lors de la collecte du paiement d’une dette en entreprise, vous utilisez un processus étape par étape, qui consiste à écrire une lettre de collecte.
Table des Matières
qu’est Ce qu’une Lettre de recouvrement?
Une lettre de recouvrement est utilisée lorsqu’un paiement en attente est dû pour des biens et / ou des services., Les entreprises utiliseront un total de 4 lettres de recouvrement, chacune avec un format et un ton différents avant de transférer la dette à une agence de recouvrement.
qu’est-Ce que le But d’une Lettre de recouvrement?
Une lettre de recouvrement est un moyen de rappeler à un client que de l’argent est dû sur une facture. Les lettres commencent poli, mais ferme, et sont un moyen de faire savoir officiellement à quelqu » un que sa facture est en retard et doit être payée.,
écrire une lettre de Collection
comme mentionné précédemment, il y a quatre étapes dans l’écriture des lettres de collection, que nous allons passer en revue sous peu. Pour l’instant, nous allons regarder les informations que vous devez inclure lors de l’écriture d’un. Il est important de rester ferme et professionnel et de ne pas utiliser un langage compliqué. Votre lettre doit être courte et aller droit au but. Assurez-vous de taper la lettre sur le papier à en-tête de votre entreprise. Vous devez également inclure une copie de la facture originale., Votre lettre doit également contenir:
- Une date de paiement
- modes de paiement
- les coordonnées de votre entreprise, qui devrait inclure une adresse postale complète, numéro de téléphone, et adresse e-mail.
- Une enveloppe prépayée pour faciliter le paiement du client
La plupart des entreprises souhaitent non seulement être payées, mais également maintenir la relation commerciale avec leurs clients. Il y a certaines choses que vous devriez et ne devriez pas faire lors de la rédaction de votre lettre de collecte.,
do
- gardez le ton professionnel
- attendez-vous à ce que le client effectue le paiement
- essayez de contacter le client avant d’envoyer la première lettre de collecte, soit par e-mail ou par téléphone
Vous pouvez télécharger l’un de nos modèles ou échantillons gratuits pour mieux comprendre à quoi devrait ressembler une lettre de collection à travers ses différentes étapes.,
4 étapes des lettres de Collection
comme mentionné précédemment, il y a 4 étapes dans le processus de lettre de collection que vous devez suivre.
première lettre de collecte
lorsque vous avez essayé de joindre votre client par d’autres moyens (par téléphone ou par courriel) mais que vous n’avez pas eu de chance de conclure des arrangements de paiement avec votre client, vous lui envoyez votre première lettre de collecte. Cette lettre doit être envoyée dans les 14 jours suivant la date de la facture originale.,
Gardez à l’esprit que cette lettre est fondée sur l’hypothèse que votre client a oublié de faire le paiement. Cela se fait sur un ton amical et peut faire l’hypothèse générale que leur paiement manqué est dû à un problème financier ou de santé, avec une offre d’aide s’ils appellent., La lettre doit inclure:
- combien de jours la facture est en souffrance
- combien est due
- combien de tentatives ont été faites pour atteindre le client et par quels moyens
- Un résumé du compte
- des instructions concernant ce que vous demandez au client de faire ensuite
- une date d’échéance de paiement (essayez de ne pas être vague avec cela, comme en utilisant « dans les 7 jours ouvrables”)
- vos coordonnées
échantillon de la première lettre de collecte
chère Mme Jones,
nous vous envoyons un rappel amical que votre compte est maintenant en souffrance., Nos dossiers montrent que votre solde actuel est de 200,00$, et la facture est 7 jours après sa date d’échéance. Nous vous avons envoyé un e-mail donnant une copie de vos relevés pour votre compte. Toutefois, si vous n’avez pas reçu ces informations, nous vous fournissons un résumé du compte.
Numéro de la facture: 02234
Date de la facture: 21/08/20
montant: 200,00 $
Date D’échéance: 25/08/20
jours en souffrance: 07
nous vous serions reconnaissants de nous contacter pour nous faire part de l’état du paiement, ou de faire un arrangement de paiement si vous éprouvez des difficultés à payer la facture en entier., Veuillez nous contacter ou envoyer votre paiement de 200,00 $à l’adresse indiquée ci-dessous avant le 8 septembre 2020. Veuillez ignorer cette lettre si vous avez récemment effectué votre paiement.
