Depuis que Ray Tomlinson a inventé le courrier électronique en 1972, ce canal de communication a connu une croissance exponentielle. Aujourd’hui, les e-mails ne sont pas seulement utilisés pour la correspondance entre les personnes, mais aussi dans la correspondance business to client (B2C) et business to business (B2B).

En outre, le marketing par e-mail est toujours une chose énorme et il n’y a aucune raison de s’attendre à ce que les choses changent de sitôt. Il y a beaucoup de choses par lesquelles vous pouvez différencier les messages électroniques formels et informels., L’une de ces choses est l’avertissement.

Dans la plupart des cas, vous trouverez un avertissement dans les e-mails qui sont des produits d’une campagne d’email marketing. Mais, ce qui est un avertissement?

Il existe de nombreuses définitions en ligne décrivant ce qu’un avertissement est. À notre avis, celui qui résume le mieux va comme ceci: « Un avertissement est un avertissement, avis, avertissement ou qui est ajouté à l’expédition d’un courriel et formant ainsi une section distincte qui est séparé du message principal., »

selon le document de recherche « segmenter le texte d’un message électronique en zones », écrit par Cecile Paris et Andrew Lampert, la clause de non-responsabilité appartient au bas de la « Zone Standard » d’un e-mail.

Il s’agit de la partie de l’e-mail qui contient du contenu réutilisé sous la même forme sur plusieurs e-mails. Donc, une fois écrit, un avertissement sera automatiquement ajouté à cette zone.

Dans la pratique, un avertissement est généralement fixé à la fin d’un message électronique., Si vous avez déjà lu une partie d’un e-mail qui vous alerte ou vous informe de quelque chose d’important sur un ton de mise en garde, vous avez lu un avertissement d’e-mail.

le but derrière est dans la plupart des cas légal. Nous allons voir dans quelle mesure il est exécutoire dans l’une des sous-positions suivantes. Si le but n’est pas de nature juridique, la clause de non-responsabilité a un message marketing derrière elle.

Tous les avis de non-responsabilité par e-mail ne sont pas les mêmes. Habituellement, ils reflètent profondément la Politique de l’entreprise., Le Conseil général est de le garder aussi court que possible, mais nous avons vu quelques exemples d’avertissement d’email dans le passé qui étaient aussi longs que 2,500 mots.

pourquoi les entreprises utilisent-elles des déclarations de confidentialité par courriel?

la principale raison pour laquelle les entreprises utilisent les avis de non-responsabilité par e-mail est de se protéger contre les poursuites indésirables et coûteuses.

ainsi, l’utilisation d’une déclaration de confidentialité dans un e-mail est, en quelque sorte, une mesure préventive conçue pour assurer une protection en informant le destinataire de l’e-mail sur le contenu. Avertissements sont de simples déclarations qui ont un caractère juridique.,

lorsque les entreprises utilisent des disclaimers, leur intention est de se dégager de toute responsabilité quant au contenu de l’e-mail. Les Disclaimers sont également utilisés pour éviter la diffamation et les courriels mal dirigés et pour les rendre irresponsables s’il s’agit de quelque chose de Légalement punissable.

L’utilisation d’avertissements est devenu si populaire que vous pouvez voir dans les e-mails des entreprises de travail dans les pays où les avertissements ne sont pas juridiquement contraignantes., Cette pratique est devenue une procédure standard dans les stratégies de gestion des risques graves.

cela pourrait être dû au fait que le terme « mieux vaut prévenir que guérir » peut également être appliqué à tout modèle d’entreprise qui implique le partage d’informations par courrier électronique.

Parfois, la raison de l’avertissement est la loi. Dans certains pays, la loi oblige les organisations à inclure des avis de confidentialité spécifiques dans les e-mails sortants.,

dans ces comtés, avoir une déclaration de confidentialité des e-mails peut faire une grande différence devant le tribunal, si l’entreprise est poursuivie pour le contenu de l’e-mail.

dans ce cas, les disclaimers servent de preuve que la partie poursuivante a été informée du contenu et des conséquences qu’elle pourrait subir, si elle décidait d’agir en conséquence.

l’autre raison d’utiliser une clause de non-responsabilité est de transmettre un message marketing à un destinataire de courrier électronique. L’avertissement est généralement écrit dans un ton prudent.

un autre objectif est de renforcer la confiance entre l’entreprise et le destinataire de l’e-mail., Cela fournit un terrain fertile pour passer le lien vers votre page de produit ou votre site officiel.

en contactant les gens de cette façon, les entreprises peuvent générer plus de prospects et augmenter les taux de conversion. En outre, en augmentant le trafic vers leur site web, les entreprises obtiennent également des classements plus élevés par les moteurs de recherche, établissant ainsi une présence numérique plus forte.

en fin de compte, il est important de déclarer que les Avertissements par e-mail ne sont pas une méthode infaillible de protection de la responsabilité. C’est pourquoi les entreprises ne comptent pas uniquement sur elles pour se protéger pleinement des poursuites non désirées.,

comment une clause de non-responsabilité peut-elle vous protéger?

