usar una plantilla y la mayoría de las plantillas incluyen estas cosas: el glosario, un glosario de términos que definen cuáles son los términos a los que se hará referencia en este SOW., También, la declaración del problema, un poco más de detalle sobre el problema y lo que estamos tratando de resolver. También incluye las metas, e incluye los objetivos y entregables que vamos a producir. También incluye cualquier tipo de información de administración sobre el proyecto, así como la línea de tiempo.

así que algunas personas hacen referencia a las mejores prácticas y en este caso, las llamo las prácticas «imprescindibles». Así que número uno, sea específico. Quieres ser específico cuando estás clarificando o definiendo términos para que todos tengan una comprensión clara y común de lo que son los Términos., También quieres ser específico cuando estás definiendo quién hace qué y por cuándo. Quieres avoiding al hacer esto, estás evitando algunas de las trampas que podrían ser confusión, como Quién está haciendo qué y cuándo, o qué significan las cosas, o falta de comunicación que en última instancia puede conducir a algunas disputas.

también desea incluir elementos visuales, quiere pintar el cuadro de cómo se verá al final una vez que este alcance de trabajo, o este proyecto, se implementa. También quieres ser capaz de mostrar lo que la gente será capaz de hacer al final de este proyecto mediante la implementación de esto. Recuerde, una imagen vale más que mil palabras., Una vez más, estás evitando una trampa aquí que tiene que ver con malas interpretaciones, por lo que las imágenes ayudan a evitar eso.

y el tercero está recibiendo firmas. Usted quiere asegurarse de que los aprobadores autorizados firmen su Documento de alcance de trabajo. También desea que firmen en hitos y entregables críticos, una vez más, evitando estas trampas. Si alguna vez has sentido que la gente de tu equipo o tu proyecto tiene amnesia selectiva, bueno, queremos evitar eso. También desea evitar disputas y cualquier reprocesamiento costoso.,

entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar y rastrear su Documento de alcance de trabajo, regístrese para nuestro software ahora en ProjectManager.com.

Este post fue actualizado en noviembre de 2020