Modèles de feuilles de temps gratuits aux formats Excel, PDF ,Word (Hebdomadaire, Mensuel, Bi-hebdomadaire)

Limitations du suivi manuel du temps avec des modèles

L’utilisation de feuilles de calcul ou de documents pour suivre le temps a plusieurs limitations., Il est beaucoup plus efficace d’automatiser le suivi du temps avec un outil comme Time Doctor.

1) Le facteur D’erreur humaine

Il existe un tas de possibilités découlant de l’erreur humaine qui pourrait conduire à des erreurs massives dans les feuilles de temps excel. Par exemple, le simple fait d’utiliser de mauvaises formules, d’incorporer de mauvais formats ou d’omettre par erreur des chiffres clés peut entraîner des erreurs de calcul massives dans les taux de rémunération des employés.

en fait, l’une des erreurs humaines les plus courantes dans les feuilles de temps excel est de les supprimer par erreur., Essayer de récupérer ces feuilles supprimées peut être une tâche très difficile et conduire inévitablement à des crises.

2) L’écart entre les heures réelles travaillées et les heures déclarées travaillées

bien que vous deviez faire confiance à vos employés, vous ne pouvez pas garantir que chacun d’entre eux sera exact dans ses rapports. Il peut même y avoir des erreurs involontaires dans la déclaration des heures réelles travaillées.

malheureusement, les feuilles Excel ne vous permettent pas de suivre les heures réelles travaillées en temps réel. Les feuilles de temps sont basées sur les heures travaillées déclarées, insérées manuellement dans les feuilles de calcul.,

un écart d’environ 5 à 10 minutes par jour peut ne pas être un problème, mais lorsque cette différence augmente, vous pourriez perdre beaucoup d’argent.

3) vous ne pouvez pas modifier ou mettre à jour les données

Le temps de suivi implique toujours des éléments de modification – qu’il s’agisse d’une nouvelle tâche soudaine ou si quelque chose prend plus de temps que prévu – il doit toujours y avoir de l’espace pour l’ajustement.

cependant, la modification des données sur les modèles excel traditionnels est un processus très long.,

cette difficulté a des implications massives lorsque les mises à jour sont vues trop tard et que l’employé a déjà été facturé pour un nombre d’heures inférieur à celui réellement travaillé.

4) Il est difficile d’évaluer la productivité

bien sûr, les feuilles de temps Excel fournissent aux gestionnaires toutes les heures travaillées par les travailleurs au cours d’une semaine ou d’un mois particulier, mais il s’agit de trop de données à parcourir en même temps.

le format de ces données n’est pas propice à la prise de décisions éclairées. De plus, les chances qu’un gestionnaire interprète mal les informations sont assez élevées, car il est assez difficile de tout comprendre.,

5)Le problème avec les données historiques

Vous devez vous rappeler que les feuilles de temps Excel ne sont pas conçues pour stocker des données historiques. Cela signifie que très souvent, pour économiser de l’espace, les éditions antérieures des rapports sont réécrites et mises à jour.

l’inconvénient de ceci est que vous n’avez plus accès aux données plus anciennes.

le plus grand inconvénient de ne pas avoir accès aux données historiques est que les entreprises ne peuvent pas repérer les tendances à long terme et analyser la productivité au fil du temps ou même avoir des preuves pour résoudre les conflits sur les heures travaillées à l’avenir.,

6) Vous n’avez pas accès aux rapports « temps réel”

Les feuilles de temps sont souvent envoyées aux gestionnaires sur une base hebdomadaire.

cela signifie que les gestionnaires ne reçoivent pas de mises à jour sur les heures de travail d’un employé en temps réel. Le problème ici est que les gestionnaires ne reçoivent qu’une” copie retardée », la plupart du temps, ces feuilles peuvent ne pas refléter ce qui se passe actuellement ou s’il y a eu des modifications aux circonstances.

en outre, ces rapports peuvent se perdre dans la boîte de réception des gestionnaires ou ils peuvent obtenir la mauvaise version obsolète du fichier.,

7) leur tendance à planter

plus une feuille Excel est mise à jour ou partagée, plus les chances que le fichier soit corrompu et inutilisable sont élevées. Vous ne pouvez pas courir ce risque quand il s’agit de la tâche importante de suivi du temps.

utilisez un outil de suivi du temps automatisé

Si vous avez besoin d’un moyen plus efficace de suivre le temps, quelque chose qui prend moins de temps à gérer et à analyser, un outil de suivi en ligne automatisé est fait pour vous.,

logiciel de feuille de temps professionnel comme Time Doctor est une excellente alternative aux feuilles de temps des employés manuels. Time Doctor est un outil de suivi du temps qui vous donne des rapports automatisés sur les activités professionnelles de vos employés, y compris:

• Les tâches sur lesquelles ils ont travaillé
• Le temps qu’il leur a fallu
• quels sites ils ont visités pendant les heures normales
• horloge dans les temps et horloge

Avec cette horloge basée sur le logiciel, garder une trace des heures travaillées n’a jamais été aussi facile!,

quelques fonctionnalités de base de Time Doctor

suivi facile des tâches

Les employés doivent démarrer une minuterie liée à une tâche et Time Doctor s’exécute en arrière-plan en enregistrant le temps que l’employé passe sur cette tâche spécifique. Il n’y a pas besoin de calculateur manuel de feuille de temps – ils ont juste à se connecter et à se déconnecter. Il rend l’ensemble du processus de suivi du temps pour les tâches individuelles beaucoup plus simple.,

surveillance de l’utilisation

avec Time Doctor, vous pouvez surveiller la mauvaise utilisation du temps – comme le temps que vos employés passent sur des sites improductifs comme YouTube et Facebook – pour vous assurer que vos employés ne se relâchent pas pendant leurs heures normales. Lorsqu’un employé accède à des sites Web comme ceux-ci, Time Doctor envoie automatiquement une fenêtre contextuelle lui demandant s’ils travaillent toujours.

Cette fonctionnalité est très utile et n’est généralement pas disponible sous cette forme simpliste dans d’autres outils de suivi du temps comme le logiciel de feuille de temps Dovico, Toggl, etc.,

Time Doctor peut également prendre des captures d’écran des écrans des employés à intervalles aléatoires pendant leurs heures de travail pour s’assurer qu’ils travaillent. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité si vous le souhaitez. Si vous ne l’utiliser, nous vous recommandons d’informer vos employés que vous prenez des captures d’écran.

le logiciel supposera également automatiquement qu’un employé prend une pause s’il y a inactivité pendant trois minutes. Cela garantit que le Logiciel ne fonctionne pas par erreur lorsque vos employés sont sur leurs pauses déjeuner ou sont juste prendre une pause rapide.,

inutile de dire qu’une feuille de calcul ordinaire ne sera pas en mesure de surveiller vos employés dans cette mesure.

rapports avancés

Les rapports de temps générés par Time Doctor sont beaucoup plus détaillés que ceux que vous obtiendrez à partir d’une feuille de temps régulière, ce qui rend le processus de suivi du temps plus significatif.

Vous pouvez afficher des données sur plusieurs paramètres en un clin d’œil. Vous avez accès à des rapports détaillés sur l’utilisation du temps triés par individus, groupes, projets et périodes – ce que vous n’obtenez pas des feuilles de calcul et des cartes de temps ordinaires.,

Voici quelques-uns des rapports auxquels vous avez accès lorsque vous utilisez Time Doctor:

1) Rapport de feuille de temps

Le rapport de feuille de temps met en évidence le nombre total d’heures travaillées par vos employés au cours d’une période spécifique afin que vous ayez une De plus, vous pouvez facilement les exporter dans l’un ou l’autre .CSV ou .Formats XLS pour le rendre facile à stocker.

2) rapport D’Utilisation du temps

avec cela, vous pouvez voir sur quoi chaque membre de l’équipe travaillait au cours d’une période donnée., Comme Time Doctor demande aux utilisateurs de saisir la tâche sur laquelle ils travaillent avant le suivi, vous aurez une ventilation précise du temps passé par chaque utilisateur sur chaque tâche au cours d’une période.

3) Rapport quotidien de la chronologie

comme un modèle de feuille de temps quotidienne, le rapport quotidien de la chronologie vous donne une ventilation détaillée de tout le travail effectué par vos employés en une journée – vous saurez quelles tâches ont été effectuées, par qui et pendant combien de temps.,

4) les Projets de Rapport

Comme un projet de feuille de temps, les projets de rapport se concentre sur des projets individuels. Vous obtenez une ventilation de la quantité de temps passé sur la tâche au total, ainsi que d’identifier les membres de l’équipe ont passé le plus de temps sur elle.

5) Rapport de présence

le rapport de présence facilite grandement le suivi des absents dans une équipe distante. Vous aurez une liste de tous les absents de la semaine avec la raison pour laquelle ils n’ont pas pu le faire.,

6) Rapport de mauvaise utilisation du temps

Time Doctor dispose d’une protection intégrée pour s’assurer que vos employés passent du temps aux bons endroits.

des Sites comme Reddit, Facebook, Youtube, Twitter, etc. sont tous classés comme une mauvaise utilisation potentielle du temps (cette liste est personnalisable et la fonctionnalité peut être désactivée).

