dans cette série, Elaine Porteous, auteure indépendante et experte en chaîne d’approvisionnement, explore les principaux sujets de l’approvisionnement.

la plupart des gens d’affaires connaissent les abréviations RFP et RFQ, mais quelle est la différence et comment sont-ils utilisés?

le choix du type de document à utiliser dépend du produit ou du service requis et du résultat souhaité – s’agit-il d’une proposition ou d’une offre de prix détaillée qui est nécessaire?,

Une demande de proposition (DP) est une méthode formelle de réception de propositions détaillées et comparables de différents fournisseurs pour un produit ou un service spécifié. Il s’agit d’un document complet qui devrait fournir toutes les informations nécessaires pour prendre une décision d’achat éclairée pour les achats stratégiques. Un processus de DP peut prendre de quelques semaines à six mois.,

Une demande de devis (RFQ) est un document de soumission concurrentielle utilisé pour inviter des fournisseurs ou des entrepreneurs à soumettre une soumission de prix pour des produits ou services dont les exigences sont normalisées ou produites en quantités répétitives. Une demande de devis est souvent utilisée pour les articles à volume élevé ou de faible valeur et devrait être remplie plus rapidement qu’une demande de devis. L’acheteur doit fournir une spécification technique ainsi que ses exigences commerciales. Le document peut parfois être appelé Invitation à soumissionner ou Invitation à soumissionner.,

comment rédiger un document de demande de devis

Une demande de devis bien construite devrait s’ouvrir avec une introduction à l’entreprise et à ses activités et une déclaration du besoin. Il permet ensuite aux fournisseurs d’exprimer clairement leurs offres pour répondre à ce besoin et offre à l’acheteur un moyen équitable de choisir la meilleure solution. Une façon efficace de le faire est de fournir aux soumissionnaires un modèle conçu pour obtenir l’information complète requise dans un format qui permet une comparaison facile. Le temps passé en préparation permettra d’économiser du temps et de la frustration plus tard.,

un processus de demande de devis en 6 étapes

bien que les demandes de devis soient de toutes formes et tailles, elles suivent généralement six étapes clés. Passons en revue le processus du point de vue d’un jeu de serpents et échelles.

  1. Préparation du document

Démarrer votre appel d’offres par la préparation de la documentation pertinente.,bien sûr, vous avez inclus toutes les exigences nécessaires qui sont au moins celles-ci:

  • définition des produits ou services requis avec des spécifications détaillées
  • exigences de livraison
  • quantités
  • conditions de paiement
  • la méthode d’évaluation proposée
  • calendrier de décision et processus d’examen
  • conditions contractuelles
  • exigences de soumission

le modèle, dans un format facilement comparable comme Excel, devrait inclure les quantités, la ventilation des coûts, le cas échéant, les prix, les remises sur le volume et le prix total (avant taxes).,

exemple d’un modèle de prix de demande de devis

  1. définir la liste des fournisseurs

la demande de devis pourrait être ouverte à tous les soumissionnaires possibles. Le marché mondial est dynamique et il y a de nouveaux entrants tout le temps. Pour simplifier le processus, il peut être nécessaire d’organiser un événement de présélection avant d’envoyer votre demande de devis à une liste fermée de soumissionnaires approuvés. C’est le point dont vous avez besoin pour évaluer à la fois les risques financiers et opérationnels.

  1. Envoyer DQ

L’appel d’offres doit comprendre des instructions claires pour son achèvement et la date limite pour les soumissions., Il est important de laisser suffisamment de temps au soumissionnaire pour formuler sa réponse. La demande de devis doit inclure, en pièce jointe, les conditions générales de l’acheteur. Pendant la période de préparation des soumissions, il doit y avoir une méthode par laquelle tout fournisseur potentiel peut poser des questions de clarification et recevoir des réponses. Tous les soumissionnaires devraient recevoir les mêmes informations.

Il existe de nombreux fournisseurs de services avec des solutions hébergées et des logiciels d’e-sourcing qui peuvent automatiser certaines parties du processus, y compris le Q&A et partager les réponses., Les soumissionnaires peuvent télécharger leurs offres avec les pièces justificatives requises et recevoir des notifications.

  1. recevoir des réponses et analyser les résultats

qu’elles proviennent d’un système automatisé ou manuel, les offres doivent être soumises à la confidentialité pour garantir un résultat équitable.

meilleure pratique: clôturer les enchères à la date d’échéance et ouvrir toutes les enchères immédiatement après.

  1. sélectionner le fournisseur retenu

le processus d’évaluation est rendu plus facile et plus rapide si un modèle efficace et bien pensé est utilisé., Le soumissionnaire retenu sera celui qui offrira le prix le plus bas pour les biens ou services spécifiés tout en respectant tous les critères de sélection. Il peut y avoir un processus de clarification nécessaire et des négociations mineures nécessaires pour parvenir au bon résultat. L’accord n’est conclu que lorsque le contrat est signé.

meilleure pratique: documenter toutes les actions qui ont été prises pendant le processus D’appel d’offres, y compris le nombre de soumissions envoyées, le nombre de soumissions reçues, les critères d’évaluation, les membres du Comité d’évaluation des soumissions et la décision finale.,

  1. Aviser les fournisseurs non retenus

Informer les autres soumissionnaires que le marché a été attribué. Remerciez – les de leur participation; vous en aurez peut-être besoin à une date ultérieure.

les 1-6 étapes énumérées ci-dessus sont celles qui sont traditionnellement suivies dans le secteur commercial de l’économie. Les ministères et autres autorités publiques peuvent avoir des règles plus strictes pour leur processus de demande de devis.,

ce qu’il faut surveiller avec les demandes de soumissions

le processus de demande de soumissions peut être sujet à des irrégularités si la liste des soumissionnaires est manipulée ou restreinte de manière anormale pour limiter la concurrence. Le processus peut également être utilisé à mauvais escient, car les exigences peuvent être divisées en parcelles plus petites pour éviter un processus de DP plus long et plus complexe. Ne laissez pas cela vous arriver.

Crédit Photo: Smabs Sputzer (1956-2017)