étant donné que les avis de non-responsabilité par e-mail sont juridiquement contraignants dans certains pays du monde, ils peuvent en fait protéger une entreprise contre la perte de sommes d’argent importantes lorsque l’affaire parvient au système judiciaire.

Quand ils sont juridiquement contraignantes, avertissements fera une grande différence dans la cour. Voici plusieurs cas où des avis de non-responsabilité par e-mail peuvent vous venir en aide:

  • Les grandes entreprises peuvent être tenues responsables du contenu envoyé par leurs employés., Lorsqu’il y a beaucoup d’employés, une organisation ne peut pas surveiller tous les courriels envoyés par leurs employés. C’est pourquoi les grandes organisations utilisent des solutions logicielles pour ajouter une clause de non-responsabilité personnalisée à tout e-mail envoyé via leur serveur.
  • Violation de la confidentialité est aussi un autre problème qui peut être résolu par un avertissement. Parfois, l’e-mail contient des informations destinées à un destinataire spécifique. Par exemple, dans les cabinets d’avocats, Si l’information est divulguée, ces entreprises peuvent avoir beaucoup de problèmes. Placer une déclaration de confidentialité par e-mail les protège de ce risque., La transmission de Virus peut revenir comme un boomerang de procès majeur si une entreprise n’ajoute pas un avertissement indiquant au destinataire qu’ils ne peuvent être tenus responsables si l’e-mail contient un virus. Ces exclusions généralement informer le destinataire que le message peut contenir un virus et qu’il serait préférable de le scanner avant de l’ouvrir.
  • Une clause de non-responsabilité peut également informer une personne qu’elle n’a pas l’autorité requise pour conclure un contrat juridiquement contraignant. Ceci est très important, car, dans certains pays, les e-mails sont considérés comme des communications écrites qui peuvent être juridiquement contraignantes., Dans l’avertissement, votre entreprise peut informer les tiers que l’employé n’a pas le pouvoir de conclure un contrat sans gestionnaire de la ratifier.
  • une entreprise peut se protéger contre les erreurs lorsque le contenu et les informations sont mal utilisés. Un avis de non-responsabilité bien écrit peut prévenir les conséquences graves auxquelles une entreprise pourrait être confrontée lorsqu’une telle erreur se produit.
  • Lorsqu’un tiers s’appuie sur les conseils et les conseils peuvent entraîner de graves conséquences, un avertissement peut protéger une entreprise d’être poursuivi en justice pour fausse déclaration négligente.,
  • Certains règlements de l’industrie demande des entreprises pour inclure des avertissements à tous les courriels. En joignant une clause de non-responsabilité spécifique, les entreprises prennent soin de la conformité réglementaire et se protègent contre les sanctions de l’État pour ne pas le faire.

Est un avertissement juridiquement contraignant?

Il existe de nombreuses lois, accords et accords qui appliquent l’utilisation des avertissements par courrier électronique dans certains cas.,

Canada

La Canadienne Anti-Loi anti-Pourriel (LCAP) s’applique à tous les e-mails commerciaux envoyés dans ce pays. Chaque e-mail doit inclure le nom, l’entreprise, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse web ou électronique et un lien de désabonnement.

c’est pourquoi les grandes organisations au Canada utilisent un logiciel pour ajouter toutes ces informations à tous les courriels envoyés par leurs employés. La violation de cette loi peut coûter aux organisations jusqu’à 10 millions de dollars.,

Union européenne

avec la Directive européenne 2003/58 / ce obligeant toutes les entreprises à être plus transparentes, nous constatons que les entreprises de l’UE ajoutent des avertissements à leurs e-mails.

Il existe des lois similaires appliquées à la loi britannique sur les sociétés, obligeant les entreprises en Irlande, en Allemagne, en France, en Italie, aux Pays-Bas et au Danemark à inclure des informations supplémentaires dans un avis de non-responsabilité par e-mail.,

Royaume-Uni

selon la loi britannique sur les sociétés qui a été modifiée en 2007, chaque e-mail professionnel doit inclure un avertissement contenant le numéro d’enregistrement de la société, le lieu d’enregistrement et l’adresse du siège social.

États-unis d’Amérique

Les Etats-unis ont le plus complet avertissement de la loi. La loi fédérale sur la gestion de la sécurité de l’Information (FISMA) définit un cadre pour protéger l’information et les biens.

l’une des normes de conformité réglementaire de la FISMA comprend la mise en œuvre d’une clause de non-responsabilité autorisée par les États-Unis dans tous les courriels.,

les poursuites civiles au sein du système de la Cour fédérale des États-Unis sont spécifiées par les Règles Fédérales de Procédure Civile (FRCP).

l’entreprise doit fournir un avertissement, où il est dit que le contenu de l’e-mail ne seront pas l’objet d’une fouille afin d’éviter la perte d’un procès, lorsqu’il est demandé de produire les données demandées.