Garden Center of Queens
ATTN: Accounting Department
2425 Grove Street
Queens, New York
Si vous n’êtes pas en mesure de payer cette facture ou si vous pensez qu’il y a eu une erreur, veuillez nous appeler au 212-456-0789 poste 15 afin que nous puissions établir un plan de paiement qui vous convient ou corriger toute erreur de facturation. Nous vous remercions de votre réponse rapide à cette lettre et de la poursuite de vos activités.,
Cordialement,
Katherine Gadsby
le Centre du Jardin de Queens
212-456-0789 ext 15
Deuxième Lettre de recouvrement
Aussi appelé la « recherche” lettre de recouvrement, la deuxième lettre que vous envoyez est utilisé pour s’enquérir de la raison pour ne pas faire de paiement. Il devrait donner une offre d’aide si le client a des difficultés à effectuer le paiement, offrant d’accepter un plan de paiement ou un paiement partiel. Vous cherchez toujours à garder une bonne relation avec le client.,
Vous devriez essayer d’appeler ou d’envoyer un courriel au client avant d’envoyer une deuxième lettre pour être sûr qu’il a reçu la première lettre de recouvrement et voir s’il souhaite effectuer un plan de paiement pour effacer la facture. Si vous n’avez pas réussi à essayer de contacter le client par téléphone ou par e-mail, vous enverriez alors votre lettre de collecte de demande.
vous utiliseriez un format similaire à la première lettre de collection, à la différence que vous signalez que vous avez essayé de les atteindre avec votre première lettre.,la deuxième lettre de recouvrement doit inclure:
- La Mention de toute tentative antérieure de contacter et de prendre le recouvrement du montant dû
- la date d’échéance initiale des factures
- combien de jours la facture est en souffrance
- Le montant dû et le numéro de facture
- Une offre d’assistance au client s’il n’est pas en mesure de respecter les conditions de paiement
- des Instructions concernant ce qu’il doit faire ensuite
- vos coordonnées
Vous pouvez également ajouter un rappel concernant la façon dont les retards de paiement peuvent avoir un impact négatif sur leur crédit et leur notation commerciale., Faire cela dans une manière non agressive.
exemple de deuxième lettre de collecte
chère Mme Jones,
nous vous écrivons à nouveau parce que nous n’avons pas reçu votre paiement dû pour la facture #02234 ni eu de réponse à notre lettre qui vous a été envoyée le 1er Septembre. votre compte est actuellement en retard de 14 jours, et le total que vous devez est de 200,00$.,
en tant que l’un de nos précieux clients, nous aimerions offrir toute l’aide possible pour effectuer le paiement rapidement afin d’éviter de prendre des mesures qui pourraient avoir un impact négatif sur votre pointage de crédit et toute limite de crédit avec notre entreprise à l’avenir. Si vous rencontrez des difficultés et ne pouvez pas effectuer le paiement intégral, veuillez m’appeler au 212-456-0789 poste 15. Je serais plus qu’heureux de parler avec vous et de trouver un arrangement de paiement qui fonctionne pour nous deux.
Si vous souhaitez mettre en place un plan de paiement, veuillez nous contacter dès que possible. Sinon, paiement de 200$.,00 devrait être fait d’ici le 15 septembre 2020. Nous pouvons prendre le paiement par téléphone en utilisant une carte de crédit, par virement bancaire ou via notre site de paiement en ligne. J’ai également joint une enveloppe timbrée pour la rendre plus pratique si vous choisissez de payer par chèque.
nous vous remercions d’avance pour votre réponse rapide à cette lettre et pour la poursuite de vos activités.
Cordialement,
Katherine Gadsby
le Centre du Jardin de Queens
212-456-0789 ext 15
Vous pouvez voir le changement de ton entre les deux lettres., La deuxième lettre mentionne comment un manque de paiement peut avoir un impact sur leur solvabilité dans l’entreprise et sur leur pointage de crédit. Il est toujours poli, mais ne mettre un peu plus de pression sur le client pour effectuer un paiement, ainsi que les membres de votre volonté d’aider le client.
troisième lettre de collecte
Si vous n’avez toujours rien entendu du client et que toute autre tentative de le joindre par téléphone ou par e-mail a échoué, vous passerez à la troisième lettre de collecte, également connue sous le nom de lettre « D’appel”., Cette lettre utilise une approche et un ton un peu plus agressif tout en étant juste. Cette lettre mentionnera d’amener une agence de recouvrement ou un avocat À bord.