Time Doctor enregistrera lequel de ces sites un employé a visité, quand il l’a visité et pendant combien de temps – en s’assurant qu’il y a une gestion efficace du temps.,

pensez-y comme un calculateur de carte de temps conçu pour suivre les heures passées sur des tâches sur lesquelles vous ne voulez pas que vos employés travaillent.

7) Rapport D’Utilisation du Web et des applications

ce rapport présente toute l’utilisation D’Internet et l’activité d’application de chaque employé. Cependant, il n’est pas assez détaillé pour vous montrer lesquels de ces applications ou sites étaient improductifs – vous devrez utiliser le rapport d’utilisation du temps médiocre pour suivre cela.,

contrôles de confidentialité

Time Doctor offre à vos employés toute la sécurité dont ils ont besoin concernant leur vie privée lors de l’utilisation d’une application de suivi du temps. Rien ne sera enregistré ou suivi quand ils ont marqué qu’ils ne fonctionnent pas.

de plus, si une capture d’écran a été prise alors qu’ils étaient en pause et ont oublié de mettre en pause Time Doctor, ils ont la possibilité de la supprimer.,

intégrations multiples

Time Doctor a plusieurs intégrations avec des outils que votre équipe utilise peut – être déjà comme Todoist et Slack-rendant la transition vers l’utilisation d’un logiciel de suivi du temps des employés à partir d’une feuille de calcul traditionnelle beaucoup plus simple.

qu’Est Ce qu’Une feuille de temps?

une feuille de temps est une feuille de calcul pour enregistrer combien de temps un employé a passé à travailler sur différentes tâches., Vos employés entrent l’heure exacte à laquelle ils commencent à travailler pour la journée et aussi leur heure de sortie – c’est à ce moment qu’ils se déconnectent. Ensuite, le temps total travaillé sur des tâches individuelles est calculé. C’est aussi simple que cela.

Garder une trace de combien de temps un employé travaille peut être incroyablement utile. Non seulement cela rend l’ensemble du processus de paie pour le nombre total d’heures travaillées beaucoup plus transparent, mais garantit également que vos employés restent organisés.,e champs de données indispensables pour les feuilles de temps:

• un nom d’employé et un numéro D’identification le cas échéant
• Une ligne pour chaque jour de la semaine
• Une colonne pour la date, l’Heure de début et l’Heure de fin
• Dans certains cas, une colonne pour lister les heures supplémentaires et les congés de maladie
• une zone pour que le superviseur et l’employé apposent une signature pour valider l’exactitude des informations dans la feuille de temps

Applications des feuilles de temps

comme mentionné précédemment, une feuille de temps professionnelle peut être un outil utile pour votre processus de surveillance des employés.,

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez utiliser une feuille de temps:

pour tenir des registres et résoudre des différends

la principale raison pour laquelle les employeurs utilisent des feuilles de temps est de tenir un registre du nombre d’heures de travail de leurs employés et de consigner les heures supplémentaires. S’ils disposent d’un moyen organisé et fiable de suivre le travail de leurs employés, cela leur permet d’évaluer leurs performances. Si leur rémunération est liée aux heures travaillées (par exemple pour les membres de l’équipe freelance ou contractuels), les feuilles de temps facilitent leur rémunération en conséquence.,

cela permet également d’éviter une situation où il y a un conflit de paie majeur entre l’employeur et l’employé au sujet du travail effectué et de la rémunération subséquente des heures supplémentaires. Comme il existe un registre précis des heures travaillées par les employés, ces conflits de paie peuvent être traités facilement.

fournir des devis précis aux Clients

un autre avantage de l’enregistrement du nombre total d’heures travaillées est qu’il est plus facile de fournir des devis précis aux clients. Avec une feuille de temps fiable, les entrepreneurs indépendants peuvent donner des devis aux clients avec plus de confiance., Cela augmente également la transparence de l’ensemble du processus car les clients savent combien d’heures ont pris des tâches spécifiques et pourquoi ils sont facturés un montant X pour ces heures facturables travaillées.

pour améliorer la productivité des tâches

dans une feuille de temps détaillée, les employés peuvent énumérer le temps qu’ils passent sur des tâches répétitives tout au long de la journée. Les employeurs peuvent utiliser ces informations pour calculer le nombre d’heures que ces tâches spécifiques prennent en général et améliorer la productivité de l’équipe pour les tâches répétitives et régulières., De plus, avec une façon précise de mesurer les heures travaillées par les employés, la période de paye des employés peut être ajustée pour compenser les congés de maladie.

