par Stan Holden

Au cours des trois premiers mois de 2009, le service Postal américain a perdu 1,9 milliard de dollars. Au cours des 12 mois précédents, il a perdu 2,8 milliards de dollars. Donc, peut-être naturellement, L’USPS augmente à nouveau les taux d’affranchissement.

en janvier, il a augmenté les tarifs du courrier prioritaire à 4,95 $et du courrier Express à 17,50 for pour les enveloppes forfaitaires. Mais pour la plupart des entreprises, le plus grand changement a eu lieu le 11 mai, lorsque les tarifs de première classe ont augmenté en moyenne de 5%.,

pour envoyer des enveloppes « régulières” (pas plus de 6 1/8 pouces par 11½ pouces par ¼ pouce), il en coûte maintenant 44 cents—au lieu de 42 cents—pour un maximum de 1 once. Le taux pour chaque once supplémentaire, jusqu’à un maximum de 3,5 onces, reste 17 cents.

pour éviter de surcharger les enveloppes de la taille de l’entreprise no 10, envisagez d’utiliser l’enveloppe No 11, qui est de près de 1 pouce de plus, mais dans les limites. Ou utilisez des enveloppes 6 par 9.

Si votre pièce d’envoi pèse plus de 3,5 onces—ou est plus grande que 6 1/8 pouces par 11½ pouces—le coût commence à doubler la taille plus petite., La première once vous coûtera 88 cents, au lieu de 83 cents. Puis, encore une fois, c’est 17 cents pour chaque once supplémentaire, jusqu’à un maximum de 13 onces pour 2,92$.

Si votre pièce est plus que 13 onces, c’est encore plus cher. C’est parce que vous devrez l’envoyer par courrier prioritaire à un coût minimum de 4,95$. Il pourrait y arriver un peu plus tôt que le courrier de première classe, mais s’il s’agit de courrier local, peut-être pas.

tout bien considéré—livraison raisonnablement rapide et fiable même dans la plus petite ville de tout état—l’augmentation des tarifs n’est pas déraisonnable., Mais si vous faites beaucoup d’envoi, ces sous supplémentaires peuvent s’additionner. Voici 12 façons simples de réduire, ou du moins de contenir, les coûts:

1 connaissez les derniers tarifs postaux et assurez-vous que tous les membres de votre entreprise qui envoient ou traitent votre courrier les connaissent également. Demandez à chaque personne: « Combien coûte–t-il d’envoyer une lettre dans une enveloppe de taille professionnelle pesant 1 once? Pesant 2 onces? »S’ils ne répondent pas 44 cents et 61 cents, vous pourriez avoir un problème coûteux sur vos mains.

Comme indiqué précédemment, le nouveau taux pour la première once est de 44 cents., Mais le taux pour une lettre de 2 onces n’est pas le double, comme vous pourriez le penser. C’est 61 cents—seulement 17 cents de plus. Et une lettre de 3 onces coûtera 78 cents à la poste, pas 1,32$.

pour éviter toute confusion et contrôler les coûts, supprimez tous les anciens tableaux de tarifs qui peuvent se trouver sur vos balances postales ou sur les murs de votre salle de courrier et affichez un tableau avec les nouveaux tarifs. Vous pouvez télécharger et imprimer un tableau des tarifs de première classe à partir de www.usps.com. pour les nouveaux tarifs pour toutes les classes et types de courrier et pour les services spéciaux, téléchargez la dernière liste de prix du 11 mai (avis 123) à partir du même site Web.,

2 pesez votre courrier sortant en règle générale, quatre ou au plus cinq feuilles de papier de 20 livres, 8½ par 11 dans une enveloppe No 10 ou 6 par 9, pèsent un peu moins de 1 once et peuvent être postés au nouveau taux de 44 cents.

dites à vos employés que si une enveloppe semble plus lourde que d’habitude, ils ne devraient pas ajouter un tampon supplémentaire « juste pour s’assurer.” Ils ont besoin de peser en premier. Les balances postales les moins chères, disponibles dans les magasins de fournitures de bureau, sont activées par ressort, mais avec le temps, elles peuvent devenir inexactes. Un meilleur choix est une balance électronique., Les prix varient d’environ 36 $à 146$, selon les caractéristiques et la capacité.

certains compteurs d’affranchissement—disponibles uniquement auprès de cinq fabricants autorisés par L’USPS–sont livrés avec une balance électronique jointe et calculent automatiquement l’affranchissement correct si les taux actuels ont été entrés.

3 Vérifiez votre balance régulièrement pour une vérification rapide, placez 12 sous sur votre balance postale; ils devraient peser presque exactement 1 once. Mieux encore, comparez votre balance avec une balance électronique en libre–service à votre bureau de poste local en pesant une pièce d’envoi typique sur les deux.,

Si votre balance est basse et que vous comptez sur elle, votre courrier sortant peut vous être retourné pour des frais de port supplémentaires, retardant ainsi sa livraison. Ou il peut être livré avec les frais de port dus, ce qui est ennuyeux pour les destinataires. Si votre balance lit haut, vous payez trop pour les frais de port.