Une autre loi fédérale aux États-Unis, La Freedom of Information Act (Foia), est mise en place pour protéger les informations contre la divulgation dans certains cas., C’est pourquoi il est important de placer un disclaimer informant le destinataire du courrier que l’e-mail contient des informations sensibles qui relèvent de la FOIA.

la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) s’applique à toutes les organisations qui ont accès aux données personnelles sur les soins de santé d’un patient. Ces entreprises aux États-Unis peuvent utiliser des disclaimers pour informer leurs patients des risques liés à ce type de correspondance.

la loi Gramm-Leach-Bliley (GLBA) s’applique aux institutions financières., Les organisations financières doivent joindre des avis de non-responsabilité à leurs courriels afin d’éviter toute rupture de confidentialité.

Il existe trois cas où l’utilisation d’une clause de non-responsabilité par e-mail est un must aux États-Unis: les entreprises du secteur de la santé, les institutions financières et toutes les entreprises soumises à la réglementation de L’Internal Revenue Service (IRS).

Où placer un avertissement?

la pratique courante consiste à mettre un avertissement au bas d’un e-mail., Mais, lorsque nous regardons quelques exemples, il y a une certaine absurdité, en particulier dans des cas comme « ce message électronique est destiné à être reçu uniquement par des personnes habilitées à recevoir des informations confidentielles ».

Si il y a des informations très sensibles dans l’e-mail, la meilleure pratique consiste à double-vérifier le champ « Envoyer à » avant de cliquer sur envoyer.

joindre une clause de confidentialité à la fin du message n’est tout simplement pas pratique. Il serait préférable de le garder court et le placer au début de l’e-mail.,

Ce sont ce que l’on appelle des « avertissements de préemption ». Les institutions financières et les organisations juridiques choisissent assez souvent d’utiliser ceux-ci.

d’autre part, les Avertissements d’ajout sont placés en bas du corps du message électronique.

Certaines organisations préfèrent placer un lien pour l’ajouter avertissement dès le début de l’e-mail, pour éviter les problèmes.

avertissement exemples

Violation de la confidentialité

Le contenu de ce message est confidentiel. Cela s’applique également à tous les fichiers attachés., Cet e-mail est destiné à une personne physique ou morale à qui il est adressé. Si vous n’êtes pas le destinataire de cet e-mail et que vous l’avez reçu par erreur, contactez immédiatement le Gestionnaire système. Les informations contenues dans cet e-mail sont très sensibles et sont destinées au destinataire spécifique. Ce courriel ne doit pas être diffusé, distribué ou copié. Si vous avez reçu cet e-mail et que ce n’était pas pour vous, assurez-vous d’en informer immédiatement l’expéditeur par e-mail et de supprimer ensuite cet e-mail de votre système., Il est strictement interdit de divulguer, copier, distribuer ou prendre des mesures en se fondant sur le contenu de l’e-mail. Considérez-vous informé.

la responsabilité de l’Employeur

points de Vue et opinions présentées dans le contenu de cet e-mail sont uniquement celles de l’auteur e-mail. Ils ne représentent pas nécessairement ceux de l’organisation. Nos employés sont expressément tenus de ne pas enfreindre ou Autoriser toute violation du droit d’auteur ou de tout autre droit légal par communication par courrier électronique, ainsi que de ne pas faire de déclarations diffamatoires., Notre Politique d’entreprise est claire, et vous pouvez y accéder ici. Il stipule que toute communication de ce type est contraire à notre politique et en dehors du cadre du rôle organisationnel de la personne concernée. Compte tenu de tout cela, veuillez être informé que la société n’acceptera aucune responsabilité à l’égard d’une telle communication. S’il y a des dommages ou toute autre responsabilité découlant, l’employé est celui qui sera personnellement responsable.,

transmission accidentelle de virus informatique

Le e-mail peut contenir des virus informatiques qui pourraient infecter votre ordinateur. Le destinataire de cet e-mail doit scanner cet e-mail et toutes ses pièces jointes, le cas échéant. L’organisation n’acceptera aucune responsabilité pour tout dommage causé par un virus transmis via cet e-mail. Les courriels peuvent être interceptés, perdus, détruits, corrompus, contenir des virus, ou arriver en retard ou incomplets. C’est pourquoi la correspondance par e-mail ne peut être garantie comme sécurisée ou sans erreur., C’est pourquoi l’expéditeur n’accepte aucune responsabilité pour les erreurs ou omissions dans le contenu de ce message, qui surviennent à la suite de la transmission de l’e-mail.

conclusion de contrats prévention

veuillez être informé qu’aucun employé ou agent n’est autorisé à conclure un accord juridiquement contraignant au nom de « nom de L’entreprise » avec le tiers par e-mail. Cela ne peut être fait que si l’employé ou l’agent en question a une confirmation explicitement écrite par le « directeur de la société » pour cette occasion spécifique.,

Protection contre les inexactitudes par négligence

notre société ne peut être tenue responsable du contenu de cet e-mail, ni des conséquences des actions entreprises sur la base des informations que nous avons fournies dans ce courrier. Nous n’acceptons la responsabilité que si nous avons par la suite confirmé par écrit les informations trouvées dans l’e-mail. Veuillez vous assurer que vous êtes le destinataire prévu de cet e-mail., Si vous ne l’êtes pas, veuillez noter que la divulgation, la copie, la distribution ou toute action en se fondant sur le contenu de ces informations est strictement interdite.

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