encore une fois, assurez-vous de tenter de joindre le client par e-mail ou par téléphone avant d’envoyer la troisième lettre. Il est conseillé d’envoyer la troisième lettre par courrier certifié, qui nécessite une signature et vous donne la preuve que votre lettre a été reçue. Il est important d’avoir cela si vous êtes obligé de prendre une action en justice pour percevoir le paiement de la dette en question., Ce que vous devez inclure dans cette lettre est:
- La Mention de toute votre tentative de recouvrement de la dette, qui devrait inclure tous les courriels, appels téléphoniques, relevés et lettres que vous avez envoyés
- Le montant dû et le numéro de facture
- la date de la facture originale
- Le nombre de jours passés dus à la dette est maintenant
- Instructions concernant ce que le client doit faire ensuite
- un avertissement concernant les mesures qui seront prises si les instructions ne sont pas respectées
- vos coordonnées ainsi Qu’une dernière demande qu’ils vous contactent.,
échantillon de la troisième lettre de collecte
chère Mme Jones,
nous n’avons toujours pas eu de contact de votre part concernant la facture #02234, qui était due le 25 août 2020. Nous n’avons pas non plus eu de réponse aux lettres ultérieures qui vous ont été envoyées les 1er, 8 et 15 septembre, ni aux nombreuses tentatives que nous avons faites pour vous envoyer un courriel et vous appeler. Votre compte est maintenant en retard de 21 jours et vous devez un total de 200,00$.,
j’ai le regret de vous informer que, à moins que nous ne recevions votre paiement en entier d’ici le 28 septembre 2020 ou que nous n’ayons de vos nouvelles pour effectuer un plan de paiement à ce moment-là, nous serons obligés d’envoyer votre facture à notre avocat ou à une agence de recouvrement pour obtenir
Nous espérons avoir de vos nouvelles avant de prendre cette mesure, ce qui nuira à votre pointage de crédit et à toute relation future avec notre entreprise. Veuillez nous contacter immédiatement au 212-456-0789 poste 15 afin que nous puissions régler cette question.,
Cordialement,
Katherine Gadsby
le Centre du Jardin de Queens
212-456-0789 ext 15
Vous remarquerez que le ton de cette lettre perd l’aspect convivial que nous avons vu dans les 2 premières lettres, mais reste professionnel. La mention d’une action en justice est là, mais pas de manière agressive. Il souligne que, même si vous avez l’intention d’être payé la dette, vous êtes toujours prêts à travailler avec le client avant que ces mesures doivent être prises.,
quatrième et dernière lettre de Collection
Si la troisième lettre n’obtient pas la réponse que vous vouliez, vous savez que vous avez fait tout ce que vous pouvez à ce stade et que vous devez passer à la quatrième et dernière lettre de collection, également appelée lettre « Ultimatum”. Le ton et le langage de cette lettre doivent rester professionnels mais affirmés. Vous devez également envoyer la quatrième lettre par courrier certifié comme preuve qu’elle a été reçue. Si aucune tentative de paiement par la troisième lettre n’a été faite, cela signifie plus que probablement que le débiteur tente d’éviter le paiement., La quatrième lettre devrait inclure les mêmes détails que les autres lettres.
exemple de quatrième lettre de collecte
Mme Jones,
Voici notre avis FINAL. Nous avons fait de nombreuses tentatives pour vous contacter en ce qui concerne la facture #02234 pour le montant de $200.00, et on vous a offert amplement de temps et d’aide pour payer cette facture. Votre compte a maintenant 28 jours de retard, et nous devons avoir de vos nouvelles d’ici le 22 septembre, ou nous transmettrons la facture à L’agence de recouvrement Arrow.,
nous prévoyons un paiement intégral d’ici le 22 septembre 2020, sinon nous n’aurons pas le choix d’intenter une action en justice pour obtenir le paiement de cette dent.
Cordialement,
Katherine Gadsby
le Centre du Jardin de Queens
212-456-0789 ext 15
La lettre finale devrait avoir un sens de finalité en elle et a tendance à avoir un plus laconique ton. Il ne doit pas être utilisé tant que toutes les autres tentatives n’ont pas été épuisées.,
Quand est le bon Moment pour Utiliser une Agence de recouvrement?,
L’utilisation d’une agence de recouvrement intervient lorsque vous avez fait de nombreuses tentatives pour un client à payer leur facture et ont obtenu nulle part. Gardez à l’esprit qu’une agence de recouvrement a tendance à facturer entre 25% et 45% du montant total de la dette, de sorte que vous ne recevrez pas le paiement intégral. Si la dette est faible et il n’est pas judicieux d’utiliser une agence de recouvrement, vous pouvez couper vos pertes et de rédiger le récit comme une mauvaise dette. Cela vous permettra de réclamer la dette en tant que déduction fiscale.
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