4 Gardez vos timbres en sécurité. Ils sont trop facilement égarés ou « empruntés ». »Si vous utilisez un compteur d’affranchissement, seuls les employés spécifiés devraient y avoir accès., Chaque matin, demandez à un employé de confiance de noter Le montant des frais de port disponibles et de garder une trace du montant utilisé pour chaque client ou pour tout envoi de masse que vous faites.

méfiez-vous des employés qui utilisent votre affranchissement pour envoyer des dizaines ou des centaines d’invitations de mariage ou de fête, de participations à des tirages au sort, de bulletins d’information personnels, de colis, etc. Parce que l’affranchissement peut être une dépense déductible d’impôt, vous devez savoir combien est utilisé chaque année à des fins commerciales et avoir les reçus pour le prouver.,

5 gardez un assortiment de timbres à portée de main si vous n’avez pas de compteur d’affranchissement, ou si le solde de votre compteur est parfois trop faible pour l’affranchissement du jour, gardez à portée de main un assortiment de timbres de diverses dénominations—44 cents, 17 cents et peut-être 1 cent, 2 cents, 3 cents, 5 cents, 10 cents et 1 1. Conservez également des timbres de 4,95 $pour le courrier prioritaire et de 17,50 stamps pour le courrier Express.

conservez chaque dénomination dans une enveloppe ou un dossier séparé. Ou utilisez une petite boîte de rangement avec une douzaine de compartiments.,

6 Utilisez les deux côtés du papier si vous envoyez des lettres ou des documents contenant cinq feuilles ou plus, vous pouvez imprimer des deux côtés pour réduire le poids de votre envoi. Pour vous assurer que les deux côtés de chaque page sont lus, incluez une note au bas de chacune qui dit: « veuillez voir l’autre côté. »

Si le poids des feuilles est inférieur à 3,5 onces, plier les morceaux de papier pour tenir dans une enveloppe de 6 par 9 pour éviter d’utiliser une enveloppe plus grande qui nécessite 44 cents de plus pour la première once.,

7 utilisez le courrier électronique au lieu du courrier” escargot  » les avantages sont évidents: transmission instantanée, coût nul et aucun délai de courrier à chaque extrémité. Mais avec la surabondance sans cesse croissante d’e—mails—légitimes et de spam-les vôtres peuvent être perdus ou ignorés dans des boîtes bondées. Les destinataires peuvent également être réticents à ouvrir vos pièces jointes par crainte de virus ou peuvent avoir des problèmes pour les ouvrir en raison d’incompatibilités logicielles. Une lettre d’affaires, livrée à l’ancienne via L’USPS, peut attirer plus d’attention car elle est de plus en plus rare.,

8 connaître les horaires de ramassage que le courrier de votre entreprise entre dans une boîte dans votre immeuble de bureaux, une boîte aux lettres au coin de la rue ou dans un bureau de poste, notez et apprenez les horaires de ramassage et surveillez tout changement. Prenez l’habitude de poster tôt dans la journée pour éviter toute précipitation de dernière minute. Si vous manquez le dernier ramassage ou expédition, vous devrez peut-être envoyer une lettre importante via un service de livraison de nuit à un coût beaucoup plus élevé.

9 nettoyez régulièrement votre liste de diffusion envoyez-vous toujours des messages à ceux qui ne sont pas susceptibles de faire affaire avec vous?, Les gens déménagent, changent et perdent leur emploi, prennent des vacances ou des congés de maternité, prennent leur retraite et meurent. Les entreprises fusionnent, délocalisent, réduisent leurs effectifs, changent leurs besoins et cessent leurs activités. Si vous envoyez du courrier à une liste obsolète, vous gaspillez de l’argent.

une ou deux fois par an, nettoyez vos listes de diffusion. Éliminez les doublons évidents. Il est appelé fusion/suppression. Renseignez–vous auprès de votre bureau de poste local sur les différents services de nettoyage de liste.,

10 envisagez d’utiliser des tarifs d’affranchissement commerciaux (à prix réduit) si vous postez 500 pièces ou plus de la même taille et du même poids à la fois, vous pouvez bénéficier d’un tarif de première classe à prix réduit—aussi peu que 33,5 cents pour la première once—tant que les pièces répondent à des exigences

des économies encore plus importantes sont possibles si vous envoyez 200 pièces ou plus au taux Standard (anciennement en vrac ou de troisième classe). Si votre envoi est admissible au taux d’automatisation, avec des codes postaux à cinq chiffres, chaque pièce peut coûter aussi peu que 19¢ à la poste., Le montant des économies augmente à mesure que vous affinez le tri. De plus, au lieu de le garder sous 1 once, vous pouvez farcir jusqu’à 3,3 onces de matériel dans chaque enveloppe au même prix.