cependant, créer un tableau à partir de zéro pour surveiller le nombre total d’heures travaillées, puis calculer le salaire approprié à un taux horaire comme celui – ci pourrait devenir un processus fastidieux-surtout si vous le faites manuellement sur des feuilles de temps Papier.,

c’est l’une des plus grandes plaintes que nous entendons des propriétaires de petites entreprises qui viennent d’embaucher leur premier employé ou pigiste et ne pensent pas qu’ils sont tout à fait prêts à investir massivement dans un logiciel comme une calculatrice de carte de temps – ils ne semblent pas rendre le processus de feuille de temps assez efficace.

pour vous aider, nous vous avons fourni des modèles de feuilles de temps gratuits – chacun avec des formats différents pour répondre à vos besoins. Il suffit de les télécharger et de les utiliser pour rendre votre processus de suivi du temps un jeu d’enfant!,

cependant, si vous souhaitez essayer les feuilles de temps automatisées, Cliquez ici pour savoir comment Time Doctor prépare les feuilles de temps automatisées pour vous.

Comment Rationaliser Votre Processus de Suivi du Temps

Maintenant que vous avez votre libre modèle de feuille de temps prêt, il est temps de le présenter à vos employés et à rendre l’ensemble du processus aussi simple que possible.

Vous pouvez le faire en vous concentrant sur la distribution et la collecte des feuilles de temps.,

Distribution

bien que certaines organisations utilisent encore des feuilles de temps papier, la plupart sont passées aux feuilles de temps en ligne pour leur facilité de distribution.

• Vous pouvez télécharger une feuille de calcul en ligne sur un compte de travail partagé comme Google Docs ou Dropbox où chaque employé a accès à la feuille de calcul à tout moment.
• alternativement, si vos employés travaillent dans des conditions très différentes et nécessitent différents types de feuilles de temps, vous pouvez toujours les envoyer personnellement.,
• pour rendre cette facilité d’accès plus transparente, nous avons inclus plusieurs formats de feuille de calcul du même modèle excel free – choisissez-en un avec lequel vous et vos employés êtes à l’aise.

Collection

• assurez-vous d’établir des délais pour que tous vos employés soumettent leurs feuilles de temps. Vous ne voulez pas que vos employés envoient les feuilles de temps à des jours différents.
• spécifiez un format dans lequel le modèle de feuille de temps de l’employé doit être envoyé au gestionnaire. Qu’il vous soit envoyé directement par e-mail, téléchargé sur un compte partagé ou même imprimé sur des feuilles de temps Papier., L’établissement de l’uniformité facilite toujours le processus.
• assurez-vous qu’ils ont signé / marqué une déclaration d’approbation sur les formulaires lorsqu’ils vous la donnent. Vous voulez également inclure une section pour eux de mettre en toute les heures supplémentaires et les congés de maladie pris.

deux conseils clés pour utiliser les feuilles de temps

Restez Simple

vous voulez que votre feuille de temps soit aussi facile à comprendre que possible. Vos employés ne doivent faire face à aucune confusion quant à l’endroit et ce qu’ils doivent entrer., Les feuilles de temps sont censées faciliter le processus de suivi du temps pour l’employeur et les employés, et non l’inverse.

catégoriser

pour rendre le processus encore plus rationalisé, essayez d’attribuer des tâches avec des numéros de code que les employés peuvent noter dans leurs feuilles de temps. De cette façon, vous pouvez savoir combien de temps les employés passent sur des tâches spécifiques, ce qui vous aidera à mieux analyser les données pour planifier les futurs calendriers de tâches.

Nous pouvons tous convenir que les feuilles de temps sont un outil incroyablement utile., Cependant, les feuilles de temps papier ou même les feuilles de temps en ligne traditionnelles ne sont pas le moyen le plus efficace de suivre le temps.

Final Thoughts

obtenez Time Doctor pour 9,99 per par utilisateur et par mois si vous voulez une méthode efficace et sans tracas de suivi du temps. Si vous êtes toujours sur la clôture, utilisez cet essai gratuit pour avoir accès à notre logiciel de feuille de temps gratuit pendant 14 jours (pas besoin de détails de carte de crédit) et voir comment il est efficace par rapport à toute feuille de calcul traditionnelle ou un autre logiciel.,

Si un logiciel n’est pas ce que vous voulez, téléchargez notre modèle de feuille de temps vierge gratuit qui fonctionne le mieux pour vous et votre entreprise.

qu’il s’agisse de feuilles de calcul hebdomadaires bi-hebdomadaires ou mensuelles, ces modèles de feuilles de temps des employés vous aideront, vous et votre équipe, à vous concentrer davantage sur les tâches importantes et à rester productif au lieu de consacrer toutes vos énergies au suivi des heures de travail des employés.,