cependant—et c’est un gros cependant—cela peut prendre plusieurs jours ou même une semaine de plus pour que votre courrier soit livré, surtout s’il va sur une longue distance, ce qui peut être risqué si vous faites une offre à durée limitée ou une annonce importante.

pour effectuer le tri préalable et le codage à barres requis en interne, vous avez besoin d’un logiciel spécial et devez payer 185 $par année pour le permis USPS approprié., Il peut être plus facile d’avoir une maison de poste locale le faire pour vous, mais les frais que les frais de la maison de poste réduiront vos économies.
un avertissement: si vous avez plusieurs centaines d’enveloppes de première classe à poster et qu’elles sont envoyées à des personnes qui ont demandé quelque chose, ne retenez pas votre envoi jusqu’à ce que vous ayez les 500 nécessaires pour le tarif inférieur. Vous pourriez facilement contrarier les prospects ou les clients, mettant en péril les ventes.

Une Maison de poste peut être en mesure de combiner votre envoi avec celui d’un autre client pour répondre à l’exigence minimale et éviter un retard., Demandez à votre bureau de poste une liste des bureaux de poste locaux, appelez plusieurs pour plus de détails et de prix et vérifiez leurs références.

11 envisagez d’utiliser des cartes postales pour générer de nouvelles cartes postales de conception d’entreprise comme vous le feriez pour une petite annonce. Si votre message peut tenir dans un espace de 6 pouces par 4¼ pouces sans avoir recours à un type trop petit pour être lu facilement, envisagez d’utiliser des cartes postales au lieu de lettres ou d’autres types de matériel promotionnel. Vous économiserez sur le coût du papier, de l’impression, des enveloppes, de l’insertion, du cachetage et de l’affranchissement.

Avec le nouveau taux de 28 cents par carte—ou aussi peu que 20.,5 cents chacun si vous postez 500 ou plus et se qualifier pour le taux D’automatisation de code postal à cinq chiffres–cartes postales peut être une bonne affaire. Besoin de plus d’espace? Utilisation oversize cartes—5–7 ou jusqu’à 6 1/8–par–11½—envoyé au taux pour les lettres.

12 Ne gaspillez pas d’affranchissement pour des envois inefficaces si vous envoyez des envois directs pour générer de nouvelles affaires (et vous devriez probablement le faire régulièrement), vous économiserez de l’affranchissement en vous assurant que chaque envoi est conçu pour un maximum de résultats. Les envois postaux sont un gaspillage d’affranchissement, d’impression et d’efforts.,

Le gourou du marketing direct Dan Kennedy—qui facture plus de 50 000 $plus les redevances pour créer une campagne de publipostage—conseille:

  • incluez toujours une offre—un rabais spécial, un bonus, un billet de faveur, un échantillon, etc.
  • donnez une bonne raison de répondre dès maintenant.
  • dites exactement aux prospects ce que vous voulez qu’ils fassent ensuite, comment ils devraient le faire, quand le faire et ce qui se passera dès qu’ils le feront—ou ce qui pourrait arriver s’ils ne le font pas.
  • Suivez chaque envoi. Utilisez un numéro de clé, un numéro de poste, un numéro de rapport gratuit, etc.,, vous saurez donc quels envois fonctionnent, lesquels ne le sont pas et quel est votre retour sur investissement pour chacun.
  • Saisissez le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de chaque personne qui répond. Ajoutez – le à votre base de données s’il n’est pas déjà là et faites des suivis jusqu’à ce que le prospect achète.
  • utilisez une copie de Vente forte. Ne soyez pas timide. Étudiez les envois réussis des autres. Si vous ne pouvez pas écrire une copie percutante vous–même, embaucher un rédacteur indépendant. Plus vos envois sont efficaces, moins la dernière augmentation postale sera importante.,
    En utilisant tout ou partie des conseils dans cet article, vous allez commencer à économiser de l’argent sur l’affranchissement—et être mieux préparé pour les augmentations de taux qui ne manqueront pas de venir l’année prochaine, aussi. BT

Au cours des 37 dernières années, Stan Holden a écrit des articles de publipostage pour plus de 200 annonceurs, y compris chez&T, Hewlett–Packard, IBM, Transamerica, Sears, Ward’s, UAL et Sunbeam, ainsi que de nombreuses banques, éditeurs et compagnies d’assurance. Il a remporté les prix les plus élevés de la Direct Marketing Association pour le publipostage et les publicités imprimées à réponse directe., Holden écrit et publie également des guides pratiques. Pour plus d’informations, envoyez un e-mail